In uw professionele leven is e-mail waarschijnlijk een van de belangrijkste communicatiemiddelen. Je doet het dagelijks en als je op mij lijkt, verdrink je erin.

Natuurlijk kunt u een bepaald uur of twee per dag specifiek besteden aan het beheren van uw e-mail. Maar als u 10 minuten of langer aan elk antwoord besteedt, neemt e-mail al snel uw hele dag in beslag - en het uitschakelen van Gmail - meldingen zal u niet redden.

Daarom is het essentieel om professionele e-mails te leren schrijven die antwoorden krijgen EN^(AND) niet langer dan een paar minuten duren. Gelukkig hoef je tegenwoordig geen geweldige schrijver of productiviteitsgoeroe te zijn om dat te bereiken. Het draait allemaal om het vinden van de juiste strategie en een set tools die daarbij horen. 

E-mailsjablonen instellen (standaardantwoorden)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Het maken van e-mailsjablonen is een geweldige manier om tijd te besparen voor degenen die vaak dezelfde vragen of opmerkingen via e-mail krijgen. Neem een ​​dag de tijd om standaardantwoorden in te stellen en u hoeft niet langer tien keer per dag dezelfde antwoorden te schrijven. Zowel Gmail als Outlook hebben deze functie, waarmee u tijd kunt besparen en uw e-mail gratis kunt automatiseren. 

Hier leest u hoe u met slechts een paar klikken professionele e-mailsjablonen in Gmail instelt:^(Gmail)

• Nadat u zich hebt aangemeld bij uw account, klikt u op het tandwielpictogram en selecteert u Instellingen^(Settings) .
• Ga vervolgens naar Geavanceerd^(Advanced) en klik op Inschakelen^(Enable) naast de optie Sjablonen^(Templates) . Scrol^(Scroll) omlaag naar de onderkant van de pagina om de wijzigingen op te slaan.

• Nu kunt u aan de slag met uw eigen e-mailsjablonen. Typ de tekst die u wilt opslaan in een nieuwe e-mail. Klik vervolgens op drie verticale stippen rechtsonder en kies Sjablonen^(Templates) om je concept als sjabloon op te slaan. 

U kunt sjablonen maken voor reacties die lange alinea's bevatten, evenals snelle antwoorden van 2-3 zinnen. U zult versteld staan ​​hoeveel tijd u hiermee in de toekomst bespaart. 

Netwerk-e-mails^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Als uw probleem niet het gebruik van de e-mailsjablonen is, maar het maken ervan, probeer dan eens Networking Emails^{(Networking Emails)} . Het is een webtool met tientallen e-mailsjablonen waarmee u uw professionele netwerk kunt laten groeien. 

Gemaakt door Resume Worded , Networking Emails is een geweldige bron voor het optimaliseren van uw communicatie. Enkele voorbeelden van de sjablonen die ze aanbieden, zijn koude/warme introducties, het opvolgen van een non-responder en zelfs het schrijven van bedankbriefjes. 

Elke sjabloon wordt ook geleverd met handige tips en suggesties die uw communicatie met de ontvanger verder kunnen verbeteren. 

U kunt de zoekknop gebruiken of door de lijst bladeren om de juiste e-mail te vinden. Dan hoef je het alleen nog maar te kopiëren en plakken in je berichtenvenster en een paar details te wijzigen. 

Woordenteller Plus^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Als je iemand bent die meer dan 10 e-mails per dag schrijft, is het essentieel om sommige ervan kort en krachtig te houden. Dus als je vaak e-mails krijgt die veel te lang zijn, kun je overwegen om een ​​woordteller te gebruiken om jezelf te stoppen. Een Chrome- extensie Word Counter Plus kan het werk voor u doen. 

Markeer^(Highlight) de tekst in uw e-mail en ontvang met één klik het aantal woorden en tekens dat u hebt gebruikt. Vervolgens kunt u doorgaan met het schrijven van uw e-mail of het afronden voordat het een tweeledige e-mail wordt. 

