In een vorig artikel hebben we besproken hoe videoconferenties werken in Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Sindsdien heeft Microsoft Teams geüpdatet met nieuwe functies, waaronder de langverwachte en felbegeerde mogelijkheid om breakout rooms te creëren. Inderdaad, meer dan 20.000 Microsoft-gebruikers stemden voor de suggestie^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} op Microsoft Teams UserVoice , het gebruikersfeedbackforum voor de Teams- app.

Iedereen heeft toegang tot Teams met een gratis Microsoft - account, en premium-gebruikers van de Office 365 - suite genieten van een robuuste versie van Teams met functies zoals meer bestandsopslag, het opnemen van vergaderingen en de mogelijkheid om online evenementen te organiseren voor maximaal 10.000 personen. 

Minimumvereisten voor brainstormruimten^{(Breakout Rooms)} in teams

Voordat we beginnen, laten we ervoor zorgen dat alles op zijn plaats is zodat u brainstormruimten kunt maken in uw Teams - vergaderingen. Zoals je je misschien kunt voorstellen, is er enige configuratie vereist om brainstormruimten in Teams in te schakelen . Controleer^{(Double-check)} deze instellingen nogmaals voordat u begint.

Nieuwe vergaderervaring

Ten eerste moet u de 'nieuwe vergaderervaring' van Teams gebruiken. Je kunt de nieuwe ervaring inschakelen door je profielfoto in de rechterbovenhoek van de desktop-app te selecteren en naar Instellingen^(Settings) te gaan . Selecteer vervolgens Nieuwe vergaderervaring^{(Turn on new meeting experience)} inschakelen en start Teams opnieuw.

Minimum aantal deelnemers

Om de breakouts-optie beschikbaar te maken voor de organisator van de vergadering, moeten er ten minste vijf deelnemers aan de vergadering zijn. Mensen die telefonisch inbellen, kunnen op dit moment niet deelnemen aan breakouts, maar tellen wel^{(do )} mee voor het minimum van vijf personen.

Ben jij de organisator van de meeting?

Alleen de organisator van de vergadering kan breakouts maken en beheren, hoewel er enige indicatie is van Microsoft dat de organisator deze verantwoordelijkheid kan delen in toekomstige updates van Teams . 

Bovendien moet de organisator van de vergadering de desktop-app gebruiken, niet de browserversie of mobiele app. (Maak je geen zorgen, deelnemers die deelnemen aan de vergadering via de Teams Android- of iPhone-app hebben wel de mogelijkheid om deel te nemen aan breakouts.)

Tip: Als de uitnodiging voor de vergadering van iemand anders moet komen dan de persoon die de breakouts gaat beheren, laat dan de breakout-manager de Teams- vergadering maken en gebruik vervolgens die vergaderingslink in de uitnodiging voor de vergadering. 

Zolang de link naar de vergadering is gemaakt door de persoon die de breakouts gaat beheren, maakt het niet uit wie de link deelt.

Breakoutruimtes maken in teams

Op dit moment kunnen brainstormruimten in Teams niet voorafgaand aan de vergadering worden geconfigureerd zoals in Zoom . Zodra de Teams- vergadering aan de gang is, kunt u, de organisator van de vergadering, beginnen door het pictogram Breakout Rooms op de werkbalk van de vergadering te selecteren.

Als u het pictogram Breakoutruimten^{(Breakout Rooms)} selecteert , wordt een scherm geopend waarin u kunt beslissen hoeveel brainstormruimten u wilt maken en of u wilt dat Teams automatisch deelnemers aan brainstormruimten toewijst of dat u liever handmatig selecteert aan welke breakoutruimte elk deelnemer wordt verzonden.

Nadat u de brainstormruimten hebt gemaakt, kunt u via het paneel met de brainstormruimten deelnemers aan de ruimten toewijzen. 

Selecteer Deelnemers toewijzen^{(Assign participants)} en u ziet een lijst met alle deelnemers aan uw vergadering. Vink het vakje naast een deelnemer aan en kies vervolgens aan welke kamer je deze wilt toewijzen.

