Wanneer een bedrijf, organisatie of persoon een consistent document wil maken, zoals formulieren, brieven of adresetiketten die identiek zijn, behalve voor specifieke informatie, bijvoorbeeld de naam, het adres of het telefoonnummer van de ontvanger^(Recipient) . Om dit te doen, moet u het proces Afdruk samenvoegen^{(Mail Merge)} uitvoeren, waarmee u een eenvoudig aangepast document kunt maken.

Afdruk samenvoegen gebruiken in Word

Met de Mail Merge Tools op het tabblad Mailing van Microsoft Word kunt u Mail^{(Mail Merging)} Merge uitvoeren . Deze hulpmiddelen zijn:

• Afdruk samenvoegen starten^{(Start Mail Merge)} : Met Afdruk samenvoegen starten^{(Start Mail Merge)} maak je één document aan en stuur je het naar meerdere mensen. U kunt velden zoals Naam en Adres^(Address) invoegen . Word maakt een kopie voor elke ontvanger^(Recipient) en vervangt die velden door de gegevens van de persoon.
• Ontvanger^{(Select Recipient)} selecteren : Ontvanger^(Recipient) selecteren stelt u in staat de lijst met mensen te kiezen die u uw document wilt verzenden.
• Lijst met ontvangers bewerken^{(Edit Recipient List)} : Hiermee wijzigt u uw lijst met ontvangers of kiest u specifieke mensen om de mailing te ontvangen. In deze tool kunt u duplicaten sorteren, filteren, vinden en verwijderen en de adressen van de lijst valideren.

Een handmatige afdruk samenvoegen^{(Mail Merge)} voor brieven instellen

• Om een ​​handmatige samenvoegbewerking^{(Mail Merge)} voor een brief in te stellen, moet u eerst een leeg document maken, ga naar het tabblad Mailing^{(Mailing tab)} .
• Selecteer Start Afdruk samenvoegen^{(Start Mail Merge)} en selecteer vervolgens Letters .
• Klik op Ontvangers selecteren^{(Select Recipients)} .
• Er verschijnt een vervolgkeuzemenu; u kunt ervoor kiezen om Typ een nieuwe lijst^{(Type a New List)} , Gebruik een bestaande lijst^{(Use an Existing List)} en kies uit Outlook-contactpersonen^{(choose from Outlook Contacts)} .

We gaan een nieuwe lijst typen^{(Type a New List)} gebruiken .

Er verschijnt een dialoogvenster met de naam Nieuwe ^{( New)} adreslijst^{(Address List)} . In het dialoogvenster kunt u tekst invoeren in de rijen en kolommen. Aan de linkerkant van het dialoogvenster Nieuwe adreslijst kunt u met sommige opdrachten uw lijst wijzigen; ^{(New Address List)}deze heten Nieuwe invoer^{(New Entry)} , Invoer verwijderen, Kolommen ^{(Customize Columns)}zoeken^(Find) en aanpassen .

Klik op Nieuw item^{(New Entry)} om een ​​nieuwe rij toe te voegen . Selecteer Item^{(Delete Entry)} verwijderen om een ​​rij te verwijderen . Selecteer ^(Select)Kolommen ^(Columns)aanpassen^{(Customize Columns)} om kolommen toe te voegen, te verwijderen, te hernoemen, omhoog en omlaag te verplaatsen . Voer Gegevens^{(Enter Data)} in uw lijst in, kies OK en sla^(Save) uw bestand op. Als u terug wilt gaan en uw lijst wilt bewerken, klikt u op Ontvangerslijst bewerken^{(Edit Recipient List)} en nu bewerken.

Nu kunt u een brief in het document schrijven of kopiëren.

Plaats de cursor waar u velden wilt invoegen en selecteer Velden invoegen en samenvoegen^{(Insert and Merge Fields)} ; kies de gewenste velden. U kunt een voorbeeld van uw velden bekijken door op ABC Voorbeeldresultaten^{(ABC Preview Results)} te klikken .

Om terug te keren naar de documenten met de velden, klikt u nogmaals op de ABC Preview Results .

Selecteer nu Voltooien en samenvoegen^{(Finish and Merge)} . U kunt ervoor kiezen om afzonderlijke documenten te bewerken^{(Edit Individual Documents)} , documenten af ​​te drukken^{(Print Document)} en e-mailberichten te verzenden^{(Send Email Messages)} . Selecteer uw keuze; dan zie je het resultaat.

