Microsoft 365 heeft onlangs nieuwe functies aangekondigd om de productiviteit bij te houden. Het was bedoeld om gegevens over werknemers te controleren, maar de lancering van de functie mislukte nadat mensen op de hoogte waren gebracht van de hoeveelheid gebruikersgegevens die door Microsoft Teams werden verzameld .

Welke gegevens verzamelt Microsoft Teams ?

Microsoft Teams verzamelt drie soorten gegevens, namelijk census-, gebruiks-^{(Census, Usage, )} en foutrapportagegegevens^{( Error reporting data)} . De censusgegevens zijn niets anders dan standaardinformatie over uw apparaat, besturingssysteem en gebruikerstaal. Het genereert ook een specifieke gebruikers-ID die tweemaal wordt beschermd om onnodige koppeling te voorkomen. Censusgegevens^(Census) in het gebruikersactiviteitenrapport van Teams^{(Teams user)} zijn standaard verzamelde gegevens en kunnen niet door de gebruiker worden afgemeld.

Microsoft verzamelt ook gebruiksgegevens, waaronder het aantal verzonden berichten^{(number of messages sent)} , oproepen^(calls) en vergaderingen^{(meetings joined)} waaraan deelgenomen is, samen met de naam van de organisatie^{(name of the organization)} . Het helpt ook bij het opsporen van fouten, zodat ze op tijd kunnen worden verholpen. Het wordt Foutrapportagegegevens^(Error) genoemd .

Lees: ^(Read:) Een privéteam maken en privacy wijzigen in Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Gebruikersactiviteitenrapport Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Om een ​​Teams^(Teams) -gebruikersactiviteitenrapport te bekijken en te bewerken , moet u een Teams-servicebeheerder^{(Teams service admin)} zijn . Ga voor meer informatie over beheerdersrollen en -machtigingen naar Teams-beheerdersrollen om een ​​team te beheren^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Ga in het linkernavigatievenster van het Microsoft Teams -beheercentrum naar Analytics & reports > Usage reports .
2. Selecteer Teams-gebruikersactiviteit^{(Teams user activity )} op het tabblad Rapporten weergeven^{(View reports)} , onder het tabblad Rapport^{(Report )} .
3. Selecteer een bereik op het tabblad gegevensbereik^{(data range)}
4. Klik op Rapport^(Run) uitvoeren.

Het gebruikersactiviteitenrapport van Teams^{(Teams User Activity Report)} interpreteren

Het gebruikersactiviteitenrapport van Teams^{(Teams user)} kan de afgelopen 7 dagen, 30 dagen of 90 dagen^{(7 days, 30 days, or 90 days)} worden bekeken . Het rapport geeft een overzicht van het gebruik door de gebruiker. Het geeft details over kanaalberichten, antwoord- en postberichten, georganiseerde vergaderingsdetails en deelgenomen aan vergaderingsdetails. Men kan ook details geven over de laatste activiteit, videotijd en activiteit voor het delen van schermen.

Dit rapport is handig voor bedrijfsbeheerders om inzicht te krijgen in de activiteiten van werknemers met behulp van Teams . Beheerders kunnen maximaal 19 verschillende soorten gebruikersactiviteitsgegevens bekijken. Momenteel is er geen manier voor gebruikers om zich af te melden voor deze gegevensverzameling bij hun respectievelijke bedrijfsbeheerders. Hoewel veel bedrijven mogelijk niet op de hoogte zijn van de beschikbaarheid van dergelijke gegevens.

Waar worden de Teams-gebruikersgegevens^{(Teams user)} opgeslagen?

Microsoft Teams is over de hele wereld actief en in verschillende rechtsgebieden met verschillende normen voor de manier waarop gegevens worden verwerkt. Als je wilt zien waar de individuele gegevens fysiek zijn opgeslagen, kun je naar het Microsoft 365-beheercentrum^{(Microsoft 365 admin center)} gaan . Klik op Settings > Organization profile en blader naar Gegevenslocatie^{(Data Location)} .

Teams-meldingen beheren

Tijdens het werken aan Teams kan het ontvangen van meerdere meldingen met constant pingen in de rechterbenedenhoek van het scherm nogal een afleiding zijn.

U kunt de controle terugnemen door op de drie stippen rechtsboven in Teams te klikken, ^(Teams)Kanaalmeldingen^{(Channel notifications)} te selecteren en ze volledig uit te schakelen. U kunt ook nieuwe regels instellen door "Aangepast"^{(“Custom”)} te selecteren .

Misschien wil je " Alle nieuwe berichten^{(All new posts)} " uitschakelen en misschien ook kanaalvermeldingen verminderen , dat wil zeggen wanneer iemand je tagt in een kanaal met @ Kanaalnaam ^(Channel)van^(Channel) " Banner en feed^{(Banner and feed)} " naar " Alleen weergeven in feed^{(Only show in feed)} ".

