Vroeger was samenwerken in teams aan documenten tijdrovend en vervelend. Eén persoon zou een concept schrijven, het concept aan iemand anders geven om wijzigingen aan te brengen, de wijzigingen opnieuw lezen en beslissen of ze het accepteren, het document aan iemand anders overhandigen om te bewerken, enzovoort. Tegenwoordig^(Nowadays) is het delen van documenten net zo eenvoudig als het schrijven ervan, en veel mensen kunnen gemakkelijk aan hetzelfde document werken. De programma's van Microsoft Office^{(Microsoft Office)} zijn ontworpen voor teamwerk, maar niet iedereen zal het in het begin instinctief vinden. Dit is waar een boek als Teamsamenwerking, Microsoft Office gebruiken voor effectiever teamwerk^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} een echt pareltje zou kunnen zijn. Maakt dit boek de belofte van de titel waar? Als een lange tijd Officegebruiker, ik was geïnteresseerd om erachter te komen. Laten we eens kijken wat ik heb ontdekt.

Dit boek is ontworpen voor bedrijven

Het is vanaf het begin duidelijk dat dit boek is bedoeld voor mensen die in een zakelijke omgeving werken en vooral voor ondernemingen. Het is ook voor mensen die al bekend zijn met recente edities van Office (sinds de introductie van het lint) en die geen basiscursus nodig hebben. Er wordt aangenomen dat de lezer Office 2013 heeft en dat is wat de illustraties laten zien.

Het boek begint met een bespreking van de concepten die betrokken zijn bij teamwerk (teamdynamiek, leiderschap door voorbeeld, enzovoort) dat helaas ongeveer zo droog is als een leerboek, waarbij nooit één woord wordt gebruikt waar een dozijn voldoende is. De auteur lijkt er zeker van te willen zijn dat elk voor de hand liggend punt in sombere details wordt behandeld. Ik denk niet dat ik de enige ben die alinea na alinea leest en wenste dat hij er al mee door zou gaan.

Samenwerking op kantoor

Het eerste hoofdstuk dat daadwerkelijk gaat over samenwerking met Office beschrijft het gebruik van SharePoint in detail. Het gebruik van SharePoint vereist een abonnement op Office 365 Small Business Premium of een hoger niveau. Een groot deel van de SharePoint - sectie is bedoeld voor mensen die SharePoint -sites beheren, en de auteur is het ermee eens dat gebruikers die geen beheerder zijn de informatie misschien interessant vinden, maar er niet veel mee kunnen doen. Het lijdt geen twijfel dat SharePoint een geweldig complete service is, en als een bedrijf al een Office 365 Small Business Premium - abonnement heeft, kan SharePointis ingebouwd. De beschrijving van hoe SharePoint volledig kan worden geconfigureerd om aan de specifieke behoeften van het team te voldoen, is grondig en goed geïllustreerd.

De kosten van het abonnement kunnen echter voor veel bedrijven onbetaalbaar zijn. En de focus op het beheren van SharePoint -sites kost veel ruimte. Een bedrijf dat met SharePoint is begonnen, zal vrijwel zeker zijn eigen getrainde beheerders en zijn eigen beleid hebben. In het volgende gedeelte wordt teamwork via Outlook beschreven , maar nogmaals, in het begin ligt de nadruk op het koppelen van Outlook aan een SharePoint- site van een bedrijf. Zodra het boek samenwerking via OneNote begint te beschrijven , wordt het waardevoller voor de gemiddelde gebruiker.

Het boek beschrijft hoe u Outlook^(Outlook) aan OneNote kunt koppelen en hoe u ervoor kunt zorgen dat teamplanningen, berichten en agenda's worden gesynchroniseerd met gedeelde notitieblokken. De kalenderfunctie zou vooral handig moeten zijn om verschillende projecten bij te houden en ervoor te zorgen dat er geen planningsconflicten zijn.

Er is een sectie waarin teamsamenwerking met Lync wordt beschreven , maar dit is alleen interessant voor mensen van wie het bedrijf Lync Server gebruikt en het in licentie heeft gegeven voor gebruik door hun werknemers.

Synchronisatie en samenwerking

Het hoofdstuk "Op de hoogte blijven van discussies en ideeën" bevat^{("Keeping track of discussions and ideas")} instructies voor teamgebruik van OneNote en Lync . De focus ligt op OneNote en er wordt uitgelegd hoe je documenten deelt via Outlook en andere Office -apps, en hoe je gedeelde mappen en lijsten maakt. Dit is waar teamsamenwerking, Microsoft Office gebruiken voor effectiever teamwerk^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} eindelijk nuttig wordt voor de meeste mensen - halverwege het boek. Naast de meest voorkomende samenwerkingstaken bevat deze sectie ook een beschrijving van sjablonen, referenties, pagina's delen via e-mail en het gebruik van back-ups. Er is een korte vermelding die mensen niet per se hoeven te hebbenOutlook om gedeelde items te ontvangen.

