Als u e-mails heeft die u niet langer nodig heeft, maar die u niet noodzakelijkerwijs wilt verwijderen, kunt u deze archiveren. In Microsoft Outlook beschikt u over een aantal manieren om e-mails handmatig of automatisch te archiveren, zodat ze niet in de weg zitten.

We laten u zien hoe u e-mails in Outlook archiveert^{(archive emails)} op uw desktop, internet en uw mobiele apparaat. Waar u Outlook ook het meest gebruikt, u kunt ruimte maken voor nieuwe berichten.

Over het archiveren van e-mails in Outlook

Voor Microsoft 365 , Exchange-accounts en de webversie van Outlook hebt u een ^(Outlook)standaardarchiefmap^(Archive) . Bij Exchange-serveraccounts kan een bewaarbeleid van toepassing zijn. Voor POP- en IMAP- accounts kunt u een archiefmap^(Archive) maken .

Door een archiefmap te gebruiken, kunt u indien nodig alle e-mails ophalen die u daar later naartoe verplaatst.

Wanneer u items naar de map Archief^(Archive) verplaatst met behulp van de knop zoals hieronder beschreven, wordt de grootte van uw inbox^{(decrease your inbox size)} niet kleiner . Als u zich zorgen maakt over de ruimte, kunt u een afzonderlijk Outlook-gegevensbestand^{(Outlook Data File)} ( .pst ) maken als u Windows gebruikt , wat we hieronder zullen uitleggen.

Archiveer Outlook-e-mails op Windows

U kunt e-mails handmatig archiveren in Outlook op Windows of een van de beschikbare AutoArchiveren-^{(AutoArchive)} functies gebruiken. Deze automatische archiveringsfuncties kunnen verschillen, afhankelijk van uw versie van Outlook .

E-mails handmatig archiveren op Windows

U kunt in Windows^(Windows) op verschillende manieren handmatig een of meer e-mails archiveren .

Begin door de e-mail(s) op een van deze manieren te selecteren:

• Voor een enkele e-mail selecteert u deze eenvoudigweg.
• Voor een groep aangrenzende e-mails kiest u de eerste, houdt u Shift ingedrukt en kiest u de laatste in het bereik.
• Voor een groep niet-aangrenzende e-mails kiest u er één, houdt u Ctrl ingedrukt en kiest u elke extra e-mail.

Nadat u de e-mail(s) heeft geselecteerd die u wilt archiveren, voert u een van de volgende handelingen uit:

• Sleep^(Drag) de e-mail(s) naar de map Archief .^(Archive)
• Kies Archief^{(Choose Archive)} op het lint op het tabblad Start^(Home) of Bericht^(Message) .
• Klik met de rechtermuisknop en kies Archief.
• Gebruik uw Backspace-toets.

Archiveer e-mails^{(Archive Emails)} automatisch op Windows

In Windows kunt u oudere e-mails automatisch archiveren door uw mailbox op te ruimen of AutoArchiveren^{(AutoArchive)} zo in te stellen dat deze zo nu en dan wordt uitgevoerd.

Voer een opschoning van het postvak IN uit

U kunt e-mails naar een Outlook-gegevensbestand verplaatsen^{(move emails to an Outlook Data File)} om ruimte te besparen en uw mailbox in één klap op te ruimen.

1. Select File > Info . Open vervolgens het menu Extra^(Tools) en kies Oude items opruimen^{(Clean Up Old Items)} .

1. Kies de inbox, map en submappen van het e-mailaccount waarvoor u het onderhoud wilt uitvoeren en kies een datum in de vervolgkeuzelijst eronder. Vink eventueel het vakje aan om e-mails met de optie 'Niet automatisch archiveren' op te nemen.

1. U kunt het bestandspad voor de locatie van het archiefbestand zien, zodat u het later indien nodig gemakkelijk kunt openen. Bekijk deze manieren om toegang te krijgen tot het PST-bestand^{(access the PST file)} als u problemen ondervindt.
2. Kies OK om het opruimen uit te voeren.

Automatisch archiveren instellen

Om items automatisch volgens een schema te archiveren, kunt u de optie AutoArchiveren^{(AutoArchive)} instellen .

1. Select File > Options . Kies Geavanceerd^{(Choose Advanced)} aan de linkerkant en AutoArchiveerinstellingen^{(AutoArchive Settings)} aan de rechterkant.

1. Vink het vakje bovenaan aan voor hoe vaak u AutoArchiveren^{(AutoArchive)} wilt uitvoeren en voer de timing in het vakje in. Optioneel kunt u het selectievakje aanvinken zodat u hierom wordt gevraagd voordat het wordt uitgevoerd.

