De mogelijkheid om thuis online vergaderingen op afstand te houden, kan erg handig zijn. Maar het introduceert ook een hele lijst van mogelijkheden voor zeer gênante momenten.

Als je kinderen, huisdieren, baby's of zelfs een raam achter je hebt dat het buitenleven laat zien, heb je alle ingrediënten van een recept voor een ramp.

In dit artikel bespreken we enkele van de meest voorkomende problemen die kunnen leiden tot gênante online vergaderingen, en hoe u ze kunt voorkomen.

Online vergaderingen: wat kan^(Could) er mis gaan^{(Go Wrong)} ?

Een van de bekendste voorbeelden van zo'n gênant moment gebeurde met professor Robert Kelly toen hij live op televisie werd geïnterviewd door de BBC .

Een van Kelly's peuter-leeftijd kinderen kwam zijn kantoor binnen, halverwege een interview, en zijn baby in een rollator ook. Ten slotte rent zijn uitzinnige vrouw de kamer in om de kinderen uit de kamer te halen.

Dit was niet alleen een gênant online ontmoetingsmoment, maar het was er ook een die live plaatsvond en over de hele wereld werd uitgezonden naar miljoenen kijkers.

Gênante online vergadermomenten^{(Embarrassing Online Meeting)} voorkomen

Er zijn manieren waarop u uw werkruimte, uw computer en de vergadering zelf kunt instellen om de kans op ongelukkige gebeurtenissen te verkleinen.

Als u al deze richtlijnen volgt, kunt u er zeker van zijn dat al uw online vergaderingen soepel en zonder "memorabele" momenten zullen verlopen.

Blokkeer uw camera wanneer deze niet in gebruik is

Er zijn veel veiligheidsredenen waarom u uw webcam afgedekt zou moeten houden,^{(keep your webcam covered)} tenzij deze in gebruik is. Maar los van de veiligheid wil je je video ook niet aan het begin van een online meeting laten zien voordat je er klaar voor bent.

Er zijn verhalen bekend van mensen die tijdens een vergadering naar het toilet gingen^{(stories of people caught going to the bathroom)} omdat hun webcam op een open badkamerdeur was gericht. 

Dit kan om meerdere redenen gebeuren.

• De webcam wordt automatisch ingeschakeld wanneer de vergadering begint
• Je vergeet dat de camera aanstaat tijdens een meeting
• Je dacht dat de vergadering was afgelopen, maar de camera staat nog aan terwijl mensen verbonden zijn

De eenvoudigste manier om al deze scenario's te voorkomen, is door de schuifregelaar op uw webcam te gebruiken als deze er is. Als dit niet het geval is, houd dan wat plakband bij de hand om over de camera te houden wanneer deze niet in gebruik is.

Gordijnen gebruiken op achtergrondvensters

Windows is misschien geweldig om licht in uw kantoor te laten komen, maar wanneer u in een online vergadering zit, kunnen ze veel problemen veroorzaken.

Er zijn meerdere scenario's die kunnen leiden tot schaamte met vensters, dus laten we de drie belangrijkste onderzoeken.

Je ziet eruit als een schurk

Stel je voor^(Imagine) dat iemand opduikt in een vergadering en ze verschijnen alleen als een schaduw in een verduisterde kamer. Wat zou je eerste indruk zijn van die persoon?

De meeste mensen zouden herinnerd worden aan een aantal films waarin een schurk in een kerkerhol zit en hun volgende kwaadaardige plan beraamt.

Licht dat door een raam naar binnen stroomt, speelt trucjes met de meeste webcams en dwingt ze om automatisch licht te filteren, waardoor de hele kamer veel donkerder lijkt dan het in werkelijkheid is.

De eenvoudigste manier om dit probleem op te lossen, is door alle ramen achter u in gordijnen te kleden en de gordijnen of zonneschermen altijd gesloten te houden tijdens vergaderingen.

Huisdieren houden van ramen

Huisdieren houden ook van ramen, en huisdieren en online vergaderingen gaan zelden goed samen.

Als je merkt dat mensen in de vergadering grinniken of grinniken terwijl je praat, wil je misschien eens achter je kijken.

De kans is redelijk goed dat je kat niet goed is.

Als je klaar bent om een ​​online vergadering te beginnen, haal dan al je huisdieren uit de kamer, zodat ze zich niet op de vensterbank verstoppen om je tijdens je videoconferentie in verlegenheid te brengen.

Opmerking: als u de kantoordeur sluit (en op slot doet) kunt u ongewenste huisdieren en andere ongenode gasten buiten houden.

De buitenlucht is niet altijd mooi

Het andere probleem met vensters zijn de dingen die aan de andere kant van die vensters gebeuren.

Wilt u echt dat uw collega's of andere deelnemers aan de vergadering uw buurman in hun pyjama het gras buiten zien maaien? 

Je weet nooit wie of wat er langs het raam komt, dus dit is nog een reden om ervoor te zorgen dat dat raam achter je gordijnen heeft, en dat je ze gebruikt.

Zet de verlichting aan

Over verlichting gesproken, een goed verlicht kantoor zorgt voor de beste video tijdens een webconferentie. De beste manier om perfecte verlichting te bereiken, is door uw bureau zo te plaatsen dat er een raam is (met de gordijnen open) achter de monitor waar u naar kijkt of aan de zijkant. 

Natuurlijk licht van ramen aan de zijkant doet het tegenovergestelde van een raam achter je. In plaats van de webcam te dwingen om licht te filteren, werpt hij natuurlijk licht op je zodat de camera het kan oppikken.

Als u geen raam op de juiste manier in uw kantoor heeft, is de volgende beste oplossing om zoveel bovenlichten aan te doen als u heeft.