Er zijn hoofdstukken gewijd aan het samenwerken met Word , Excel en PowerPoint . Het boek houdt in dat dit soort samenwerking alleen kan worden gedaan met Office 2010 of nieuwere versies, wat niet helemaal waar is. Met de nieuwere versies kunnen meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken. Maar als dat gelijktijdig gebruik niet nodig is, heb ik ontdekt dat Office 2007 (dat is wat ik gebruik) het net zo goed zal doen. De auteur gaat ervan uit dat deze gedeelde documenten beschikbaar worden gesteld via SharePoint of SkyDrive/OneDrive . De tools die beschikbaar zijn op SharePoint zijn veel uitgebreider en veelzijdiger dan die in OneDrive. Het bijhouden^(Tracking) van wijzigingen is al heel lang beschikbaar in Word . Veel mensen die al eerder aan documenten hebben meegewerkt, weten hoe het moet. Toch zal de beschrijving in het boek nuttig zijn voor nieuwkomers en een goede herinnering voor meer ervaren medewerkers. Hetzelfde geldt voor aantekeningen in Excel en gedeeld gebruik van PowerPoint .

Eindelijk, SkyDrive/OneDrive

In het laatste hoofdstuk wordt uitgelegd hoe je kunt samenwerken op SkyDrive (nu OneDrive genoemd ). Aangezien dit voor zoveel mensen de meest praktische methode is, denk ik dat deze als eerste had moeten worden vermeld. Hier bij 7 Tutorials werkt de redactie samen via OneDrive en Google Drive , dus we weten hoe waardevol verbindingen met OneDrive kunnen zijn. Het boek bespreekt de Office Web Apps (nu Office Online genoemd ) en vermeldt de functies en beperkingen van de apps. Dit boek was copyright 2012, voordat Office Online werd hernoemd en bijgewerkt.

Vonnis

Teamsamenwerking, Microsoft Office gebruiken voor effectiever teamwork^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} is ontworpen voor zakelijke gebruikers en IT-beheerders die Sharepoint moeten instellen . Veel ervan zal niet relevant zijn voor mensen die geen toegang hebben tot zakelijke SharePoint- of Lync -servers en die ^(Lync)SharePoint niet beherenplaatsen. De schrijfstijl is droog, langdradig en saai, en het materiaal zelf is een beetje verouderd. Zelfs mensen die tot de doelgroep behoren, zijn er misschien niet zo blij mee. Dit boek is gewoon niet bedoeld voor de gemiddelde lezer en de toon nodigt mensen niet uit om het te lezen. Er zijn andere, betere boeken die het delen en samenwerken van documenten uitleggen, die het extra voordeel hebben dat ze veel betere, veel gedetailleerdere verwijzingen naar Office in het algemeen bieden. Het is niet nodig om zoveel tijd te besteden aan SharePoint , dat niet echt gaat over samenwerken, maar over het beheren van Microsoft's samenwerkingsplatform voor bedrijven. Voordat je het koopt, raden we je aan om de inhoudsopgave en het gratis voorbeeldhoofdstuk te bekijken en te controleren of het echt deelt wat je moet leren. Anders kun je het beste uit de buurt van dit boek blijven.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be thаt tеam collaboration on dоcumentѕ was timе-consuming and tedious. One person would write a draft, give the draft to someone else to make changes, re-read the changes and decide whether to accept them, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadays sharing doсuments is every bit as easy aѕ writing them, and many people can eaѕily work on the same document. Microsoft Office's suite of programs is designed for teamwork, but not everyone will find it іnstіnctive at firѕt. This is where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Boekrecensie - Microsoft Office 2010 Inside Out

• Boekbespreking - Microsoft Office 365 voor Dummies

• Boekrecensie - Microsoft Office Professional 2010 Stap voor stap

• Boekrecensie - Microsoft Office Inside Out: editie 2013

• Boekrecensie - Windows 7 en Office 2010 voor dummies, boek + dvd-bundel

• Boekbespreking - Visuele snelle tips voor Windows 7

• Boekbespreking: Office 365 voor Dummies, tweede editie

• Boekrecensie - Windows 7 Gewoon & Eenvoudig

• Boekrecensie - Windows 7 in gebruik

• Boekbespreking - The Book of Audacity, door Carla Schroder

• Boekrecensie - Leer jezelf visueel Windows 8

• Boekrecensie - Google+ De ontbrekende handleiding

• Boekrecensie - Microsoft Office 2010 Gewoon & Eenvoudig

• Boekrecensie - Windows 8.1 The Missing Manual, door David Pogue

• Boekrecensie - De How-To Geek Guide to Windows 8

• Boekrecensie - Windows 8 stap voor stap, door Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Boekrecensie - Problemen oplossen en uw pc onderhouden All-in-One voor dummies

• Boekrecensie - Windows 8 voor Dummies, door Andy Rathbone

• Boekrecensie - Laptops vereenvoudigd

• Boekrecensie - Windows 7 Inside Out