Een van de vele nieuwe bedrijfsvriendelijke functies in Windows 8.1 heet Werkmappen^{(Work Folders)} . mappen? Het werk? Klinkt saai, niet? 🙂 Maar voor sommige mensen zal deze functie erg handig zijn. Vooral voor mensen die veel apparaten hebben en ook op hun persoonlijke pc's en apparaten moeten werken. Hier leest u hoe u werkmappen^{(Work Folders)} aan de clientzijde instelt en hoe u ze gebruikt om uw werk te doen en te laten synchroniseren met de servers van uw bedrijf.

Wat zijn werkmappen?

Met Werkmappen^{(Work Folders)} kan een gebruiker een map en de inhoud ervan synchroniseren, van het bedrijfsnetwerk naar hun persoonlijke apparaat. Lokaal aangemaakte bestanden worden terug gesynchroniseerd met de bestandsserver in de bedrijfsomgeving. Met Werkmappen^{(Work Folders)} kunnen gebruikers lokale kopieën van hun werkbestanden op hun persoonlijke apparaten bewaren, met automatische synchronisatie met het bedrijfsdatacenter.

Klinkt ingewikkeld? Laten we een voorbeeld nemen van hoe een informatiewerker, Julian , werkmappen zou kunnen gebruiken om zijn werkgegevens^{(Work Folders)} te scheiden van zijn persoonlijke gegevens, terwijl hij de mogelijkheid heeft om vanaf elk apparaat te werken:

Wanneer Julian een document op zijn werkcomputer opslaat in de map^{(Work Folders)} Werkmappen, wordt het document gesynchroniseerd met een bestandsserver die wordt beheerd door de IT-afdeling van zijn bedrijf. Wanneer Julian thuiskomt, kan hij zijn Surface 2 ophalen, waar het document al is gesynchroniseerd, omdat hij eerder Werkmappen^{(Work Folders)} op dat apparaat had ingesteld, en naar de coffeeshop gaan. Hij kan offline aan het document werken, en wanneer hij thuiskomt en er weer een internetverbinding^(Internet) beschikbaar is, wordt het document terug gesynchroniseerd met de bestandsserver en zijn alle wijzigingen de volgende dag voor hem beschikbaar wanneer hij terugkeert naar kantoor, op zijn werkcomputer. Klinkt goed, niet?

Werkmappen^{(Work Folders)} instellen in Windows 8.1

Ik neem aan dat je een bedrijfsaccount hebt aangemaakt door de IT-beheerder. Als je dat doet en je weet de details, ga dan naar Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Klik of tik op Werkmappen instellen^{(Set up Work Folders)} . U wordt gevraagd om uw e-mailadres en de inloggegevens voor het bedrijfsdomein op te geven als uw computer er geen lid van is (wat het geval is met persoonlijke apparaten).

Voer^(Enter) uw zakelijke e-mailadres in en klik of tik op Volgende^(Next) .

Het venster Windows-beveiliging^{(Windows Security window)} wordt weergegeven. U wordt gevraagd de gebruikersnaam en het wachtwoord in te voeren die op het netwerk van uw bedrijf worden gebruikt. Doe dit en klik of tik op OK .

Vervolgens wordt u gevraagd om de locatie van uw werkmappen te bevestigen. Als u niet tevreden bent met de standaardmap en u wilt een andere gebruiken, klikt of tikt u op Wijzigen^(Change) .

Als u op de knop Wijzigen^(Change) klikt, wordt een dialoogvenster weergegeven waarin u wordt gevraagd een nieuwe map te selecteren. Blader op uw computer en selecteer de nieuwe map die u wilt gebruiken. Klik of tik vervolgens op de knop Map^{(Select Folder)} selecteren.

Als u klaar bent, klikt of tikt u op Volgende^(Next) in het venster Locatie van werkmappen bevestigen .^{(Confirm Work Folders location)}

Vervolgens wordt u gevraagd of u akkoord gaat met het beveiligingsbeleid van uw bedrijf voor werkmappen^{(Work Folders)} . Om uw werkbestanden te helpen beschermen, kan uw bedrijf uw werkmappen versleutelen, een wachtwoord vereisen om in te loggen op uw pc en uw scherm automatisch te vergrendelen, en alle bestanden in uw werkmappen^{(Work Folders)} wissen voor het geval de pc verloren gaat.

Vink het vakje aan met de tekst "Ik accepteer dit beleid op mijn pc"^{("I accept these policies on my PC")} en klik of tik vervolgens op Werkmappen instellen^{(Set up Work Folders)} .

Windows 8.1 besteedt wat tijd om dingen in te stellen. Wacht^(Wait) tot het proces is voltooid.

Als u klaar bent, wordt u geïnformeerd dat de werkmappen^{(Work Folders)} zijn gesynchroniseerd met uw pc. Klik^(Click) of tik op de knop Sluiten^(Close) .

