Het hebben van een e-mailadres is als het hebben van een telefoonnummer: als het eenmaal in de wereld is, wil je het niet meer veranderen.

Afgezien van de geschatte 30% van de e-mailadressen die elk jaar veranderen - waarvan de meeste zakelijke e-mails zijn - zouden de meeste mensen waarschijnlijk geen zin hebben in het gedoe van het overzetten van contacten, het omleiden van mensen naar het nieuwe e-mailadres of het opsporen van elke site , abonnement en factuurontvanger om hun e-mailadres in het bestand bij te werken.

Soms hebben mensen echter een goede reden om een ​​enorme stap van de ene digitale omgeving naar de andere te maken. Het kan zijn dat uw e-mailprovider verouderd is en de moderne paragons niet bij kan houden; of misschien is uw provider aan het sluiten en moet u een nieuw huis zoeken.

De meeste mensen hebben niet echt een goed idee van wat er is en wat de ene e-mailservice van de andere onderscheidt. Maar het feit is dat Microsoft Outlook en Google Gmail de twee meest voorbeeldige platforms zijn geworden voor het beheren van wat bijna een essentieel aspect van het leven is geworden.

Wat maakt deze twee e-mailproviders beter, slechter, anders of hetzelfde in vergelijking met elkaar? Als het gaat om gratis persoonlijke abonnementen, zijn de nuances tussen Outlook en Gmail voor de meeste gebruikers waarschijnlijk onbeduidend. Daarom zullen we ons hier concentreren op het vergelijken van het op abonnementen gebaseerde bedrijfsplan van elke service, zodat u kunt beslissen welk abonnement het meest geschikt is voor u of uw bedrijf en werknemers.

Kijk, voel en kosten

Laten we dit uit de weg ruimen. Outlook en Gmail bieden heel verschillende interfaces. Simpel gezegd, Outlook behoudt een zakelijk gevoel, terwijl Gmail iets creatievers en startup-achtigs biedt. Als Outlook de moderne versie van zakelijke communicatie is, is Gmail postmodern.

De interface van Outlook zit boordevol opties en aanpasbare functies, waarvan u of uw medewerkers er veel nooit zullen gebruiken. Hoewel Gmail zijn eigen set functionaliteit biedt, is het over het algemeen een veel eenvoudigere gebruikerservaring die is gericht op het leveren van de essentiële zaken die u nodig hebt om efficiënt te zijn.

Als het gaat om het aanschaffen van deze e-mailservices, koopt u eigenlijk de suites waarmee ze worden geleverd, Microsoft Office 365 en Google G Suite . Een ding om in gedachten te houden is dat Office 365 een jaarlijkse verbintenis vereist, hoewel er maandelijks kosten in rekening worden gebracht. G Suite is puur een maandelijks abonnement op basis van personeelsbestand. Hier is hoe deze prijzen per gebruiker per maand.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Gereedschapssuite

Nogmaals, wanneer u Outlook of Gmail voor bedrijven koopt, koopt u echt meer dan alleen een e-mailservice. U koopt een reeks tools, waarvan e-mail er maar één is.

Als het gaat om wat Office 365 en G Suite anders maakt, is het echt een vergelijking tussen een gevestigde exploitant en zijn disruptor. We zullen in een toekomstig artikel meer bespreken over wat deze twee suites hetzelfde en verschillend maakt, maar hier zijn enkele van de contrasterende aspecten die opvallen.

Microsoft Office 365

We hebben allemaal Microsoft Word , Excel en PowerPoint gebruikt . Dit zijn de kernprincipes van Office , maar Office 365 biedt nog meer. Tegenwoordig zijn deze drie programma's online beschikbaar, niet alleen als desktopprogramma's, waardoor het werk dat u erin doet gemakkelijker kan worden opgeslagen en gedeeld. Bovendien geeft 365 u:

• Outlook voor e-mail
• OneDrive voor bestandsopslag in de cloud
• OneNote , een digitaal notitieboek
• SharePoint , een bedrijfsintranet
• Microsoft Teams voor instant messaging en videoconferenties

Deze paar apps bieden uitgebreide mogelijkheden die zijn gaan bepalen hoe bedrijven intern op digitale schaal opereren. Het is een enorme aantrekkingskracht dat Microsoft met succes zoveel in deze tools heeft geconsolideerd om de ervaring die het bedrijven biedt te vereenvoudigen.

