Ik heb onlangs een artikel geschreven over het gebruik van samenvattingsfuncties in Excel^{(how to use summary functions in Excel)} om gemakkelijk grote hoeveelheden gegevens samen te vatten, maar dat artikel hield rekening met alle gegevens op het werkblad. Wat als u alleen naar een subset van gegevens wilt kijken en de subset van gegevens wilt samenvatten?

In Excel kunt u filters maken voor kolommen die rijen verbergen die niet overeenkomen met uw filter. Daarnaast kunt u ook speciale functies in Excel gebruiken om gegevens samen te vatten met alleen de gefilterde gegevens.

In dit artikel zal ik u door de stappen leiden voor het maken van filters in Excel en ook voor het gebruik van ingebouwde functies om die gefilterde gegevens samen te vatten.

Maak eenvoudige filters in Excel

In Excel kunt u eenvoudige filters en complexe filters maken. Laten we beginnen met eenvoudige filters. Als u met filters werkt, moet u altijd één rij bovenaan hebben die wordt gebruikt voor labels. Het is geen vereiste om deze rij te hebben, maar het maakt het werken met filters een beetje makkelijker.

Hierboven heb ik enkele nepgegevens en ik wil een filter maken op de kolom Stad . ^(City)In Excel is dit heel eenvoudig te doen. Ga je gang en klik op het tabblad Gegevens^(Data) in het lint en klik vervolgens op de knop Filter . U hoeft de gegevens op het blad ook niet te selecteren of in de eerste rij te klikken.

Wanneer u op Filter klikt , wordt aan elke kolom in de eerste rij automatisch een kleine vervolgkeuzeknop toegevoegd aan de rechterkant.

Ga nu verder en klik op de vervolgkeuzepijl in de kolom Stad . ^(City)Je ziet een aantal verschillende opties, die ik hieronder zal toelichten.

Bovenaan kunt u snel alle rijen sorteren op de waarden in de kolom Stad . ^(City)Houd er rekening mee dat wanneer u de gegevens sorteert, de hele rij wordt verplaatst, niet alleen de waarden in de kolom Stad . ^(City)Dit zorgt ervoor dat uw gegevens intact blijven zoals voorheen.

Het is ook een goed idee om helemaal vooraan een kolom toe te voegen met de naam ID en deze te nummeren van één tot het aantal rijen dat je in je werkblad hebt. Op deze manier kunt u altijd sorteren op de ID-kolom en uw gegevens terugkrijgen in dezelfde volgorde als oorspronkelijk, als dat belangrijk voor u is.

Zoals u kunt zien, zijn alle gegevens in de spreadsheet nu gesorteerd op basis van de waarden in de kolom Stad . ^(City)Tot nu toe zijn er geen rijen verborgen. Laten we nu eens kijken naar de selectievakjes onder aan het filterdialoogvenster. In mijn voorbeeld heb ik slechts drie unieke waarden in de kolom Stad^(City) en die drie verschijnen in de lijst.

Ik ging door en schakelde twee steden uit en liet er één aangevinkt. Nu heb ik slechts 8 rijen met gegevens die worden weergegeven en de rest is verborgen. U kunt gemakkelijk zien dat u naar gefilterde gegevens kijkt als u de rijnummers helemaal links aanvinkt. Afhankelijk van hoeveel rijen er verborgen zijn, zie je een paar extra horizontale lijnen en is de kleur van de cijfers blauw.

Laten we nu zeggen dat ik op een tweede kolom wil filteren om het aantal resultaten verder te verminderen. In kolom C heb ik het totale aantal leden in elk gezin en ik wil alleen de resultaten zien voor gezinnen met meer dan twee leden.

Ga je gang en klik op de vervolgkeuzepijl in kolom C^{(Column C)} en je ziet dezelfde selectievakjes voor elke unieke waarde in de kolom. In dit geval willen we echter op Nummerfilters^{(Number Filters)} klikken en vervolgens op Groter dan^{( Greater Than)} . Zoals je kunt zien, zijn er ook een heleboel andere opties.

Er verschijnt een nieuw dialoogvenster en hier kunt u de waarde voor het filter typen. U kunt ook meer dan één criterium toevoegen met een EN- of OF-functie. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat je rijen wilt waarvan de waarde groter is dan 2 en niet gelijk aan 5.