De wizard Afdruk samenvoegen^{(Mail Merge Wizard)} voor de brief gebruiken^(Letter)

Deze keer zullen we de samenvoegbewerking maken met behulp van de stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , wat het gemakkelijkste proces is bij het maken van een Afdruk samenvoegen^{(Mail Merge)} .

1. Ga naar Start Mail Setup onderaan het vervolgkeuzemenu en selecteer Step ^{(Drop-Down Menu)}-by-Step Mail Merge Wizard^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Een deelvenster Afdruk samenvoegen^{(Mail Merge Pane)} verschijnt aan de rechterkant. Selecteer een documenttype ; we zullen Letter kiezen . Klik nu op Volgende^(Next) .
3. We gaan het huidige document^{(Current Document)} gebruiken .
4. Ontvangers^(Recipients) selecteren : u kunt ervoor kiezen om een ​​nieuwe lijst te typen, uit Outlook-contactpersonen te selecteren en een nieuwe lijst te schrijven. We gaan naar een bestaande lijst.
5. Blader^(Browse) om het bestand te selecteren. Klik^(Click) vervolgens op Volgende^(Next) en vervolgens op OK . Afdruk samenvoegen ontvangers^{(Mail Merge recipients)} zullen verschijnen
6. U kunt ervoor kiezen om de ontvangers^(Recipients) in of uit te schakelen door het vakje aan en uit te vinken^(Box) ; we klikken op OK en vervolgens op Volgende^(Next) .
7. Schrijf je brief^{(Write Your Letter)} . Deze showcase Voeg informatie over de ontvanger toe^{(Add Recipient)} aan uw brief. Plaats de cursor waar we de informatie willen hebben.
8. We zullen Adresblok^{(Address Block)} gebruiken ; er verschijnt een dialoogvenster ^{(Dialog Box)}Adres invoegen^{(Insert Address)} . U kunt het formaat kiezen waarin u het wilt hebben.
9. Er is een navigatieknop^{(Navigation Button)} aan de rechterkant van het venster Adresblok invoegen^{(Insert Address Block)} waarmee u door het adresblok kunt bladeren.
10. Kies het adres en klik vervolgens op OK . In het deelvenster Afdruk samenvoegen^{(Mail Merge Pane)} kunt u ook een begroeting invoegen door op de begroetingsregel te klikken ,^{(Greeting Line )} uw selectie te kiezen, OK   en vervolgens op Volgende^(Next) te klikken .
11. Bekijk een voorbeeld van uw brieven^{(Preview Your Letters)} . Onder een voorbeeld van uw letterparagraaf is er een navigatieknop waarmee u (<< Recipient>>) door uw adresblok kunt navigeren en vervolgens Volgende^(Next) .
12. Volledige samenvoeging – U ziet twee keuzes om individueel te bewerken^{(Edit Individual)} of af te drukken^(Prin) . Selecteer Individueel bewerken.^{(Edit Individual.)}

Nu hebben we een Mail Merge .

Laat het ons weten in de comments als je problemen hebt en we zullen contact met je opnemen.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a buѕiness, organization, or individual wants to create a consiѕtent document such аs forms, letters, or mailing labels that аre identical except for specific information, for instance, the name, address, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to рerform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Afdruk samenvoegen in Word gebruiken om brieven, etiketten en enveloppen te maken

• Hoe maak je een Mail Merge in Microsoft Word?

• Herschrijfsuggesties gebruiken in Word voor webtoepassing

• Excel, Word of PowerPoint kon de vorige keer niet starten

• Een boekje of boek maken met Microsoft Word

• Hoe Word-documenten samen te voegen

• FocusWriter is een gratis afleidingsvrije tekstverwerker voor schrijvers

• Word kan het werkbestand niet maken, controleer de tijdelijke omgevingsvariabele

• Word-documenten openen in WordPad in plaats van Word

• Documentversies beheren in Word

• Een vervolgkeuzelijst maken in Word

• Stijlen importeren van het ene document naar het andere in Word

• Paginaranden voor Microsoft Word gratis downloaden

• Alle sectie-einden in Word in één keer verwijderen

• Een hangende inspringing maken in Microsoft Word en Google Docs

• Auteur toevoegen, wijzigen, verwijderen uit auteureigenschap in Office-document

• Beste factuursjablonen voor Word Online om gratis zakelijke facturen te maken

• Tekst invoegen in een vorm in Word

• Tekenen in Microsoft Word met behulp van de hulpmiddelen voor het tabblad Tekenen

• Jarte is een feature-rijke gratis draagbare tekstverwerker voor Windows PC