Een andere afleiding is wanneer u bent uitgenodigd voor een geplande vergadering of een vergadering halverwege hebt verlaten, maar nog steeds meldingen ontvangt telkens wanneer een bericht in de chatbox van de lopende vergadering wordt getypt.

Een tijdelijke oplossing voor dit probleem is om uw status te wijzigen in " Niet storen^{(Do not disturb)} ". Dit doe je door op de hoofdpagina van de Teams^(Teams) op je profielfoto te klikken , op " Beschikbaar^(Available) " te klikken en deze te wijzigen in " Niet storen^{(Do not disturb)} ".

U kunt de prioriteit ook beheren door naar Settings > Privacy te gaan , op " Prioriteitstoegang beheren^{(Manage priority access)} " te klikken en de namen toe te voegen van de mensen van wie u meldingen wilt ontvangen.

Lezen^(Read) : Microsoft Teams loopt vast of loopt vast tijdens vergaderingen^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Toegangscontrole in Microsoft Teams

Teams biedt je ook een manier om de toegang tot Microsoft Teams te beperken, zodat je tijd en ruimte krijgt om na te denken en te werken.

U kunt dit doen door naar Settings > Privacy te gaan en het keuzerondje " Leesbevestigingen " in te schakelen.^{(Read receipts)}

U kunt uw organisatie vragen om de multi-factor authenticatie^{(multi-factor authentication)} op uw account in te schakelen en een extra beveiligingslaag toe te voegen. Een sterk, uniek wachtwoord en een wachtwoordbeheerder zijn nodig voor accountbeveiliging.

U kunt ook privékanalen instellen als^{(private channels)} u lid bent van een specifiek team, waardoor alleen bepaalde leden van het team beperkte toegang hebben. Ga in het gekozen team naar het gedeelte kanalen en klik op de drie stippen. Ga naar Kanaal toevoegen^{(Add channel)} , onder Privacy en selecteer Privacy .

U kunt vervolgens de respectievelijke mensen selecteren om aan het team toe te voegen - tot 250 personen. Alleen een kanaalmaker kan mensen toevoegen aan of verwijderen uit een privékanaal. Bestanden of berichten die binnen een privékanaal worden gedeeld, zijn voor niemand daarbuiten toegankelijk.

Microsoft Teams heeft aan populariteit gewonnen met de verschuiving naar werken op afstand. Werknemers moeten nu samenwerken en ervoor zorgen dat gevoelige gegevens volledig veilig blijven en dat het gebruikersactiviteitenrapport van Teams^{(Teams user)} niet wordt misbruikt. De bovengenoemde suggesties helpen uw gegevens veilig te houden met behoud van een vlotte communicatie. Hoop dat ze wat voor je zijn.

Lees volgende^{(Read next)} : Microsoft Teams probleem met veel geheugen en CPU-gebruik.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productivity. It was aimed at monitoring data about workers but the feature launсh backfіred after people were made аware of the amount of usеr data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Een privéteam maken en privacy wijzigen in Microsoft Teams

• Zoom toevoegen aan Microsoft Teams

• Hoe installeer ik Microsoft Teams op Linux en macOS

• Iemand in Microsoft Teams prijzen voor hun goed uitgevoerde werk

• Je mist wat, vraag je beheerder om Microsoft Teams in te schakelen

• Het thema wijzigen in Microsoft Teams op Windows 11

• Hoe IP Camera-apps te gebruiken met Microsoft Teams en Skype

• Beste educatieve apps voor Microsoft Teams voor docenten en studenten

• Een Microsoft Teams-vergadering instellen, plannen en eraan deelnemen

• Gebruikersrollen, machtigingen en mogelijkheden wijzigen in Microsoft Teams

• Hoe u de rol van lid kunt wijzigen en een lid kunt verwijderen in Microsoft Teams

• Meerdere exemplaren van Microsoft Teams openen in Windows 11/10

• Hoe Google Agenda te verbinden met Slack, Zoom en Microsoft Teams

• Hoe Snapchat Camera-filter te gebruiken op Microsoft Teams en Skype

• Hoe Microsoft Teams-foutcode 500 op Windows 11/10 op te lossen?

• Het bestand is vergrendeld fout op Microsoft Teams

• Aangepaste achtergronden gebruiken in Microsoft Teams

• Vergaderingen vergrendelen in Microsoft Teams

• Leesbevestigingen uitschakelen in Microsoft Teams voor de teamleden

• Microfoon werkt niet in Microsoft Teams op Windows 11/10