1. Vink in het gedeelte Tijdens automatisch archiveren^(Archive) het selectievakje Oude items archiveren of verwijderen aan en kies vervolgens de ouderdom van de e-mails.^(Archive)

1. U kunt er vervolgens voor kiezen om de items naar het Outlook-gegevensbestand^{(Outlook Data File)} te verplaatsen of de items permanent te verwijderen.

1. Selecteer eventueel de knop om de instellingen op al uw mappen toe te passen en vervolgens op OK om de installatie te voltooien. Kies OK^{(Choose OK)} in het venster Outlook- opties^(Options) om uw wijziging op te slaan.

Archiveer Outlook-e-mails op Mac

U kunt e-mails handmatig en automatisch archiveren in Outlook op Mac , hoewel een beetje anders dan in Windows .

E-mails handmatig archiveren op Mac

U kunt een of meer e-mails op verschillende manieren handmatig archiveren op uw Mac .

Begin door de e-mail(s) op een van deze manieren te selecteren:

• Voor een enkele e-mail selecteert u deze eenvoudigweg.
• Voor een groep aangrenzende e-mails kiest u de eerste, houdt u Shift ingedrukt en kiest u de laatste in het bereik.
• Voor een groep niet-aangrenzende e-mails kiest u er één, houdt u Command ingedrukt en kiest u elke extra e-mail.

Nadat u de e-mail(s) heeft geselecteerd die u wilt archiveren, voert u een van de volgende handelingen uit:

• Selecteer Message > Archive in de menubalk.
• Kies Archief^{(Choose Archive)} op het lint op het tabblad Start^(Home) .
• Klik met de rechtermuisknop en kies Archief.
• Selecteer de knop Archief^(Archive) (vak) rechts in de inbox.
• Gebruik de sneltoets Control + E .

E-mails automatisch archiveren^{(Archive Emails)} op Mac

Hoewel er geen automatische archiveringsoptie is in Outlook op Mac , is er mogelijk een oplossing die bij u past. U kunt een regel instellen om specifieke e-mails te archiveren op basis van datum.

1. Open Outlook en selecteer Outlook > Settings in de menubalk.
2. Kies Regels^{(Choose Rules)} in het venster dat verschijnt.

1. Kies links in het volgende scherm een ​​account als u er meer dan één heeft.
2. Selecteer rechts onderaan de plustekenknop om een ​​nieuwe regel toe te voegen.

1. Voer bovenaan een regelnaam in.
2. Gebruik voor de voorwaarde de vervolgkeuzelijst aan de linkerkant om het type voorwaarde te kiezen. U kunt Datum ontvangen^{(Date Received)} selecteren om uw regel op datum te baseren. Voer aan de rechterkant een datumbereik in of gebruik eenvoudigweg het veld Vóór^(Before) datum om een ​​datum in het verleden in te voeren.

Opmerking: houd er rekening mee dat u naarmate de tijd verstrijkt, deze regel wellicht wilt bijwerken om een ​​nieuwe datum toe te voegen.

1. Voor de actie kiest u Verplaatsen^(Move) naar map^(Folder) in de eerste vervolgkeuzelijst en kiest u Archief^(Archive) in de lijst aan de rechterkant.

1. Gebruik optioneel het plusteken naast Behalve als voor e-mails de regel moet worden vermeden, of vink het vakje hieronder aan om andere regels te negeren die aan dezelfde voorwaarden voldoen.
2. Controleer of het vakje Ingeschakeld^(Enabled) is aangevinkt en selecteer OK om uw regel op te slaan.

Archiveer Outlook-e-mails op internet

Het archiveren van e-mails in de webversie van Outlook^{(Outlook on the web)} is vergelijkbaar met de desktopversies.

Archiveer e-mails handmatig op internet

• Voor één e-mail selecteert u deze of vinkt u het vakje aan de linkerkant aan.
• Voor een groep aangrenzende e-mails kiest u de eerste, houdt u Shift ingedrukt en kiest u de laatste in het bereik.
• Voor een groep niet-aangrenzende e-mails kiest u er één, houdt u Ctrl ( Windows ) of Command ( Mac ) ingedrukt en kiest u elke extra e-mail.

Nadat u de e-mail(s) heeft geselecteerd die u wilt archiveren, voert u een van de volgende handelingen uit:

• Kies Archief^{(Choose Archive)} in de werkbalk op het tabblad Start^(Home) .
• Klik met de rechtermuisknop en kies Archief.
• Selecteer de knop Archief^(Archive) (vak) rechts in de inbox.

Archiveer e-mails^{(Archive Emails)} automatisch op internet^(Web)

Net als op Mac is er momenteel geen AutoArchiveren-functie in de webversie van Outlook . In plaats daarvan kunt u een op datum gebaseerde regel instellen.

1. Selecteer het tandwielpictogram rechtsboven en kies Bekijk^(View) alle Outlook- instellingen in de zijbalk die verschijnt.