Beter nog, gebruik Philips Hue-lampen^{(Philips Hue lights)} en zet ze op de helderste stand.

Opruimen voor vergaderingen

Volgens een onderzoek van de Universiteit van Michigan uit 2018^{(2018 study by the University of Michigan)} ontdekten psychologen dat mensen negatieve meningen over mensen ontwikkelden, alleen al door de staat van hun kantoor.

Deze bevinding is niet verrassend. Het is echter jammer als je de hele week hard hebt gewerkt en gewoon geen tijd hebt gehad om de ruimte om je heen op te ruimen voor die online videovergadering.

De makkelijke oplossing is om minimaal 15 minuten voor aanvang van de videomeeting in je agenda te plannen. Besteed die tijd aan het opruimen van alle rommel achter je. Ruim in ieder geval alles op wat de camera kan zien.

Het betekent misschien niet dat de hele kamer schoon is, of dat uw bureaublad niet nog steeds rommelig is, maar als mensen die de vergadering bijwonen de rommel niet kunnen zien, zullen ze niet beter weten.

Oh de geluiden die we maken

Geluid kan je ergste vijand zijn tijdens een videoconferentie. Er zijn allerlei manieren waarop je microfoon je in verlegenheid kan brengen. 

Overweeg om te vergeten dat uw microfoon is ingeschakeld en een van de volgende handelingen uit te voeren:

• Chips eten of iets anders knapperigs en luids
• Onder je adem iets negatiefs mompelen over een collega dat iedereen kan horen
• Een persoonlijk zijgesprek voeren met uw echtgenoot of ander familielid
• Gênante lichaamsgeluiden maken

Al deze scenario's kunnen variëren van licht humoristisch tot pijnlijk gênant. 

Wat is de oplossing? Controleer altijd^(Always) of u aan het begin van de vergadering gedempt bent, tenzij u moet spreken, en houd uw microfoonstatus tijdens de vergadering nauwlettend in de gaten. 

Nog beter: configureer uw software-instellingen voor videoconferenties zodat de microfoon automatisch gedempt blijft wanneer de vergadering begint.

In Skype vind je deze instelling in het menu Instellingen^(Settings) , onder Audio & Video . Zorg ervoor dat dempen voor inkomende oproepen^{(Unmute for incoming calls)} is uitgeschakeld.

De meeste grote toepassingen voor videoconferenties hebben een vergelijkbare instelling voor de microfoon.

Andere handige tips

Als u al het bovenstaande advies in gedachten houdt, zorgt u ervoor dat uw videoconferenties soepel en zonder haperingen verlopen. 

Er zijn nog een paar andere tips die kunnen helpen bij je videogesprekken:

• Schermen delen^{(Sharing screens)} : wanneer u uw scherm deelt, moet u de knop Delen niet selecteren voordat het juiste scherm is gemarkeerd. Elke grote app voor online vergaderen markeert het scherm dat je hebt geselecteerd, zodat je altijd weet welk scherm je gaat delen. Als u het verkeerde scherm deelt, kan dit ertoe leiden dat mensen dingen zien die u niet wilt.
• Gênante meldingen^{(Embarrassing notifications)} : er is niets erger dan een collega die u een persoonlijk bericht stuurt terwijl u uw scherm deelt tijdens een vergadering. Schakel Windows-meldingen^{(Disable windows notifications)} uit vóór elke videoconferentie.
• Vensterplaatsing^{(Window placement)} : een veelgemaakte fout die mensen maken, is het chatvenster met de gezichten van iedereen op een scherm buiten de webcam te plaatsen. Plaats het in plaats daarvan op hetzelfde scherm, zodat het lijkt alsof u rechtstreeks naar mensen kijkt.
• Virtuele achtergronden^{(Virtual backgrounds)} – Bij de meeste apps zoals Zoom en Skype kun je nu een virtuele achtergrond kiezen. Je kunt iets uit de voorinstellingen kiezen of je kunt je eigen afbeelding downloaden en als achtergrond gebruiken. Sommige apps laten je ook de achtergrond vervagen, dus als je vastzit met een slechte achtergrond voor je gesprek, koop dan een virtuele.

Heb je ooit gênante momenten gehad tijdens je videoconferenties? We horen graag je verhaal in de comments hieronder.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The ability to have remote, online meetings at home can be very convenient. But it аlso introduces a whole list of opportunitіes for νery embarrassing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

Related posts

• Hoe u uzelf online tegen hackers kunt beschermen

• Hoe u uw printer online kunt krijgen als deze offline wordt weergegeven

• Snelle oplossingen als uw Zoom Meeting Camera niet werkt

• Hoe u online naar gratis muziek kunt luisteren zonder te downloaden

• Hoe u al uw online en offline gegevens kunt versleutelen

• Hoe maak je een screenshot op Steam

• Discord-spoilertags gebruiken

• Gaat uw computer willekeurig vanzelf aan?

• OLED versus MicroLED: moet je wachten?

• Computer- en e-mailbewaking of spionagesoftware detecteren

• Firefox-containers: gebruik ze om uw online leven te organiseren

• Hoe u online banen kunt vinden om vanuit huis te werken

• Hoe Spotify luider en beter te laten klinken

• Hoe u uw Facebook-onlinestatus kunt verbergen

• Wat is de Discord Streamer-modus en hoe u deze instelt?

• 10 beste manieren om uw computer kindveilig te maken

• Verbeter video's online voor Shaky Dark-video's

• Kun je je Twitch-naam wijzigen? Ja, maar wees voorzichtig

• Hoe zich te ontdoen van Yahoo Search in Chrome

• Hoe het scherm op een Chromebook te splitsen