Hoe Google Agenda te gebruiken: 10 Pro-tips

Wanneer de meeste mensen Google Agenda(Google Calendar) gebruiken, gebruiken ze het op de eenvoudigst mogelijke manier. Ze maken afspraken, herinneringen en plannen misschien zelfs vergaderingen die Google Meet gebruiken .

Maar er is veel meer aan Google Agenda(Google Calendar) dan op het eerste gezicht lijkt. Er zijn functies weggestopt in submenu's en integraties die maar weinig mensen kennen totdat je ze tegenkomt.

In dit artikel leer je enkele van de beste professionele tips voor het gebruik van Google Agenda(Google Calendar) , dus het is veel nuttiger. Beheers(Master) deze en u zult nog productiever zijn dan u al bent.

Kalenders toevoegen

Veel mensen gebruiken Google Agenda(use Google Calendar) met één agenda onder hun Google-account . De meeste mensen realiseren zich niet dat je eigenlijk meerdere "gelaagde" kalenders kunt maken voor verschillende delen van je leven.

Hier zijn enkele voorbeelden van dingen waarvoor je misschien een aparte kalender wilt maken.

  • Je werkkalender.
  • De gedeelde agenda van uw gezin.
  • Een kalender voor uw woningrenovatie.
  • Een kalender gewijd aan uw nevenactiviteiten.

U kunt onderscheid maken tussen al uw meerdere agenda's door ze een kleurcodering te geven. Laten we eens kijken hoe we dit kunnen gebruiken in Google Agenda(Google Calendar) .

Meerdere agenda's toevoegen

Als u een nieuwe agenda wilt maken, selecteert u het + -symbool rechts van Andere agenda's(Other calendars) in het linkernavigatievenster. Selecteer Nieuwe agenda maken(Create new calendar) in het vervolgkeuzemenu.

Geef in het volgende venster uw nieuwe agenda een naam, een beschrijving (optioneel), stel de juiste tijdzone in voor waar u dat werk doet en selecteer Agenda maken(Create calendar) .

U ziet de nieuwe agenda verschijnen in het linkernavigatievenster onder Mijn agenda(My calendars) 's . Schakel het selectievakje links van uw nieuwe agenda in en selecteer in de agenda om een ​​nieuwe afspraak te maken.

Typ in het venster dat verschijnt de titel van uw evenement, pas eventuele andere instellingen aan en zorg ervoor dat u de agenda onderaan het venster wijzigt in uw nieuwe agenda.

Wanneer je Opslaan(Save) selecteert , zie je de afspraak verschijnen in je agendaweergave, maar heeft deze een kleurcode zodat je weet in welke agenda die afspraak is opgeslagen.

U kunt zoveel agenda's toevoegen als u wilt onder hetzelfde Google- account. Schakel de agendalaag in of uit die u niet wilt zien door elk agenda-aanvinkvakje in of uit te schakelen.

Abonneer u op nuttige kalenders

Er zijn ook gratis openbare agenda's waarop u zich kunt abonneren. Deze verschijnen net als de persoonlijke agenda's die u zelf toevoegt via het bovenstaande proces.

Om deze te openen, selecteert u het + -symbool naast Andere(Other) agenda's zoals hierboven, maar selecteert u deze keer Blader door agenda's van belang(Browse calendars of interest) in de vervolgkeuzelijst.

U ziet een lijst met agenda's waaruit u kunt kiezen. Deze omvatten verschillende soorten vakanties, een scala aan sporten en een sectie 'Overig' die momenteel alleen Fasen van de Maan(Phases of the Moon) bevat .

Zodra je deze hebt toegevoegd en teruggaat naar je agenda, zie je ze vermeld en ingeschakeld onder Andere agenda(Other calendars) 's . 

Je ziet ook afspraken uit die agenda verschijnen in je Google Agenda(Google Calendar) . Openbare(Public) agenda-evenementen worden meestal weergegeven als evenementen die de hele dag door bovenaan de relevante dag worden vermeld.

Inclusief interessante(Include Interesting) en informatieve kalenders van URL(Informational Calendars From URL)

U kunt openbare agenda's ook per URL toevoegen . Deze openbare agenda's zijn verspreid over het internet en niet altijd gemakkelijk te vinden.