Google G Suite

Terwijl G Suite zijn eigen reeks toepassingen biedt die vergelijkbaar zijn met de basisproducten van Microsoft, plus meer. De alternatieven van G Suite voor Word , Excel en PowerPoint zijn Documenten^(Docs) , Spreadsheets^(Sheets) en Presentaties^(Slides) . Maar G Suite biedt nog meer dat nuttig zou zijn voor elk bedrijf:

• Kalender^(Calendar) voor eenvoudige teamplanning
• Currents voor bedrijfsbrede discussies
• Hangouts Chat voor instant messaging
• Hangouts Meet voor videoconferenties
• Formulieren^{(Forms )} voor het maken van enquêtes en formulieren
• Sites voor het maken van websites
• App Builder voor het maken van zakelijke apps
• Bewaar^{(Keep )} voor het ordenen van ideeën
• Jamboard , een digitaal whiteboard
• Drive voor het opslaan en delen van bestanden
• Google Cloud Search om in G Suite te zoeken
• Admin, Vault en Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} voor het veilig beheren van gebruikers, apparaten en gegevens

Het is duidelijk dat hier veel te overwegen valt. Outlook consolideert veel in de weinige maar robuuste applicaties die het biedt. Google biedt een schijnbaar veel breder scala aan mogelijkheden verspreid over verschillende applicaties, waarvan sommige Office 365 helemaal niet biedt.

Organisatie

Wanneer u zaken doet, zijn e-mails non-stop; en het zijn meer dan alleen voertuigen om mee te praten. E-mails zijn vaten van kennis die professionals gebruiken om zakelijke beslissingen te nemen, waarvan sommige missiekritiek zijn. Als u gesprekken en informatie niet geprioriteerd en georganiseerd kunt houden, wordt het moeilijk om effectief en efficiënt te werken met de snelheid van uw bedrijf en te voorkomen dat de kwaliteitsresultaten in gevaar komen.

Outlook

Als je denkt aan traditionele, pre-digitale organisatiemethoden, denk je waarschijnlijk aan mappen en bestanden. Aangezien digitalisering in wezen het proces is van het nemen van tastbare activiteiten en deze abstraheren in digitale processen, zou men natuurlijk aannemen dat het maken van e-mailmappen en bestanden de natuurlijke gang van zaken is.

Dit is hoe Outlook werkt. Het maakt gebruik van een traditioneel mappensysteem en stelt u in staat om e-mails in die mappen te categoriseren met behulp van gekleurde tabbladen, net zoals u zou doen met een uitbreidbaar bestand. U kunt zoveel mappen en submappen maken als u wilt. Outlook doet ook zijn best om prioriteit te geven aan e-mails door e-mails eruit te filteren die u als rommelig zou beschouwen. Deze gaan naar de map Rommel^(Clutter) en blijven uit de buurt totdat je klaar bent om ze te bekijken.

Gmail

In de beschrijving kan het overkomen alsof er slechts een kleine nuance is tussen hoe Gmail en Outlook e-mail organiseren; bij actief gebruik van het systeem van Gmail is de organisatie en de prioriteringsmethode echter merkbaar anders.

In plaats van de traditionele "map, bestand"-methode te abstraheren, gebruikt Gmail labels. U kunt berichten taggen met meerdere labels in plaats van ze in een map te plaatsen.

U kunt Gmail^(Gmail) aanpassen om eerst e-mails met belangrijk^(Important) , ongelezen^(Unread) en ster^(Starred) weer te geven . Het kan ook automatisch e-mails filteren op Primair^(Primary) , Sociaal^(Social) , Promoties^(Promotions) , Updates en Forums . Dit prioriterings- en organisatiesysteem maakt het heel gemakkelijk om te identificeren welke e-mails het belangrijkst voor je zijn en om ze snel te bereiken.

Ondanks deze verschillen in Gmail , is het interessant dat als je Gmail via een andere e-mailclient (zoals Outlook ) gebruikt, de labels als mappen worden weergegeven. In zekere zin maakt dit Gmail veelzijdiger en in staat om een ​​flexibelere gebruikerservaring te bieden.

Zoekopdracht

Zoeken gaat hand in hand met organisatie als het gaat om e-mail. Als je niet snel en efficiënt de informatie kunt vinden die je nodig hebt, die mogelijk is begraven in een e-mail van maanden geleden, verspil je kostbare tijd aan het opsporen van dingen in plaats van actie te ondernemen.

Outlook

De zoekfunctie van Outlook is goed genoeg om e-mails op te sporen in al uw mappen, inclusief duizenden e-mails in uw Verwijderde^(Deleted) map, op basis van trefwoord en e-mailadres. Waar Outlook soms tekortschiet, is nauwkeurigheid.

