Veel bedrijven over de hele wereld vinden het niet erg om de mogelijkheid van thuiswerken uit te breiden tot hun werknemers die niet per se op kantoor hoeven te zijn. In dit verband wordt het belangrijk om op de hoogte te zijn van bepaalde etiquette voor videoconferenties^{(video conferencing etiquette)} .

Hoewel de bedrijven gebruik maken van telepresence en videoconferentiemodus om naadloze betrokkenheid mogelijk te maken, zijn hier enkele etiquette, tips en regels voor videoconferenties die u moet toepassen om een ​​blijvende indruk te maken.

Lees^(Read) : Een Microsoft Teams-vergadering opzetten en eraan deelnemen^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Etiquettegids voor videoconferenties

In een videoconferentie krijg je niet de kans om iedereen persoonlijk te ontmoeten om een ​​blijvende indruk te maken. Volg dus deze gewenste etiquette als referentiegids.

1. Bepaal vooraf de vergaderagenda's
2. De achtergrond instellen
3. Bereid je voor op de vergadering
4. Wees op tijd
5. Houd je bureau schoon
6. Ken je publiek
7. Documenteer relevante punten
8. Een notulist toewijzen
9. Wees beleefd tegen andere aanwezigen
10. Houd microfoon gedempt wanneer niet in gebruik

Goede etiquette voor videoconferentiegesprekken kan u helpen uw zelfvertrouwen te versterken en uw communicatieve vaardigheden te verbeteren.

1] Bepaal^(Decide) vooraf de vergaderagenda's

Een essentiële oefening voor effectieve videoconferenties is om de vergadering alleen te organiseren als u het thema van de discussies perfect begrijpt. Als u dus degene bent die de virtuele vergadering organiseert, zorg er dan voor dat alle deelnemers er van tevoren enige kennis van hebben. Het wordt als veilig beschouwd om ten minste twee herinneringen te verzenden,

• Een dag voor de vergadering
• Een uur voor aanvang van de meeting

Dit helpt deelnemers zich voor te bereiden op de vergadering, zodat ze niet overrompeld worden en met etiquette worstelen.

2] Stel de achtergrond in

Het is allemaal belangrijker om de juiste lichtomstandigheden op de achtergrond te hebben om schaduwen te voorkomen. Evenzo, als je een zonnig raam direct achter je hebt, trek dan de jaloezie om de bliksem te dimmen. Bovendien is een schone muur of gordijn veel beter dan een rommelig kantoor of raar kunstwerk om afleiding te voorkomen.

Houd er rekening mee dat de persoon met wie u videoconferenties houdt, zich niet afgeleid mag voelen. Zorg er dus voor dat u controleert wat ze zien voordat u belt. Te veel zorgen maken over wat er op je achtergrond is en hoe anderen het kunnen zien, kan stress toevoegen die het werk in de weg kan staan.

Lezen^(Read) : De achtergrond vervagen in Microsoft Teams-vergaderingen^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Bereid je voor op de vergadering

Ga^(Sit) rechtop op de camera zitten en tover een glimlach op je gezicht. Gebruik^(Use) natuurlijke gebaren wanneer u spreekt en probeer nevengesprekken te beperken. Vermijd^(Avoid) tikken op de microfoon of ritselend papier in de buurt van de microfoon. Houd ook uw bewegingen zo minimaal mogelijk.

4] Wees op tijd

Veel mensen zijn gewoonlijk te laat, dus op tijd zijn is belangrijk. In feite zou dit een standaard moeten zijn om elke vergadering, video of anderszins bij te houden. Want hoewel u misschien wegkomt met een fysieke vergadering, is er geen ontsnappingsroute in een videoconferentie.

5] Houd je bureau schoon

Je bureau mag er niet rommelig of ongeorganiseerd uitzien. Daarom is het belangrijk dat er niets tussen u en de camera staat. Verlies de stapel papieren, plakbriefjes en andere schrijfwaren van je bureau. Misschien wilt u ook uw Windows -bureaublad schoon houden. Gebruik de optie Bureaubladpictogrammen verbergen^{(Hide desktop icons)} als u daar behoefte aan heeft.