Een paar voorbeelden zijn:

  • FirstShowing : selecteer de Google Agenda(Google Calendar) - link om de aankomende films voor het jaar te krijgen. Elk jaar wordt de site bijgewerkt met een nieuw tabblad voor het lopende jaar. 
  • JamBase : Selecteer om de Livestreams-kalender(Livestreams Calendar) bovenaan het venster te zien om aankomende concerten te zien.
  • iCalShare : blader of doorzoek deze enorme lijst met vakantie- en sportkalenders die u aan uw Google Agenda(Google Calendar) - account kunt toevoegen.
  • NASA-lanceringsschema(NASA Launch Schedule) : deze kalender wordt door NASA bijgewerkt met alle aanstaande NASA -lanceringen en historische NASA -lanceringen.

Kopieer de URL van een openbare agenda om een ​​van deze agenda's toe te voegen. Selecteer vervolgens in uw eigen Google Agenda(Google Calendar) - account het + -pictogram rechts van Andere agenda's(Other calendars) . Selecteer Van URL(From URL) in de vervolgkeuzelijst. 

Plak in het volgende Windows de (Windows)URL van de agenda in het veld URL van agenda(URL of calendar) en selecteer vervolgens de knop Agenda toevoegen(Add calendar)

Als u nu terugkeert naar uw eigen agenda en u de agenda inschakelt die u hebt toegevoegd, ziet u die gebeurtenissen met hun eigen kleurcodering.

Handige tips bij het gebruik van Google Agenda(Google Calendar)

Afgezien van het eenvoudig toevoegen van evenementen aan uw agenda, zijn er een heleboel dingen die u kunt doen om uw agenda effectiever te maken.

Kleurcode Uw werk

Wanneer u gebeurtenissen maakt om uzelf eraan te herinneren iets te doen of over een afspraak te doen, overweeg dan om specifieke gebieden van uw leven in kleur te coderen.

U kunt bijvoorbeeld alle gezondheidsgerelateerde gebeurtenissen geel, werkgebeurtenissen blauw en familiegebeurtenissen oranje maken.

Om dit te doen, selecteert u gewoon de kalender om een ​​evenement te maken. Nadat je het evenement een titel hebt gegeven, selecteer je Meer opties(More options) onder aan het venster. Selecteer op de volgende pagina de kleurcode voor dat evenement naast de kalenderselectie. 

Deze optie heft de standaard agenda-instelling op met uw aangepaste kleurcode.

Gebruik de juiste tijdzones(Use Correct Time Zones) tijdens het reizen

Als je een evenement hebt dat begint in de ene tijdzone en eindigt in een andere, is het belangrijk om rekening te houden met dat tijdzoneverschil.

Als je niet zeker weet waarom dit belangrijk is, overweeg dan om aan een schoolkrant te gaan werken wanneer je aan boord gaat van een vlucht aan de oostkust(East Coast) van de Verenigde (United) Staten(States) . Je weet dat je waarschijnlijk je paper zult afmaken als je eenmaal in Californië(California) bent geland . 

Het probleem is dat Californië(California) vier uur terug in de tijd is. Google Agenda(Google Calendar) kan u helpen rekening te houden met deze tijdzoneverschuiving.

Om dit in Google Agenda(Google Calendar) te doen , klikt u op de agenda om de afspraak aan te maken wanneer deze begint. Selecteer net(Just) onder de datum en tijd van de gebeurtenis Tijdzone(Time zone)

Selecteer naast het selectievakje De hele(All) dag nogmaals Tijdzone(Time zone) . Je ziet een venster verschijnen waarin je een andere tijdzone kunt definiëren voor wanneer het evenement begint en eindigt. Schakel het selectievakje in en stel vervolgens elke tijdzone in.

Selecteer OK als u klaar bent.

Wees voorzichtig bij het instellen van de eindtijd van het evenement, want de kalender zal deze vertalen naar de nieuwe tijdzone. Dus als je hebt gezegd dat het je van 15.00 uur tot 16.00 uur Eastern Time kost om je paper te schrijven en de eindtijdzone te wijzigen in Los Angeles , zal de kalender de eindtijd om 19.00 uur aangeven.

Stel(Set) de begin- en eindtijd in volgens de juiste tijd in de tijdzone die je hebt ingesteld.