Nu heb ik nog maar 5 rijen gegevens: alleen gezinnen uit New Orleans en met 3 of meer leden. Makkelijk^(Easy) genoeg? Merk op dat u eenvoudig een filter op een kolom kunt wissen door op de vervolgkeuzelijst te klikken en vervolgens op de link Filter wissen uit "Kolomnaam"^{(Clear Filter From “Column Name”)} te klikken.

Dus dat was het zo'n beetje voor eenvoudige filters in Excel . Ze zijn heel gemakkelijk te gebruiken en de resultaten zijn vrij eenvoudig. Laten we nu eens kijken naar complexe filters met behulp van het dialoogvenster Geavanceerde filters.^(Advanced)

Geavanceerde filters maken in Excel

Als u meer geavanceerde filters wilt maken, moet u het dialoogvenster Geavanceerde filters gebruiken. ^(Advanced)Laten we bijvoorbeeld zeggen dat ik alle families wilde zien die in New Orleans wonen met meer dan 2 leden in hun familie OF^(OR) alle families in Clarksville met meer dan 3 leden in hun familie EN^(AND) alleen degenen met een .EDU -eindmailadres . Nu kun je dat niet doen met een eenvoudig filter.

Om dit te doen, moeten we het Excel- blad een beetje anders instellen. Ga je gang en voeg een paar rijen boven je gegevensset in en kopieer de koplabels precies naar de eerste rij, zoals hieronder weergegeven.

Hier is hoe geavanceerde filters werken. U moet eerst uw criteria in de kolommen bovenaan typen en vervolgens op de knop Geavanceerd^(Advanced) klikken onder Sorteren en filteren^{( Sort & Filter)} op het tabblad Gegevens .^(Data)

Dus wat kunnen we precies in die cellen typen? Oké, laten we beginnen met ons voorbeeld. We willen alleen gegevens uit New Orleans of Clarksville zien , dus laten we die in de cellen E2 en E3 typen.

Wanneer u waarden in verschillende rijen typt, betekent dit OF. Nu willen we gezinnen in New Orleans met meer dan twee leden en gezinnen in Clarksville met meer dan drie leden. Typ hiervoor >2 in C2 en >3 in C3.

Aangezien >2 en New Orleans op dezelfde rij staan, is het een AND -operator. Hetzelfde geldt voor rij 3 hierboven. Ten slotte willen we alleen de families met .EDU-eindigend e-mailadres. Om dit te doen, typt u gewoon *.edu in zowel D2 als D3. Het *-symbool betekent een willekeurig aantal tekens.

Zodra u dat doet, klikt u ergens in uw dataset en klikt u vervolgens op de knop Geavanceerd^(Advanced) . Het veld Lijstbereik^{(List Rang)} zal automatisch uw dataset achterhalen, aangezien u erop hebt geklikt voordat u op de knop Geavanceerd^(Advanced) klikte . Klik nu op het kleine knopje rechts van de knop Criteriabereik^{(Criteria range)} .

Selecteer^(Select) alles van A1 tot E3 en klik vervolgens nogmaals op dezelfde knop om terug te gaan naar het dialoogvenster Geavanceerd filter . ^{(Advanced Filter)}Klik op OK^{(Click OK)} en uw gegevens zouden nu moeten worden gefilterd!

Zoals je kunt zien, heb ik nu slechts 3 resultaten die aan al deze criteria voldoen. Merk op dat de labels voor het criteriabereik exact moeten overeenkomen met de labels voor de dataset om dit te laten werken.

Je kunt natuurlijk veel gecompliceerdere zoekopdrachten maken met deze methode, dus speel ermee om de gewenste resultaten te krijgen. Laten we het tenslotte hebben over het toepassen van sommatiefuncties op gefilterde gegevens.

Gefilterde gegevens samenvatten

Laten we nu zeggen dat ik het aantal gezinsleden op mijn gefilterde gegevens wil optellen, hoe zou ik dat kunnen doen? Laten we ons filter wissen door op de knop Wissen^(Clear) in het lint te klikken. Maak je geen zorgen, het is heel eenvoudig om het geavanceerde filter opnieuw toe te passen door simpelweg op de knop Geavanceerd^(Advanced) te klikken en nogmaals op OK te klikken.

