Boekrecensie - Effectief tijdbeheer

Ik denk dat het veilig is om te zeggen dat bijna iedereen die op het werk e-mail heeft moeten gebruiken, Microsoft Outlook heeft gebruikt . Ik was een van de vele mensen die er net genoeg over leerden om rond te komen, en ik zag het nooit als iets meer dan een e-mailprogramma dat ook kalenders kon afdrukken. Mijn baas wist minder van Microsoft Outlook af dan ik, dus ik printte altijd de afdelingsagenda's voor haar uit. Dus stel je mijn verbazing voor toen ik de titel van dit boek zag! Microsoft Outlook gebruiken voor tijdbeheer en organisatie? Dit moest ik zien. Zou het zelfs door mensen met alleen basisvaardigheden op die manier kunnen worden gebruikt? Ik was erg benieuwd om erachter te komen.

OPMERKING:(NOTE:) ik ga vanaf nu naar het boek verwijzen als Effectief tijdmanagement(Effective Time Management) - waardoor het minder van mijn tijd en de jouwe in beslag neemt.

Geen expertise vereist

De introductie was zeer geruststellend. Ja, dit boek is bedoeld voor mensen met alleen basisvaardigheden in Microsoft Outlook . De auteurs vragen de lezer om de basis te begrijpen, aangezien dit geen "hoe Microsoft Outlook vanaf het begin te gebruiken"("how to use Microsoft Outlook starting from square one") type boek is. Het enige deel van Microsoft Outlook dat (Microsoft Outlook)"vanaf de eerste klik"("from the very first click") wordt uitgelegd , is Taken(Tasks) , omdat dat het deel is dat de meeste mensen niet of niet veel hebben gebruikt. De auteurs zeggen dat het boek ook voor de ervaren Microsoft Outlook is(Microsoft Outlook)gebruiker, omdat het een systeem van organisatie en tijdbeheer presenteert dat beter en efficiënter is, en zelfs de meest ervaren gebruiker kan laten zien hoe hij nog meer uit de software kan halen. Met dit soort introductie wilde ik graag meer lezen.

Effectief tijdbeheer: Microsoft Outlook gebruiken om uw werk en privéleven te organiseren

Elk hoofdstuk begint met een overzicht van hoe problemen ontstaan, gevolgd door een sectie met de naam "Let's get started and change this!"en eindigt met een gedeelte 'Probeer het maar'("You try it") dat een samenvatting geeft van wat het hoofdstuk heeft geleerd en de lezer een rondleiding geeft over wat er moet gebeuren. Een van de beste dingen van het boek is dat het niet gebonden is aan één specifieke versie. Er zijn hier instructies voor Microsoft Outlook 2003, 2007 en 2010, dus niemand wordt buitengesloten.

Niet verdrinken in e-mail

Ik hou van het beeld van de 'e-mailvloed' waarin het boek wil voorkomen dat we erin verdrinken. Voor veel mensen is dit de enige manier om het te beschrijven. Ik heb mensen zien praten over honderden of duizenden e-mails die nog steeds in hun inbox zitten en er steeds meer binnenstromen. Niemand kan al die e-mail lezen - wat ze nodig hebben is een solide, effectieve manier om om te gaan met wat er al is, en te voorkomen dat het zich weer opstapelt. En natuurlijk, als je begint met een "vloed" van e-mail, zal het niet in een flits gebeuren om de situatie onder controle te krijgen. Er moet een stappenplan komen. Dat is precies wat Effectief Time Management(Effective Time Management) uiteenzet. De auteurs identificeren de belangrijkste oorzaken van het probleem (zoals afgeleid raken, klikken op 'Alles beantwoorden',("Reply All,")en geen systeem hebben voor het afhandelen van inkomende e-mail) en vervolgens de lezer door de stappen leiden die nodig zijn om grip te krijgen op wat er al is en een systeem opzetten zodat het niet meer gebeurt. Ik denk echt dat iedereen die de tijd neemt om deze sectie door te lezen en het advies van de auteurs op te volgen (en, belangrijker nog, bij hun systeem te blijven), zal ontdekken dat het werkt. Ze zijn eerlijk over hoeveel de lezer zijn of haar eigen gedrag zal moeten veranderen om orde op zaken te stellen, en waarom het essentieel is om die veranderingen aan te brengen. Elke noodzakelijke stap (zoals het uitschakelen van meldingen, het reserveren van tijdblokken om e-mail af te handelen en het op alle andere momenten volledig met rust te laten, en het maken van herinneringen, taken,(Microsoft Outlook). Ze praten over het maken van je eigen set mappen en het markeren van belangrijke berichten zodat je ze niet over het hoofd ziet, iets waarvan ik wou dat ik het had geweten toen ik Microsoft Outlook op het werk gebruikte. Er zijn gedetailleerde instructies voor het instellen van regels, zodat berichten automatisch in de juiste mappen worden gesorteerd. Dat kan, meer dan wat dan ook, helpen de rommel in de inbox te temmen en mensen gefocust te houden op wat echt belangrijk is.