Als organisator van de vergadering kunt u op elk moment tijdens de vergadering deelnemers aan brainstormruimten toewijzen. Wanneer je klaar bent om de breakout-sessie daadwerkelijk te starten, selecteer je Start rooms om alle breakout rooms tegelijk te openen en mensen naar hun toegewezen ruimtes te verplaatsen.

Opmerking: momenteel kun je in Teams geen timer instellen om brainstormruimten automatisch te sluiten . Dit is nog een andere functie waarvan we verwachten dat Teams deze in toekomstige updates zal toevoegen.

Opties voor de organisator van de vergadering

Net als in Zoom kan de organisator van de vergadering op elk moment deelnemen aan een van de brainstormruimten. De organisator kan ook kamers hernoemen en, zodra alle brainstormruimten open zijn, kunnen ze een aankondiging naar alle kamers uitzenden. Aankondigingen verschijnen in het chatvenster van de brainstormruimte.

Binnen Ruimte-instellingen^{(Room settings)} kan de organisator van de vergadering ervoor kiezen om Teams automatisch deelnemers naar breakouts te laten verplaatsen in plaats van deelnemers te dwingen handmatig deel te nemen aan hun breakoutruimte. Er is ook een optie om deelnemers toe te staan ​​of te voorkomen dat ze terugkeren naar de hoofdvergaderruimte tijdens de breakout-sessie.

Binnen Teams Breakout Rooms

De ervaring voor deelnemers in brainstormruimten in Teams is vergelijkbaar met die van de hoofdvergadering van Teams . Deelnemers hebben toegang tot alle reguliere vergaderfuncties. Ze kunnen hun webcam in- en uitschakelen, zichzelf in- en uitschakelen, hun scherm delen, hun hand opsteken of de chat- en deelnemerspanelen in- en uitschakelen. 

Terugkerend naar de vergadering van de hoofdteams

Als de organisator van de vergadering dit toestaat (zie hierboven), kunnen deelnemers in brainstormruimten op elk gewenst moment terugkeren naar de hoofdvergadering door op de knop Terug^(Return) te klikken. Waarschuwing: als u de knop Verlaten^{(Leave )} selecteert, verlaat u de vergadering volledig.

Andere apps voor videoconferenties

Gebruikers van Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} zijn zeker blij met de recente toevoeging van breakout rooms aan de Teams - ervaring, maar Teams mist nog steeds enkele functies^{(Teams still lacks some features)} die andere videoconferentie-apps bieden. Als je niet vastbesloten bent om Teams te gebruiken voor online vergaderingen, ben je misschien geïnteresseerd in onze vergelijking van vier verschillende videoconferentie-apps^{(four different video conferencing apps)} . Lees voor meer informatie onze artikelen over Google Meet vs. Zoom en Zoom vs. Skype .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• De achtergrond wijzigen in Microsoft Teams

• 4 manieren om een ​​Microsoft Teams-enquête te houden tijdens vergaderingen

• Breakout Rooms maken en gebruiken in Microsoft Teams

• AutoTekst maken en gebruiken in Microsoft Word

• Gantt-diagrammen maken in Microsoft Excel

• Een macro opnemen in Excel

• Wat is Microsoft Teams en hoe werkt het?

• Variantie berekenen in Excel

• 13 OneNote-tips en -trucs om uw notities beter te ordenen

• De 30+ beste Microsoft Word-sneltoetsen voor het toetsenbord

• Wat is Microsoft MyAnalytics en hoe gebruikt u het?

• Een lineaire regressietrendlijn toevoegen aan een Excel-spreidingsplot

• Welke versie van Microsoft Office heb ik?

• De 40 beste Microsoft Excel-sneltoetsen voor het toetsenbord

• Een wenskaart maken met MS Word

• Wat-als-analyse in Microsoft Excel begrijpen?

• De 7 beste Microsoft Word-invoegtoepassingen

• Een handtekening invoegen in een Microsoft Word-document

• Hoe Microsoft Teams te verwijderen wanneer het steeds opnieuw wordt geïnstalleerd

• Een stroomdiagram maken in Word en Excel