Werkmappen^{(Work Folders)} is nu geconfigureerd op uw pc. Nadat u op Sluiten^(Close) hebt geklikt of getikt , gaat u naar het configuratiescherm Werkmappen^{(Work Folders)} .

Werkmappen beheren via het Configuratiescherm^{(Control Panel)}

Nadat u Werkmappen^{(Work Folders)} hebt ingesteld wanneer u naar Control Panel -> System and Security -> Work Folders gaat, krijgt u toegang tot alle beheerfuncties en -opties.

U kunt zien hoeveel ruimte er beschikbaar is op de server, wanneer de laatste synchronisatie is uitgevoerd en u kunt een handmatige synchronisatie starten.

Als u bestandssynchronisatie via verbindingen met datalimiet wilt inschakelen, vinkt u het selectievakje "Bestanden synchroniseren via verbindingen met datalimiet" aan^{("Sync files over metered connections")} . Als je ook bestanden wilt synchroniseren wanneer je aan het roamen bent, vink dan het selectievakje "Synchroniseren zelfs als ik aan het roamen ben"^{("Sync even when I'm roaming")} aan, zoals in de onderstaande afbeelding.

Als u problemen ondervindt, kunt u uw IT-beheerder om hulp vragen door op de link "Technische ondersteuning e-mailen" te^{("Email tech support")} klikken. Hiermee wordt uw standaard e-mailclient geopend en kunt u deze gebruiken om uw bericht te verzenden.

Wat te doen als Windows 8.1 zegt: "Er is een probleem opgetreden bij het vinden van uw Work Folders -server"

Bij het instellen van Werkmappen^{(Work Folders)} kunt u de volgende fout tegenkomen: "Er is een probleem opgetreden bij het vinden van uw Werkmappen-server".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Als dat voor u het geval is, klikt of tikt u op Voer een URL^{(Enter a Work Folders URL)} voor werkmappen in in het venster Werk-e-mail invoeren .^{(Enter work email)}

Voer vervolgens de URL^{(Work Folders URL)} van de werkmappen in die is verstrekt door de IT-beheerder van uw bedrijf en klik of tik op Volgende^(Next) .

Vanaf hier wordt u gevraagd om uw e-mailadres en wachtwoord op te geven, zoals eerder in dit artikel is gedeeld. Volg de hierboven gedeelde stappen om de configuratie van uw werkmappen^{(Work Folders)} te voltooien .

Werkmappen gebruiken in^{(Work Folders)} Windows 8.1^{(Windows 8.1)}

Om toegang te krijgen tot uw werkmappen^{(Work Folders)} , opent u Verkenner^{(File Explorer)} en gaat u naar Deze pc^{(This PC)} . Daar ziet u de snelkoppeling naar Werkmappen^{(Work Folders)} .

Nadat u werkmappen^{(Work Folders)} op meerdere apparaten hebt geconfigureerd, hebt u toegang tot documenten vanaf elk van die apparaten en worden ze gesynchroniseerd gehouden door werkmappen^{(Work Folders)} . Vanaf nu kunt u met bestanden in uw werkmappen werken^{(Work Folders)} zoals u met normale bestanden doet.

Synchroniseren^(Sync) voor werkmappen^{(Work Folders)} - Hoe werkt het?

Om te testen of uw werkmappen^{(Work Folders)} correct zijn gesynchroniseerd, maakt u een document op een van uw computers en slaat u het document op de locatie Werkmappen^{(Work Folders)} op.

Maak vervolgens een ander document op een ander apparaat en sla het op in uw werkmappen^{(Work Folders)} . Binnen enkele ogenblikken zou u beide documenten op beide apparaten in uw werkmappen moeten zien.^{(Work Folders)}

In de statusbalk kunt u de synchronisatiestatus bekijken.

Gewoonlijk worden bestanden automatisch gesynchroniseerd, maar als u een handmatige synchronisatie wilt uitvoeren, kunt u met de rechtermuisknop klikken (of ingedrukt houden) in het venster Werkmappen^{(Work Folders)} en vervolgens klikken of tikken op Nu synchroniseren^{(Sync Now)} .

Uw bestanden worden onmiddellijk gesynchroniseerd.

U kunt ook een handmatige synchronisatie starten door te klikken of tikken op de koppeling Nu synchroniseren in het configuratiescherm ^{(Sync Now)}Werkmappen^{(Work Folders)} .

Vervolgens zal het Configuratiescherm^{(Control Panel)} u informeren dat de bestanden worden gesynchroniseerd, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Mijn bestanden worden groen^(Green) weergegeven . Wat betekent het^(Mean) ?

Hoogstwaarschijnlijk worden alle bestanden in uw werkmappen^{(Work Folders)} groen weergegeven, een kleur die niet wordt gebruikt om de bestanden in andere mappen weer te geven.