1. Kies uiterst links voor Mail en rechts voor Regels^(Rules) . Kies vervolgens Nieuwe regel toevoegen .^(Add)

1. Geef uw regel bovenaan een naam.
2. Gebruik onder Voeg^(Add) een voorwaarde toe de vervolgkeuzelijst om Vóór^(Before) te kiezen . Voeg vervolgens de datum aan de rechterkant toe.

Opmerking: net als op Mac wilt u deze regel misschien later bijwerken om een ​​nieuwe datum toe te voegen.

1. Gebruik onder Een actie toevoegen^(Add) de vervolgkeuzelijst om Verplaatsen^(Move) naar te kiezen. Selecteer vervolgens Archief^(Archive) aan de rechterkant.

1. Selecteer eventueel Een uitzondering toevoegen voor e-mails die de regel moet vermijden en vink het vakje aan om te stoppen met het verwerken van meer regels.^(Add)
2. Om de regel onmiddellijk in uw inbox uit te voeren, markeert u het selectievakje voor Regel nu uitvoeren . ^(Run)Selecteer vervolgens Opslaan^(Save) .

Archiveer Outlook-e-mails op Android en iPhone

Als u Outlook op uw Android-apparaat of iPhone^{(Outlook on your Android device or iPhone)} gebruikt , kunt u daar ook e-mails archiveren. Op dit moment is er geen AutoArchiveren-functie, maar je hebt wel een paar manieren om e-mails handmatig te archiveren.

Om één e-mail te archiveren, kunt u de veegactie gebruiken. Schuif de e-mail van links naar rechts of omgekeerd, afhankelijk van uw instellingen, en selecteer het archiefpictogram^(Archive) . U kunt ook de e-mail openen en bovenaan op het archiefpictogram tikken.^(Archive)

Om meerdere e-mails in uw inbox te archiveren, tikt u op één e-mail en houdt u deze vast. U ziet het selectiescherm. Kies de resterende e-mails en tik vervolgens op het archiefpictogram bovenaan ( Android ) of onderaan (iPhone).

Het beheren van die onnodige oude e-mails is eenvoudig in Outlook op Windows , Mac , internet en uw mobiele apparaat. Nu u weet hoe u e-mails in Outlook archiveert , kunt u manieren bekijken om te verhelpen dat Outlook niet wordt geopend^{(ways to fix Outlook not opening)} .

How to Archive Emails in Microsoft Outlook

If you havе emails that you no longer need, but don’t necessarily want to delete, you can archive them. In Microsoft Outlook, you haνe a fеw ways to manually or automаtiсally archive emails to get them out оf the way.

We’ll show you how to archive emails in Outlook on your desktop, the web, and your mobile device. No matter where you use Outlook the most, you can make room for new messages.

About Archiving Emails in Outlook

For Microsoft 365, exchange accounts, and Outlook on the web, you have a default Archive folder. With exchange server accounts, retention policies may apply. For POP and IMAP accounts, you can create an Archive folder.

By using an Archive folder, you can retrieve any emails you move there later if needed.

When you move items to the Archive folder using the button as described below, this doesn’t decrease your inbox size. If you’re concerned about space, you can create a separate Outlook Data File (.pst) when using Windows which we’ll explain below.

Archive Outlook Emails on Windows

You can manually archive emails in Outlook on Windows or use one of the AutoArchive features available. These automatic archive features may differ depending on your version of Outlook.

Manually Archive Emails on Windows

You can manually archive one or more emails a few different ways on Windows.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Drag the email(s) to the Archive folder.
• Choose Archive in the ribbon on the Home or Message tab.
• Right-click and pick Archive.
• Use your Backspace key.

Automatically Archive Emails on Windows

On Windows, you can automatically archive older emails by performing a mailbox cleanup or setting up the AutoArchive to run every so often.

Perform an Inbox Cleanup

You can move emails to an Outlook Data File to save space and clean up your mailbox in one fell swoop.

1. Select File > Info. Then, open the Tools menu and choose Clean Up Old Items.

1. Choose the email account inbox, folder, and subfolders you want to perform the maintenance on and pick a date in the drop-down box beneath. Optionally, check the box to include “Do not AutoArchive” emails.

1. You can see the file path for the location of the archive file so that you can easily access it later if needed. Take a look at these ways to access the PST file if you run into trouble.
2. Choose OK to perform the cleanup.

Set Up AutoArchive

To automatically archive items on a schedule, you can set up the AutoArchive option.

1. Select File > Options. Choose Advanced on the left and AutoArchive Settings on the right.

1. Check the box at the top for how often you want to run AutoArchive and enter the timing in the box. Optionally, you can mark the checkbox to be prompted before it runs.