Je prioriteiten recht houden

Het gedeelte over het gebruik van taken(Tasks) om prioriteiten te stellen komt ook ter zake en gebruikt het voorbeeld van een fictieve, altijd ongeorganiseerde werknemer om te laten zien hoe afleiding ernstige gevolgen kan hebben. Vervolgens wordt de lezer door verschillende methoden geleid om te bepalen welke taken echt belangrijk zijn en welke voorrang moeten krijgen op andere. Dit is iets waar de meeste mensen moeite mee hebben - uitzoeken wat echt belangrijk is en wat een beetje kan worden uitgesteld terwijl de taken met de hoogste prioriteit worden afgehandeld. De auteurs benadrukken het belang van het opschrijven. Dit is een sleutelbegrip in verschillende bekende tijdmanagementsystemen, en terecht. Tegenwoordig hebben we gewoon te veel om in gedachten te houden, en zelfs Einstein kon het niet allemaal aan. Schrijven(Writing)dingen naar beneden is de sleutel. De auteurs gaan verder dan het simpele schrijven en leggen uit hoe en waarom mensen plannen zouden moeten schrijven. Ze erkennen dat aan de slag gaan met geschreven plannen geen eenvoudige taak is als je het nog niet eerder hebt gedaan, en ze leggen uit waarom het essentieel is voor goed tijdbeheer. Effectief tijdbeheer(Effective Time Management) beschrijft een eenvoudig systeem voor het instellen van afspraken en taken (en legt duidelijk het verschil tussen beide uit) en voor het instellen van weergaven, filters en categorieën om ervoor te zorgen dat u snel en efficiënt precies de informatie kunt vinden die u nodig hebt.

Effectief tijdbeheer: Microsoft Outlook gebruiken om uw werk en privéleven te organiseren

Categorieën, taken en tijd

De eerste hoofdstukken van het boek gaan vooral over wat Microsoft Outlook kan doen op een werkplek. Beginnend met het hoofdstuk "Meer tijd winnen voor wat essentieel is met een effectieve weekplanner",("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,") beschrijven de auteurs hoe Microsoft Outlook ook kan worden gebruikt om niet-werktijd te plannen. Ze doorlopen de nodige stappen om categorieën in te stellen, en om ze desgewenst een kleurcode te geven, om te helpen bij het stellen van prioriteiten en het georganiseerd houden van taken. Ze benadrukken het belang van wekelijkse planning, en van het opnemen van tijd voor persoonlijke zaken zoals oefening en opleiding als onderdeel van het algemene plan. Het lijkt in eerste instantie misschien vreemd om persoonlijke, niet-werkgerelateerde activiteiten op een Microsoft Outlook te zetten(Microsoft Outlook)weekplan op het werk, maar de auteurs leggen duidelijk uit waarom dit eigenlijk een heel goed idee is, en benadrukken het belang van balans in het professionele en persoonlijke leven. Ze merken wel op dat niet op alle werkplekken privéplanning mogelijk is en niet iedereen heeft toegang tot zijn werkcomputer van buiten het kantoor, en ze geven strategieën om hiermee om te gaan. Het is duidelijk dat ze niet alleen een goed begrip hebben van hun onderwerp, maar ook van de realiteit van de werkplek.