Er is niets om je zorgen over te maken. Uw IT-beheerder heeft een beleid opgesteld dat uw werkmapbestanden versleutelt ,^{(Work Folder)} zodat onbevoegden er geen toegang toe hebben.

Als uw pc wordt gestolen, kan de beheerder de toegang tot die bestanden intrekken en ze op afstand verwijderen, zodat gevoelige gegevens niet in verkeerde handen vallen.

Hoe te stoppen met het gebruik van werkmappen

Als u wilt stoppen met het gebruik van Werkmappen^{(Work Folders)} op een van uw pc's, kan dat eenvoudig.

Ga naar Control Panel -> System and Security -> Work Folders . Klik of tik vervolgens op de link Stop met het gebruik van werkmappen .^{(Stop using Work Folders)}

Er wordt een dialoogvenster weergegeven waarin u wordt gevraagd te bevestigen of u wilt stoppen met het gebruik van Werkmappen^{(Work Folders)} .

Als u Werkmappen niet meer wilt gebruiken ,^{(Work Folders)} klikt of tikt u op Ja^(Yes) . Druk anders op Nee^(No) .

Wat te doen als de beheerder het ^{(Administrator Changes)}wachtwoord^(Password) van uw account wijzigt ?

Zakelijke netwerken hebben beleid, zodat u gedwongen bent om het wachtwoord van uw account regelmatig te wijzigen. Of het kan gebeuren dat u uw wachtwoord en de beheerder bent vergeten om het te wijzigen, enz.

Wat de reden ook is, wanneer u het wachtwoord van uw zakelijke account wijzigt, moet u de nieuwe inloggegevens opnieuw invoeren zodat Work Folders goed blijft werken.

Op een bepaald moment nadat uw wachtwoord is gewijzigd en Work Folders probeert uw bestanden te synchroniseren, wordt er een melding weergegeven met de melding "De aanmeldingsgegevens van uw Work Folders hebben niet gewerkt"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

Wanneer u naar Ga naar Control Panel -> System and Security -> Work Folders gaat, ziet u ook dat "Synchronisatie gestopt. Wachtwoord nodig"^{("Sync stopped. Password needed")} .

Om uw inloggegevens bij te werken, klikt of tikt u op de link Inloggegevens beheren^{(Manage credentials)} in de linkerkolom.

Het venster Windows-beveiliging^{(Windows Security)} wordt weergegeven, waarin om de nieuwe gebruikersnaam en het nieuwe wachtwoord wordt gevraagd.

Typ ze en klik of tik op OK . Nadat Work Folders met succes is geverifieerd bij de server van uw bedrijf, wordt het synchroniseren van uw bestanden hervat.

Conclusie

Zoals u in deze handleiding kunt zien, is werkmappen^{(Work Folders)} handig en niet zo moeilijk in te stellen. In ieder geval niet aan de kant van de klant. Als uw bedrijf deze nieuwe service gebruikt, kunt u deze instellen op elke pc of elk apparaat met Windows 8.1 om uw werk gedaan te krijgen, zelfs als u niet aan het werk bent.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new enterprise-friendly feаtures in Windows 8.1 іs named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

Related posts

• Hoe maak je een link naar een bestand of map in Windows (2 manieren) -

• Hoe op internet te surfen met de Internet Explorer 11-app in Windows 8.1

• Stel de gewenste Internet Explorer-versie in als standaard in Windows 8.1

• Instellen hoeveel gegevenstegels worden gebruikt in Windows 8.1

• FTP-stations, netwerkstations en webshares toewijzen in Windows 10

• Hoe de favorietenbalk en het favorietencentrum in Internet Explorer te tonen

• Natuurlijke taalzoekopdrachten uitvoeren in Windows 8.1

• Hoe VPN- of PPPOE-verbindingen te verwijderen in Windows 8 en Windows 8.1

• 5 manieren om te dubbelklikken met een enkele klik in Windows

• Hoe u uw downloads beheert in de Internet Explorer 11-app

• 8 manieren om het venster Mapopties te openen, in Windows (alle versies)

• Introductie van Windows 8 en Windows 8.1: 6 manieren om toegang te krijgen tot het startscherm

• Wijzig de locatie van een netwerk van privé naar openbaar in Windows 8.1

• Windows 8.1-apparaten verbinden met draadloze netwerken via WPS

• Configureren hoe de Internet Explorer-app werkt in Windows 8.1

• 7 manieren om een ​​pc of apparaat met Windows 8 en Windows 8.1 af te sluiten of opnieuw op te starten

• Verbinding maken met een FTP-server in Windows 10, vanuit Verkenner -

• De werkbalk Snelle toegang in Windows 10: alles wat u moet weten

• Hoe de taakbalk te gebruiken in Windows 7 en Windows 8.1

• Hoe u een map vastzet op de Windows-taakbalk, in 3 stappen