Conceptkaart^{(DraftMap)(DraftMap)}

U kunt veel geweldige tools vinden die u kunnen helpen beter te schrijven en zo de tijd te verminderen die u besteedt aan het proeflezen en herschrijven van uw e-mails. DraftMap is er een van. Denk aan Grammarly of Hemingway , plus het controleert ook op onnodige woordherhaling en helpt je bij één schrijfstijl te blijven. 

Deze Chrome -extensie geeft u realtime suggesties voor uw schrijven met een kleurcode. Het helpt je het gebruik van passieve stem, typefouten, clichés en advies over de leesbaarheid van je e-mail te vermijden. Alle suggesties zijn gebaseerd op de schrijfregels van Ernest Hemingway. DraftMap is vooral handig omdat alle processen rechtstreeks in uw e-mailcompositie plaatsvinden.

Maak je geen zorgen als je nog steeds gemarkeerde woorden hebt nadat je klaar bent met het bewerken van je e-mail. De ontvanger ziet de kleuren niet, de suggesties zijn alleen voor jou zichtbaar. 

Uw e-mail kan beter zijn^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Uw e-mail kan beter^(Better) zijn is een online tool die is ontworpen om de tijd die u besteedt aan het beheren van e-mails te verminderen door iedereen te informeren over de beste e-mailpraktijken. 

Bij het opstellen van een professionele e-mail volg je bepaalde regels. Zorg bijvoorbeeld dat je bericht een duidelijke onderwerpregel heeft of het weglaten van onnodige bijlagen. Het zal je verbazen hoe vaak mensen deze regels overtreden, wat er uiteindelijk toe leidt dat beide partijen meer tijd en moeite besteden. 

Uw e-mail kan beter^{(Your Email Could Be Better)} zijn heeft een lijst met 10 veelvoorkomende fouten. Elk van de punten wordt geleverd met een uitleg en voorbeelden van hoe u uw e-mail kunt verbeteren. Dit kan handig zijn als u uw collega's over die regels wilt vertellen, maar niet weet hoe u dit moet doen. U kunt uw eigen woorden gebruiken of ze een link naar Uw e-mail kan beter^{(Your Email Could Be Better)} sturen om uw punt te illustreren. 

We zouden allemaal willen dat onze e-mail volledig geautomatiseerd werd en helemaal geen aandacht nodig had. Hoewel dat tegenwoordig niet echt mogelijk is, helpen alle kleine beetjes. Of het nu gaat om het verkorten van de lengte van uw e-mail of het zelf timen van het schrijven, zodra u enkele regels vaststelt, zult u uw eerste verbeteringen opmerken. 

Als je maar niet kunt stoppen met het schrijven van tijdrovende e-mails, is het misschien tijd om e-mail volledig op te geven. Probeer in plaats daarvan uw Customer Relationship Manager ( CRM ) of Slack te gebruiken om berichten met uw collega's uit te wisselen . Als er niets anders is, kunt u minder tijd aan e-mail besteden. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life email is probably one of the most important mеans of communication. You do it on a daily baѕis and if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Hoe een schijfschrijffout in Steam te herstellen

• Hoe u e-mails kunt plannen om later te worden verzonden

• Hoe u kunt voorkomen dat spam-e-mails uw inbox bereiken?

• 3 manieren om een ​​foto of video te maken op een Chromebook

• Computer- en e-mailbewaking of spionagesoftware detecteren

• Kun je een Uber niet van tevoren plannen? Dit is wat je moet doen

• DVI versus HDMI versus DisplayPort – wat u moet weten

• VERT.ZOEKEN gebruiken in Google Spreadsheets

• Een artikel op Linkedin plaatsen (en de beste tijden om te posten)

• Hoe zich te ontdoen van Yahoo Search in Chrome

• Emoji invoegen in Word, Google Docs en Outlook

• Hoe u uw harde schijf op fouten kunt controleren

• Hoe maak je een screenshot op Steam

• 4 manieren om de beste internetopties (ISP's) in uw regio te vinden

• 10 beste manieren om uw computer kindveilig te maken

• Twitch-video's downloaden

• Hoe het scherm op een Chromebook te splitsen

• Kun je je Twitch-naam wijzigen? Ja, maar wees voorzichtig

• Hoe iemand op Discord te dempen?

• Een clip splitsen in Adobe Premiere Pro