Heb je ooit een belangrijke e-mail gemist omdat je inbox vol zat met eerdere, onbeantwoorde berichten? De meeste mensen hebben dit wel eens meegemaakt en bijna iedereen kent de afleiding van vijftig ongelezen e-mails die je aandacht opeisen zodra je 's ochtends je inbox opent.

Volgens studies besteden werknemers maar liefst 28 procent van hun week aan het^{(28 percent of their week)} lezen en beantwoorden van e-mails. Dat is meer dan een kwart van je totale tijd op het werk. Hoeveel meer zou je kunnen bereiken als je niet een constant spervuur van e-mails hoeft te verwerken?

Wat is Inbox Zero?

Inbox Zero is een concept ontwikkeld door Merlin Mann , een expert op het gebied van productiviteit. Hoewel de meeste mensen de "nul" in de naam interpreteren om te verwijzen naar het aantal e-mails dat een persoon heeft, verwees het oorspronkelijk naar hoeveel tijd mensen besteden aan het nadenken over e-mail. Als je geen e-mails hebt, besteed je bijna geen tijd aan het nadenken over hen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u het aantal ongelezen e-mails in uw inbox tot een absoluut minimum kunt beperken met behulp van tools die voor u beschikbaar zijn in Gmail , evenals praktijken die u op uw werkdag kunt toepassen en die u zullen helpen de zwerm e-mails die u ontvangt te temmen. gedurende de dag.

Basisprincipes van e-mailbeheer

De eerste stap om uw e-mailproductiviteit te verbeteren, is door uw inbox te sluiten. Het klinkt misschien contra-intuïtief, maar het is beter om jezelf vaste perioden te geven om e-mails te lezen en te beantwoorden dan ze te adresseren zodra ze binnenkomen. Onderzoek^(Research) heeft aangetoond dat deadlines, al dan niet zelf opgelegd, de efficiëntie verbeteren^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} en de tijd die aan een project wordt besteed verminderen.

Reserveer^(Set) aan het begin van elk uur vijf minuten, of misschien twintig minuten aan het begin en het einde van de dag, om e-mails te beantwoorden^{(to answer emails)} . Verwijder alle e-mails die duidelijk spam^{(clearly spam)} zijn . Als een e-mail twee minuten of minder nodig heeft om te beantwoorden, moet u deze eerst beantwoorden.

Als een e-mail meer tijd nodig heeft om te beantwoorden, verplaatst u deze naar een speciaal daarvoor bestemde map.

Gmail gebruiken om Inbox Zero te bereiken

Gmail is de meest gebruikte e-mailclient ter wereld, maar de meeste mensen realiseren zich niet hoe veelzijdig het platform eigenlijk is. Gmail zit boordevol tools^{(chock-full of tools)} en aanpasbare opties die je enorm veel controle geven over het uiterlijk. Inbox Zero wordt veel haalbaarder wanneer u profiteert van deze tools.

Speciale sterren gebruiken

Iedereen kent de mogelijkheid om een e-mail een ster te geven door op het sterpictogram^(Star) te klikken, maar wist je dat er 12 verschillende sterren zijn die kunnen worden gebruikt? Klik op ^(Click) Settings > See All Settings > General en blader tot u de subsectie Sterren ziet.^(Stars)

Er zijn verschillende kleuren sterren, maar er zijn ook pictogrammen zoals een uitroepteken, een vooruitspoelende pijl, een vinkje, een vraagteken en een kleine i. Standaard is alleen de hoofdster actief, maar u kunt op elk van de pictogrammen klikken en deze naar het gedeelte In gebruik^{(In use)} slepen om ze te activeren.

Er verschijnt slechts één symbool in Gmail . Klik^(Click) er meerdere keren op om door alle verschillende sterren te bladeren die je hebt geselecteerd. Kies minimaal vier symbolen: de standaardster, de rode ster, de kleine i en het groene vinkje.

Meerdere inboxen en filters instellen^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Mogelijk bent u al bekend met een aantal van de tabbladen die voor u beschikbaar zijn in Gmail : Promoties, Persoonlijk^(Personal) , Sociaal^(Social) , enz. Navigeer naar Settings > Inbox en klik naast Inboxtype op de vervolgkeuzelijst en selecteer Meerdere inboxen.^{(Multiple inboxes.)}

Er verschijnt een nieuwe sectie met de naam Meerdere inboxsecties. ^{(Multiple inbox sections.)}Je kunt maximaal vijf aangepaste secties een naam geven om naast je hoofdinbox te bekijken, hoewel er standaard twee zijn ingevuld. Eén sectie is voor e-mails met ster^(Starred) , terwijl de andere voor concepten is. Deze secties worden aangeduid door hun zoekopdrachten, dus je moet leren hoe elk van de speciale sterren wordt genoemd om secties voor hen te reserveren.