Zoeken op een trefwoord levert niet altijd de juiste e-mail of e-mails op, en er is altijd een kans dat Outlook slechts een select aantal e-mails uit een reeks haalt, maar laat de ene e-mail die u nodig hebt weg. Hoewel het meestal goed werkt, gebruikt het zeker niet hetzelfde niveau van zoekfunctionaliteit als een e-mailservice van Google .

Gmail

^(Gmail)De zoekfunctionaliteit van Gmail is doordrenkt met de zoekkracht van Google, en dat is ook de reden waarom Gmail in de eerste plaats is gemaakt: om een ​​e-mailservice te bieden die werkt als de zoekmachine van Google. U kunt niet alleen op eenvoudige termen zoeken en erop vertrouwen dat Gmail de juiste resultaten geeft, u kunt ook geavanceerde zoekoperators gebruiken zoals 'from:', 'to:', 'shortcut:' en nog veel meer die u kunnen helpen bij het vinden specifiek wat je nodig hebt.

E-mail terugroepen

Hoewel er verschillende belangrijke functies zijn die zowel Gmail als Outlook bieden in verschillende mate van gedetailleerde functionaliteit, is een belangrijke functie die elk heel anders doet, het terughalen van e-mail. Het verschil in werking is de moeite waard om te benadrukken, omdat de meeste mensen op een gegeven moment de zenuwslopende situatie ervaren om de verkeerde e-mail naar de verkeerde persoon te sturen of iets te sturen dat ze helemaal niet zouden moeten hebben.

Outlook

Outlook is geweldig voor het terughalen en^{(and )} vervangen van e-mail. Zolang het e-mailadres waarnaar u een e-mail hebt verzonden, wordt gehost op Microsoft Exchange - de^{(Microsoft Exchange–the)} eigenlijke e -mailservice waarop Outlook wordt uitgevoerd - heeft u de mogelijkheid om elk ongelezen bericht te verwijderen en te vervangen.

Als de e-mail al is geopend, kunt u deze natuurlijk niet meer terughalen of vervangen, maar als u deze mogelijkheid heeft met ongelezen berichten, kunt u zich niet in verlegenheid brengen in het geval dat u iets verzendt dat u niet had moeten verzenden, of u kunt helpen een betere e-mail opnieuw te verzenden. e-mail met meer verduidelijking in plaats van het verzenden van vervolg-e-mails die een eerdere e-mail uitwerken.

Gmail

Gmail schiet hier een beetje tekort in vergelijking met Outlook . Gmail biedt zelfs geen legitieme terugroepactie voor e-mail. In plaats daarvan heb je een paar seconden na het verzenden van een e-mail om de verzending te annuleren. U kunt het in- of uitschakelen en de annuleringstijd aanpassen tot maximaal 30 seconden. Als je niet snel genoeg bent, is die baby voorgoed weg.

Wie is de koning van e-mail?

Als het gaat om het kiezen van welke e-mailservice het beste is voor uw bedrijf, bieden Outlook en Gmail allebei wat u nodig hebt, de een soms beter dan de ander. E^(Email) -mail is nog maar het begin.

Het zijn de grotere systemen waartoe elk behoort - Office 365 en G Suite - die^{(G Suite–that)} echt een verschil maken in de manier waarop uw bedrijf werkt. We zullen de verschillen tussen deze twee toolkits in een volgend artikel bespreken, zodat u echt kunt beslissen wat het beste is voor uw bedrijf.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Haνing an еmail address is likе having a phone number: Once it’s out in the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 Beste lichtgewicht browsers voor Windows en Mac

• Wat is Discord Nitro en is het het waard?

• 6 beste Reddit-alternatieven die u gratis kunt gebruiken

• De 6 beste online parafraseerhulpmiddelen om tekst te herschrijven

• 21 beste tools en apps voor tijdbeheer die u moet proberen

• 12 Beste gratis Android-rekenmachine-apps en -widgets

• De 5 beste Cash Advance-apps voor iPhone en Android

• Google-taken versus Google Keep: wat is beter?

• 7 beste apps om online en IRL vrienden te maken

• 6 redenen waarom AllTrails Pro het waard is voor enthousiaste wandelaars

• De 13 beste gratis alternatieven voor Microsoft Visio

• De 6 beste zwangerschapsapps van 2021

• De beste Reddit-apps voor Windows en Mac

• 8 beste klankborden voor onenigheid

• 6 Beste Face Swap-apps voor mobiel of pc

• 7 beste Android-herinneringsapps

• 7 beste apps om u te helpen beter te studeren

• 3 beste wandel-apps om paden te vinden, wandelingen te maken en niet te verdwalen

• De 6 beste PDF-editors voor Windows 10 in 2021

• De 11 beste IRC-clients voor Windows, Mac en Linux in 2022