Plannen in het echte leven

Het verhaal van de fictieve ongeorganiseerde werknemer gaat verder in het hoofdstuk over real-life planning. De meeste mensen weten niet precies hoe lang een bepaalde taak zal duren, omdat het een zeer zeldzame taak is die op zichzelf staat. De rit naar kantoor omvat ook tijd om naar de auto te gaan, de auto te parkeren en te lopen naar de werkplek, en veel mensen denken alleen aan de daadwerkelijke rijtijd. Mensen raken afgeleid, of er gebeuren dingen die de normale werkdag volledig in de war brengen. Mensen doen wat ze willen doen en slagen er op de een of andere manier in om de dingen die ze niet willen doen, niet te doen (waardoor alles voor iedereen verpest wordt, afhankelijk van het feit dat die klus geklaard wordt). In deze sectie kijken de auteurs echt goed naar de menselijke natuur en laten ze zien hoe een effectief dagplan alles zoveel soepeler kan laten verlopen. Het nauwkeurig bijhouden van de tijd die nodig is voor elke taak is hier de sleutel. Geen schattingen of margecijfers meer - de werkelijke hoeveelheid tijd voor elke taak van begin tot eind. In wezen willen de auteurs dat de lezer een tijddatabase aanmaakt, dus in plaats van er alleen maar naar te gissen of te gissen, kan de lezer de werkelijke hoeveelheid tijd voor een bepaalde taak opzoeken en dienovereenkomstig plannen. Ze vragen de lezer ook om hun eigen te evalueren'Productiviteitsuren',("Productivity Hours,") die momenten van de dag waarop mensen op hun best functioneren, en hun eigen 'Verstoringsuren',("Disruption Hours,") die momenten van de dag waarop ze het meest waarschijnlijk gestoord worden. Vervolgens hebben ze een plan opgesteld om blokken onderbrekingsvrije tijd in te plannen tijdens piekuren van productiviteit, en ze erkennen dat dit niet van de ene op de andere dag zal gebeuren, aangezien andere mensen per definitie moeten worden getraind om u niet te onderbreken terwijl u aan het werk bent. En ze benadrukken het belang van het inbouwen van 'buffertijd', zodat als dingen langer duren dan verwacht, de rest van de dag niet volledig wordt verstoord.

Vergadering, vergadering, wie heeft de vergadering?

Vergaderingen lijken een vast onderdeel van het leven te zijn in het bedrijfsleven, en ze kunnen enorme tijdverspillers en productiviteitsmoordenaars zijn. Effectief Time Management(Effective Time Management) onderkent dit en legt in detail uit hoe u vergaderingen kunt opzetten via Microsoft Outlook en vergadertijden kunt afstemmen met anderen. Het meest waardevolle advies kan echter worden samengevat in de uitspraak "De beste vergaderingen zijn degenen die niet plaatsvinden."("The best meetings are the ones that don't take place.")Vergaderingen halen mensen weg van hun baan, onderbreken de workflow, vertrouwen te veel op het feit dat iedereen kan komen opdagen en op een zinvolle manier kan deelnemen, en kost een bedrijf zelfs geld omdat mensen vergaderen in plaats van hun werk te doen. Dus, na te hebben uitgelegd hoe vergaderverzoeken moeten worden ingesteld, stellen de auteurs voor om vergaderingen slechts zelden te plannen en in plaats daarvan zoveel mogelijk andere communicatiemiddelen (zoals Windows Live Meeting of telefonische vergaderingen) te gebruiken. (Windows Live Meeting)Als vergaderingen nodig zijn, is er een plan om ze soepeler te laten verlopen en betere resultaten te geven. Dit dekt alle basissen en zou ieders productiviteit moeten verhogen en de minimale hoeveelheid tijd moeten verspillen. Het zou een uitstekende bron zijn voor elke werkplek.