1. In the During AutoArchive section, check the box for Archive or delete old items and then pick the age of the emails.

1. You can then choose to move the items to the Outlook Data File or permanently delete the items.

1. Optionally, select the button to apply the settings to all of your folders and then OK to complete the setup. Choose OK in the Outlook Options window to save your change.

Archive Outlook Emails on Mac

You can manually and automatically archive emails in Outlook on Mac, although a bit differently than on Windows.

Manually Archive Emails on Mac

You can manually archive one or more emails a few different ways on your Mac.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Command, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Select Message > Archive in the menu bar.
• Choose Archive in the ribbon on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.
• Use the keyboard shortcut Control + E.

Automatically Archive Emails on Mac

While there isn’t an automatic archive option in Outlook on Mac, there is a workaround that may suit you. You can set up a rule to archive specific emails based on date.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings from the menu bar.
2. Choose Rules in the window that appears.

1. On the left of the next screen, pick an account if you have more than one.
2. On the right, select the plus sign button at the bottom to add a new rule.

1. Enter a Rule name at the top.
2. For the condition, use the drop-down box on the left to pick the type of condition. You can select Date Received to base your rule on date. To the right, enter a date range or simply use the Before date field to enter a date in the past.

Note: Keep in mind that as time passes, you may want to update this rule to include a new date.

1. For the action, choose Move to Folder in the first drop-down box and pick Archive in the list to the right.

1. Optionally, use the plus sign next to Except if for emails the rule should avoid or check the box below to ignore other rules that meet the same conditions.
2. Confirm that the Enabled box is checked and select OK to save your rule.

Archive Outlook Emails on the Web

Archiving emails in Outlook on the web is similar to the desktop versions.

Manually Archive Emails on the Web

• For a single email, select it or check the box on the left.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl (Windows) or Command (Mac), and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Choose Archive in the toolbar on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.

Automatically Archive Emails on the Web

Like on Mac, there isn’t currently an AutoArchive feature in Outlook on the web. Instead, you can set up a date-based rule.

1. Select the gear icon on the top right and choose View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. On the far left, choose Mail and to the right, choose Rules. Then, pick Add new rule.

1. Give your rule a name at the top.
2. Below Add a condition, use the drop-down list to pick Before. Then, add the date to the right.

Note: Like on Mac, you may want to update this rule later to include a new date.

1. Below Add an action, use the drop-down list to pick Move to. Then, select Archive to the right.

1. Optionally, select Add an exception for emails the rule should avoid and check the box to stop processing more rules.
2. To run the rule immediately in your inbox, mark the checkbox for Run rule now. Then, select Save.

Archive Outlook Emails on Android and iPhone

If you use Outlook on your Android device or iPhone, you can archive emails there as well. At this time, there isn’t an AutoArchive feature, but you have a few ways to archive emails manually.

To archive a single email, you can use the swipe action. Slide the email from left to right or vice versa per your setup and select the Archive icon. Alternatively, open the email and tap the Archive icon at the top.

To archive several emails in your inbox, tap and hold one email and you’ll see the selection screen. Choose the remaining emails and then tap the Archive icon at the top (Android) or bottom (iPhone).

Taking care of those unneeded old emails is easy in Outlook on Windows, Mac, the web, and your mobile device. Now that you know how to archive emails in Outlook, check out ways to fix Outlook not opening.

Related posts

• Negen nostalgische technische geluiden die je waarschijnlijk al jaren niet meer hebt gehoord

• Populaire computer-, technologie- en IT-buzzwords van vandaag

• Drupal installeren met WAMP op Windows

• Beste software en hardware Bitcoin-portefeuilles voor Windows, iOS, Android

• Gratis internetradiostation instellen op Windows-pc

• Hoe installeer ik Windows 95 op Windows 10

• Wat is big data - een eenvoudige uitleg met een voorbeeld?

• Automate.io is een gratis automatiseringstool en IFTTT-alternatief

• Hoe sluit u uw Payoneer-account?

• Winkeltips voor Cyber ​​Monday & Black Friday Sale die u wilt volgen

• Tips, tools en services voor online reputatiebeheer

• Beste gratis veilige digitale notebooksoftware en online services

• Fix Partner heeft geen verbinding gemaakt met routerfout in TeamViewer op Windows 10

• Hoe pdf-documenten met een wachtwoord te beveiligen en te beveiligen met LibreOffice

• Een sjabloon gebruiken om een ​​document te maken met LibreOffice

• Converteer Magnet-links naar Direct Download-links met Seedr

• Disqus-commentaarvak wordt niet geladen of weergegeven voor een website

• Bring Your Own Device (BYOD) voordelen, best practices, etc.

• Etiquette, tips en regels voor videoconferenties die u moet volgen

• Session messaging-app biedt sterke beveiliging; Geen telefoonnummer nodig!