Laten we onderaan onze dataset een cel toevoegen met de naam Totaal^(Total) en vervolgens een somfunctie toevoegen om het totale aantal gezinsleden op te tellen. In mijn voorbeeld heb ik zojuist =SUM(C7:C31) getypt .

Dus als ik naar alle gezinnen kijk, heb ik in totaal 78 leden. Laten we nu doorgaan en ons geavanceerde^(Advanced) filter opnieuw toepassen en kijken wat er gebeurt.

Oeps! In plaats van het juiste getal 11 te tonen, zie ik nog steeds dat het totaal 78 is! Waarom is dat? Welnu, de SOM-^(SUM) functie negeert verborgen rijen niet, dus het doet nog steeds de berekening met alle rijen. Gelukkig zijn er een aantal functies die je kunt gebruiken om verborgen rijen te negeren.

De eerste is SUBTOTAAL^(SUBTOTAL) . Voordat we een van deze speciale functies gebruiken, moet u uw filter wissen en vervolgens de functie typen.

Zodra het filter is gewist, ga je gang en typ je =SUBTOTAL( en je zou een vervolgkeuzelijst moeten zien verschijnen met een heleboel opties. Met deze functie kies je eerst het type sommatiefunctie dat je wilt gebruiken met een getal.

In ons voorbeeld wil ik SUM gebruiken , dus ik typ het getal 9 in of klik er gewoon op in de vervolgkeuzelijst. Typ vervolgens een komma en selecteer het cellenbereik.

Wanneer u op enter drukt, zou u moeten zien dat de waarde van 78 hetzelfde is als eerder. Als u het filter nu echter opnieuw toepast, zien we er 11!

Uitmuntend! Dat is precies wat we willen. Nu kunt u uw filters aanpassen en de waarde geeft altijd alleen de rijen weer die momenteel worden weergegeven.

De tweede functie die vrijwel precies hetzelfde werkt als de SUBTOTAL- functie is AGGREGATE . Het enige verschil is dat er nog een parameter in de AGGREGATE- functie is waar je moet specificeren dat je verborgen rijen wilt negeren.

De eerste parameter is de sommatiefunctie die u wilt gebruiken en net als bij SUBTOTAAL^(SUBTOTAL) vertegenwoordigt 9 de SOM-^(SUM) functie. De tweede optie is waar je 5 moet typen om verborgen rijen te negeren. De laatste parameter is hetzelfde en is het cellenbereik.

U kunt ook mijn artikel over samenvattingsfuncties lezen om meer in detail te leren hoe u de AGGREGATE-functie^{(use the AGGREGATE function)}  en andere functies zoals MODUS^(MODE) , MEDIAAN^(MEDIAN) , GEMIDDELDE^(AVERAGE) , enz. kunt gebruiken.

Hopelijk geeft dit artikel je een goed startpunt voor het maken en gebruiken van filters in Excel . Als je vragen hebt, plaats dan gerust een reactie. Genieten van!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote аn article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Uw Excel-gegevens in kaart brengen

• Gebruik de nieuwe functie "Gegevens uit afbeelding invoegen" van Excel Mobile

• Samenvattingsfuncties gebruiken om gegevens in Excel samen te vatten

• Excel gebruiken als hulpmiddel om gegevens van internet te kopiëren

• Een lineaire regressietrendlijn toevoegen aan een Excel-spreidingsplot

• 13 OneNote-tips en -trucs om uw notities beter te ordenen

• Hoe maak je een histogram in Excel

• Sparklines gebruiken in Excel

• De 40 beste Microsoft Excel-sneltoetsen voor het toetsenbord

• Gegevens migreren van MS Access naar SQL Server-database

• Foutbalken toevoegen in Excel

• Werkbladen groeperen in Excel

• Kolombreedtes en rijhoogten automatisch aanpassen in Excel

• Een eenvoudige grafiek of grafiek maken in Excel

• Meerdere exemplaren van Excel openen

• Hoe voor- en achternaam te scheiden in Excel

• Overeenkomende waarden vinden in Excel

• Wat-als-analyse in Microsoft Excel begrijpen?

• Een vervolgkeuzelijst maken in Excel

• Koppel cellen tussen bladen en werkmappen in Excel