6] Ken je publiek

Je kunt geen kledingvoorschrift op school afdwingen via videoconferentie, dat wil zeggen dat je kleding, afhankelijk van het publiek, kan variëren van meestal sobere formele tot ronduit casual. We raden je aan om lichte pastelkleuren en gedempte kleuren te gebruiken die er het beste uitzien op het scherm.

7] Documenteer relevante punten

Door de juiste^(Proper) documentatie van vergaderingen op afstand kunnen details efficiënt worden opgeroepen wanneer dat nodig is. Bovendien kan het andere teamleden die de vergadering niet konden bijwonen helpen om op de hoogte te blijven.

8] Wijs een notulist toe

Altijd een notitieblok bijhouden om belangrijke punten te noteren, wordt beschouwd als een goede gewoonte voor algemene vergaderingen. Deze oefening wordt nog belangrijker als je virtueel gaat. Wijs dus een notulist toe om alles in de vergadering te documenteren terwijl het gebeurt. Dat voegt nuance toe en als iemand nog eens wil terugkijken op wat besproken is, kan hij daar gemakkelijk terecht.

9] Wees hoffelijk tegen andere aanwezigen

Als u de organisator bent of degene die de videoconferentie heeft geregeld, moet u enkele minuten voor de geplande tijd op uw computer zijn ingelogd en klaar zijn voor de vergadering. Dit zou de eerste les moeten zijn.

Ten tweede, begin met jezelf voor te stellen voordat je spreekt, zodat alle deelnemers je leren kennen en je bij je naam kunnen aanspreken.

Lees^(Read) : Hoe u er op uw best uitziet tijdens een videoconferentiegesprek^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Houd^(Keep) microfoon gedempt wanneer niet in gebruik

Ook al praat je misschien niet en denk je dat je stil bent, de meeste microfoons kunnen kleine achtergrondgeluiden opvangen, zoals hoesten, niezen of typen. Deze geluiden kunnen andere deelnemers aan videoconferenties gemakkelijk afleiden of ergernis veroorzaken. Demp dus de microfoon voordat u een pauze neemt en weggaat tijdens een vergadering.

Nog iets dat we hadden moeten vermelden?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of work-from-hоme to their workers who don’t have to necessarily be in office. Іn this connection, it becomes important to be aware of cеrtain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Drupal installeren met WAMP op Windows

• Beste software en hardware Bitcoin-portefeuilles voor Windows, iOS, Android

• Gratis internetradiostation instellen op Windows-pc

• Fix Partner heeft geen verbinding gemaakt met routerfout in TeamViewer op Windows 10

• NASA's Eyes helpt je het heelal te verkennen zoals astronauten

• Wat zijn 'Chip en PIN' of EMV-creditcards

• Winkeltips voor Cyber ​​Monday & Black Friday Sale die u wilt volgen

• Een sjabloon gebruiken om een ​​document te maken met LibreOffice

• Hubstaff Tasks is een gratis Project Management Tool met Agile-functies

• Beste laptoprugzakken voor heren en dames

• Wat is Silly Window Syndrome - Uitleg en preventie

• Negen nostalgische technische geluiden die je waarschijnlijk al jaren niet meer hebt gehoord

• Microsoft Identity Manager: functies, downloaden

• Disqus-commentaarvak wordt niet geladen of weergegeven voor een website

• Dat account is niet gekoppeld aan een Mixer-account

• Buitengesloten van Plex Server en Serverinstellingen? Hier is de oplossing!

• Hoe binair naar tekst te converteren met deze tekst naar binair converter

• Beste laptoptafels om online te kopen

• Beste gratis veilige digitale notebooksoftware en online services

• ngrok: Maak uw lokale servers openbaar met Secure Tunnels