Vergaderingen automatisch vroegtijdig beëindigen

Een andere handige functie als u wilt dat mensen u aardig vinden, is dat u automatisch vergaderingen beëindigt die u 5 minuten eerder maakt voor vergaderingen van 30 minuten en 10 minuten eerder voor vergaderingen van 60 minuten.

U kunt dit instellen door de instellingen van Google Agenda(Google Calendar) te openen, Evenementinstellingen te(Event settings) selecteren in het linkermenu en het selectievakje Snelle vergaderingen in te(Speedy meetings) schakelen.  

Dit geeft uw deelnemers aan de vergadering de tijd om naar hun volgende vergadering te gaan, als ze die nodig hebben.

Integreer met uw ToDo-app

U hoeft uw agenda ook niet handmatig te beheren als u de meeste populaire cloudgebaseerde taken-apps gebruikt die tegenwoordig beschikbaar zijn.

ToDoist laat je bijvoorbeeld rechtstreeks integreren met Google Agenda(Google Calendar) . Ga(Just) gewoon naar je ToDoist-instellingen, selecteer Integraties(Integrations) in het linkermenu en selecteer Agenda verbinden(Connect calendar) onder Google Agenda.

Wanneer je nu een nieuwe taakherinnering maakt in ToDoist , wordt deze automatisch toegevoegd aan je Google-agenda(Google Calendar)

De meeste andere taken-apps hebben een vergelijkbare integratie met Google Agenda(Google Calendar) , of u kunt apps zoals IFTTT of Zapier gebruiken om deze in services te integreren.

Gebruik de Google Agenda-app

Het heeft ook geen zin om vast te zitten aan je desktop of laptop als je je agenda gebruikt. Het is dus logisch om de Google Agenda(Google Calendar) - app op je iPhone(on your iPhone) of Android-apparaat(Android device) te installeren .

De app synchroniseert met elk ander apparaat waarop u Google Agenda(Google Calendar) gebruikt , zodat u nooit ver weg bent van uw planning, uw afspraken en uw herinneringen.

Maak afspraken vanuit Gmail

Google Agenda(Google Calendar) is ook direct geïntegreerd met Gmail en je hoeft er zelfs niets voor te doen om het in te schakelen.

Als u deze geïntegreerde integratie in Google Agenda(Google Calendar) wilt gebruiken, selecteert u telkens wanneer u een e-mail heeft geopend in Gmail de drie stippen rechts van het bovenste pictogrammenu. Selecteer Gebeurtenis maken(Create event) in het vervolgkeuzemenu.

Hiermee wordt automatisch een afspraak gemaakt in je Google Agenda(Google Calendar) , waarbij de details uit deze e-mail in de afspraakdetails worden gebruikt.

Dit is een handige manier om meteen een afspraak of een herinnering in te stellen wanneer u een belangrijke e-mail ontvangt die u wilt opvolgen.

Bekijk uw agenda vanuit Google Docs

Het zal je misschien verbazen dat zelfs Google Documenten(Google Docs) is geïntegreerd met Google Agenda(Google Calendar) . Houd(Keep) uw aankomende vergaderingen bij terwijl u aan documenten werkt door het Agenda(Calendar) -pictogram aan de rechterkant van het Google Documenten(Google Docs) - venster te selecteren.

Dit toont de agenda van vandaag in een klein, smal venster aan de rechterkant. Het is een geweldige manier om de gebeurtenissen van de dag recht voor je neus te houden, zelfs als je druk aan het werk bent.

Google Agenda(more to Google Calendar) is meer dan alleen afspraken en herinneringen maken. Tussen de integraties, gedeelde agenda(shared calendars) 's en alle andere functies - Google Agenda(Google Calendar) is een van de handigste cloudgebaseerde agenda's die momenteel voor u beschikbaar zijn. En het beste van alles, het is gratis.



About the author

Ik ben een computerwetenschapper met meer dan 10 jaar ervaring in softwareontwikkeling en beveiliging. Ik heb een sterke interesse in Firefox-, Chrome- en Xbox-games. Ik ben vooral geïnteresseerd in hoe ik ervoor kan zorgen dat mijn code veilig en efficiënt is.



Related posts