In dit bericht bekijken we hoe u uw Outlook -e-mail beter kunt beheren door inkomende e-mail automatisch naar afzonderlijke mappen te verplaatsen. Als u elke dag veel e-mail ontvangt, kan dit veel tijd besparen.

In plaats van één keer per week een uur te besteden aan het verplaatsen van e-mails van de Inbox naar uw gecategoriseerde mappen, helpen e-mailregels uw inbox-organisatie te automatiseren. Dit lijkt erg op het gebruik van labels en filters in Gmail .

E -mailregels lijken misschien ingewikkeld en dat kunnen ze ook zijn als u echt wat geavanceerde sortering wilt uitvoeren, maar als u werk-e-mails gewoon automatisch naar de ^(Email)werkmap^(Work) wilt verplaatsen  , dan is dat een fluitje van een cent.

Om ervoor te zorgen dat regels nuttig zijn, moet u eerst enkele mappen onder uw Postvak IN^(Inbox) maken om uw e-mail te categoriseren, zoals Projecten, Werk^(Work) , Familie^(Family) , enz.

U kunt mappen maken door met de rechtermuisknop op Inbox of een map te klikken en Nieuwe map^{(New Folder)} te selecteren . De volgende procedure werkt op Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 en Office 365 .

Outlook-regels instellen

Om nu aan de slag te gaan, opent u Outlook , klikt u op het tabblad Bestand^(File) en ziet u onderaan de knop Regels en waarschuwingen beheren .^{(Manage Rules & Alerts)}

Het hoofdvenster Regels^(Rules) en waarschuwingen wordt weergegeven en standaard ziet u mogelijk een regel die al is gemaakt, afhankelijk van uw versie van ^(Alerts)Outlook .

Vanaf hier klikt u op de knop Nieuwe regel^{(New Rule)} om aan de slag te gaan met uw eerste Outlook -e-mailregel. Het dialoogvenster Wizard Regels^(Rules) verschijnt en toont u enkele veelvoorkomende regelsjablonen.

Dit zijn de meest voorkomende en waarschijnlijk alles wat je ooit nodig zult hebben. De meest voorkomende regel is de eerste die wordt vermeld, " Verplaats berichten van iemand naar een map^{(Move messages from someone to a folder)} ". Ga je gang en selecteer het en klik vervolgens op Volgende^(Next) .

U zult zien dat de onderste lijst met de naam "Stap 2:" onderaan blijft staan ​​met wat onderstreepte tekst. In werkelijkheid hoeft u alleen maar op de hyperlinks voor mensen of openbare groepen^{(people or public group)}  te klikken om het e-mailadres te kiezen en waar u die e-mails naartoe wilt laten gaan .^{(specified )}

Dan kun je op Voltooien^(Finish) klikken en je bent klaar. Als u de regel echter ingewikkelder wilt maken, krijgt u door op Volgende^(Next) te klikken veel meer opties:

Terwijl u verschillende voorwaarden aanvinkt in de bovenste keuzelijst, wordt de regelbeschrijving onderaan ook gevuld met meer hyperlinks. U kunt zelfs regels maken die zoeken naar specifieke woorden in de hoofdtekst van de e-mail en vervolgens acties uitvoeren op die e-mails.

Uw volgende taak is om op elke hyperlink te klikken en de bijbehorende waarden te kiezen, zoals e-mailadressen, mappen, enz. In ons voorbeeld hierboven, wilt u op mensen of een openbare groep^{( people or public group)} klikken en een e-mailadres kiezen.

Klik vervolgens op het opgegeven^(specified) woord en blader naar de map waarnaar u de e-mail wilt verplaatsen of klik op Nieuw^(New) en er wordt een nieuwe map gemaakt onder de momenteel gemarkeerde map.

Nu ziet u het onderste gedeelte bijgewerkt met de werkelijke waarden voor uw regel.

Wanneer u op Volgende klikt, kunt u meer acties voor de regel instellen. U kunt dit normaal gesproken met rust laten als het een eenvoudige regel is, maar als u ook andere acties wilt uitvoeren, zoals een geluid afspelen, de e-mail doorsturen, er een kopie van maken, de e-mail afdrukken, een ander programma starten, een script uitvoeren, enz. , dan kunt u dat allemaal op dit scherm doen.

Klik op Volgende^(Next) wanneer u klaar bent en u wordt naar het dialoogvenster Uitzonderingen^(Exceptions) gebracht , waar u kunt kiezen voor welke voorwaarden u deze regel niet wilt laten verwerken. Tenzij u enkele unieke gevallen heeft, kunt u deze leeg laten, wat de standaard is.

Klik op Volgende^{(Click Next)} en we zijn eindelijk aan het einde van de regelwizard! Geef de regel een naam zoals "Verplaats vrienden e-mail" zodat u weet wat het doet als u er later naar kijkt.

Als je dan al e-mails in je Postvak IN hebt die overeenkomen met je nieuwe regel, vink dan het vakje aan om " Deze regel uitvoeren op berichten die al in Inbox^{(Run this rule on messages already in Inbox)} staan ". U kunt al het andere als standaard laten en op Voltooien^(Finish) klikken !

Nu kunt u regels maken voor mensen, nieuwsbrieven, bank-/creditcardafschriften en alles wat u maar kunt bedenken om uw Outlook -e-mail efficiënter te beheren! Genieten van!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at how you can manage your Outlook еmail better by having incoming mail automatically moved into separate folders. If you get a lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Hoe u Outlook-e-mails doorstuurt naar Gmail

• Een distributielijst maken in Outlook

• Microsoft Outlook-snelkoppelingen maken voor e-mail en taken

• Zoek Outlook-e-mail op afzender, datum, trefwoord, grootte en meer

• Microsoft Outlook reageert niet? 8 oplossingen om te proberen

• Afdruk samenvoegen in Word gebruiken om brieven, etiketten en enveloppen te maken

• Hoe u Microsoft Word gratis kunt krijgen

• Het Excel Watch-venster gebruiken om belangrijke cellen in een werkmap te controleren

• Een vervolgkeuzelijst maken in Excel

• Labels maken in Word vanuit een Excel-spreadsheet

• Audiovertelling toevoegen aan een PowerPoint-presentatie

• Ultieme gids voor het repareren van een beschadigd of beschadigd Word-bestand

• Fix Microsoft Outlook heeft een probleemfout ondervonden

• Automatisch een back-up maken van een Word-document naar OneDrive

• Wat is Microsoft MyAnalytics en hoe gebruikt u het?

• Muziek toevoegen aan PowerPoint-presentaties

• Een lineaire regressietrendlijn toevoegen aan een Excel-spreidingsplot

• Hoe op te lossen wanneer Word wordt geopend in de modus Alleen-lezen

• Een handtekening invoegen in een Microsoft Word-document

• Afwezigheidsantwoorden instellen in Outlook