Effectief tijdbeheer: Microsoft Outlook gebruiken om uw werk en privéleven te organiseren

Minder papier, meer productiviteit

Veel mensen houden hun informatie nog steeds liever op papier (ik moet toegeven dat ik een van die mensen ben). Maar het is gemakkelijk om papier uit het oog te verliezen en verkeerd te archiveren, en na een tijdje wordt de enorme hoeveelheid papier zo onhandelbaar dat het net zo goed naar de versnipperaar kan worden gestuurd. Effectief tijdbeheer(Effective Time Management) beschrijft een methode voor het efficiënt maken van aantekeningen en het efficiënt bijhouden van elektronische bestanden. De auteurs stellen voor dat de lezer Microsoft OneNote gebruikt , maar erkennen dat het niet is opgenomen in veel versies van Microsoft Office (vooral de oudere edities) en apart moet worden aangeschaft, wat veel mensen zich niet kunnen veroorloven. Ik wou dat de auteurs enkele suggesties hadden gedaan voor alternatieven voor Microsoft OneNote, aangezien het duidelijk een zeer nuttig programma is en effectief kan worden geïntegreerd met Microsoft Outlook . Effectief tijdbeheer(Effective Time Management) leidt de lezer door het gebruik van Microsoft OneNote om aantekeningen te maken, plannen te maken, kalenders in te stellen en een gestructureerd en georganiseerd systeem op te zetten om alles bij te houden. Het laat duidelijk de voordelen zien van het gebruik van elektronische notities en bestanden in plaats van papier. Ik moet toegeven dat ik na het lezen van dit hoofdstuk anders begon te denken over al mijn mappen vol met notities en afdrukken, en ik ga kijken of ik Microsoft OneNote of een ander soortgelijk programma kan krijgen om me te helpen dingen efficiënter bij te houden.

Alles op een rijtje

Effectief tijdbeheer(Effective Time Management) wordt afgesloten met een kort hoofdstuk genaamd "Hoe u echt kunt profiteren van dit boek"("How to truly benefit from this book") , waarin alle voorgaande hoofdstukken in perspectief worden geplaatst en de beste manieren worden uitgelegd om aan de slag te gaan met Microsoft Outlook en Microsoft OneNote om uw professionele en persoonlijke leven te organiseren. De auteurs maken duidelijk dat ze niet verwachten dat de organisatie van de ene op de andere dag zal gebeuren en ze verwachten niet dat het gebeurt zonder de vastberadenheid van de lezer om het te laten werken. Maar ze leggen ook uit waarom het de tijd en moeite meer dan waard is om hun plan te volgen. Zelfs als men geen Microsoft Outlook gebruikt(Microsoft Outlook), dit plan kan werken. Er zijn andere programma's die vrijwel dezelfde functies bieden, misschien niet in zo'n handig pakket, maar toch bruikbaar. Ik begrijp dat de focus van het boek ligt op Microsoft Outlook en Microsoft OneNote , maar ik denk dat het nuttig zou zijn geweest als de auteurs een paar andere programma's hadden voorgesteld die zouden kunnen worden gebruikt om hetzelfde systeem te volgen, zelfs zonder een volledig exemplaar van Microsoft Office bij de hand te hebben . Dat is echter maar een kleine suggestie, en ik ben er zeker van dat iedereen die dit systeem wil volgen het kan laten werken met de software die ze bij de hand hebben.

Vonnis

Effectief Time Management(Effective Time Management) is echt voor iedereen. We kunnen allemaal profiteren van het vinden van balans in ons professionele en persoonlijke leven, van een efficiënter gebruik van onze tijd en van het beste gebruik van de tools die we tot onze beschikking hebben. Zelfs mensen die zeker weten dat ze alles onder controle hebben, kunnen hier nuttige suggesties vinden. De auteurs begrijpen duidelijk zowel de software als de menselijke natuur en gaan stap voor stap te werk en leggen uit waarom wat ze beschrijven zal werken. Ik ben blij dat ik de kans heb gekregen om dit boek te recenseren, want nu kan ik beginnen het plan uit te voeren om mijn eigen tijd effectiever te beheren.



About the author

Ik ben een ervaren software-engineer met meer dan 10 jaar ervaring in het Windows-ecosysteem voor app- en bestandsbeheer. Ik ben ook een veteraan in het ontwikkelen van systemen en beveiligingsoplossingen voor bedrijven en overheden. Mijn ervaringen in beide arena's geven me een uniek perspectief op wat goede software, systemen en beveiliging maakt en hoe deze efficiënt te bouwen.



Related posts