Dit zijn de namen van elke ster:

Gele ster
Rode Ster
Oranje-ster
Groene-ster
Blauwe ster
Paarse ster
Geel-knal (uitroepteken)
Red-bang
Paars-vraag
Oranje-guillemet^{(Orange-guillemet)} (snel vooruitspoelen symbool)
Groen vinkje
Blue-info (kleine letter i)

Het zoekveld herkent verschillende operators, dus u kunt OR/AND - commando's gebruiken om meerdere sterren in dezelfde sectie op te nemen. Naast het veld Zoekopdracht^{(Search query)} bevindt zich het veld Sectienaam^{(Section name)} . Voer hier de specifieke naam in die u wilt dat het veld wordt genoemd.

Om Inbox Zero te bereiken , kun je het beste een paar specifieke secties instellen:

Actie/antwoord nodig
Heeft dringend antwoord nodig
Wachtend op antwoord
gedelegeerd

U kunt ervoor kiezen om een vijfde sectie in te stellen op basis van uw behoeften, maar deze vier zullen de meest elementaire taken uitvoeren.

Inbox nul bereiken^{(Reaching Inbox Zero)}

Nu je je Gmail -instellingen hebt gewijzigd, is het tijd om alles in praktijk te brengen. Stel eerst^(First) uw filters in. Vul het volgende in:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Wanneer u een e-mail ontvangt, is het eerste wat u moet doen beslissen of u een reactie nodig heeft of dat u deze moet verwijderen. Als de e-mail spam is of gewoon geen reactie vereist, verwijder deze dan onmiddellijk of archiveer deze.

Als de e-mail een reactie vereist en minder dan twee minuten duurt, beantwoord deze dan. Als u meer dan twee minuten nodig heeft, klikt u eenmaal op het sterpictogram^(Star) . Als de e-mail dringend is en het volgende moet zijn waarop u reageert, klikt u tweemaal op het pictogram om het te markeren met een rode ster^{(Red Star)} .

Als je eenmaal op een e-mail hebt gereageerd en op een antwoord wacht, klik je drie keer op het sterpictogram om het aan te duiden als 'In afwachting van antwoord' . ^(Star)Als u een e-mail ontvangt die beter door iemand anders kan worden afgehandeld, stuurt u deze door naar de juiste persoon en klikt u vier keer op het sterpictogram^(Star) om deze te markeren als 'Gedelegeerd'.

Kies wanneer je op je e-mail wilt reageren en focus je erop om alleen binnen die tijden te werken. Door uzelf deadlines te geven en perioden in te stellen voor het afhandelen van e-mail, vermindert u de hoeveelheid tijd die u in uw inbox doorbrengt, zodat u zich kunt concentreren op belangrijkere taken. Als u ervoor kiest om het aan het begin van het uur af te handelen, richt u dan eerst op het beantwoorden van eventuele dringende e-mails en handel daarna de rest af.

Door deze methoden in de praktijk te brengen, krijgt u al snel volledige controle over uw inbox. Als het al een zooitje is, trek dan een half uur per dag uit om de e-mails die je al hebt door te spitten en te bepalen of ze belangrijk zijn of niet. Reageer op degenen die het nodig hebben, verwijder degenen die dat niet hebben.

Het kan even duren, maar filters^{(but filters)} , aangewezen inboxen en andere tools helpen je om Inbox Zero te bereiken - en^{(Inbox Zero–and)} je zult ontdekken welke technieken je het beste helpen daar te blijven.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email becausе your inbox was full of previous, unanswered messages? Most people have experienced this and almost everyone knows the distraction of fifty unread emails that demand уour attention as soon as yoυ open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Mees Vermeulen

About the author

Hallo daar! Ik ben een computerprogrammeur met meer dan 10 jaar ervaring in het veld. Ik ben gespecialiseerd in het ontwikkelen en onderhouden van software voor smartphones en windows updates. Daarnaast bied ik mijn diensten aan als een maandelijkse ondersteuningsmedewerker voor e-mailclients.

Hoe kom je in Inbox Zero in Gmail

Wat is Inbox Zero?

Basisprincipes van e-mailbeheer