Regels in Microsoft Outlook zijn ideaal voor het automatisch uitvoeren van acties op e-mails. U kunt zonder handmatig werk bijvoorbeeld bepaalde berichten verplaatsen, markeren of erop reageren. Om u te helpen uw groeiende inbox bij te houden, laten we u zien hoe u regels maakt in Outlook .

Omdat u Outlook- regels kunt maken op Windows , Mac en internet, bespreken we hoe u deze op elk platform kunt instellen. Houd er^(Just) rekening mee dat de beschikbare voorwaarden en acties variëren.

Regels maken in Outlook op Windows

De gezondste reeks voorwaarden en acties voor regels vindt u in Outlook op Windows . Om zo effectief mogelijk uit te leggen hoe u een regel kunt maken, gaan we eerst een aantal veelgebruikte regels instellen.

Het helemaal opnieuw instellen van een blanco regel geeft u de meeste flexibiliteit, omdat u meer dan één voorwaarde en actie kunt kiezen. Bovendien informeert de Regelwizard^{(Rules Wizard)} u onderweg.

Open Outlook , ga naar het tabblad Bestand^(File) en selecteer Regels en waarschuwingen ^(Alerts)beheren^{(Manage Rules)} in het gedeelte Info .

Wanneer het dialoogvenster Regels^(Rules) en waarschuwingen verschijnt, opent u het tabblad ^(Alerts)E-mailregels^{(Email Rules)} en kiest u bovenaan een account als u er meer dan één heeft. Kies vervolgens Nieuwe regel^{(New Rule)} .

U kunt vervolgens uw regel instellen met de onderstaande instructies om e-mails naar een map te verplaatsen, ze te markeren voor follow-up of automatische antwoorden te verzenden. U kunt in plaats daarvan een andere regel proberen die u handig vindt, zoals het automatisch doorsturen van e-mails^{(automatically forwarding emails)} .

Verplaats e-mails naar een map

Selecteer in de Regelwizard^{(Rules Wizard)} een van de verplaatsingsopties bovenaan. U kunt berichten naar een specifieke map verplaatsen op basis van de afzender, de opgenomen woorden of voor e-mails die u verzendt in plaats van ontvangt.

We kiezen bijvoorbeeld voor Verplaats^(Move) berichten met specifieke woorden in het onderwerp naar een map.
Selecteer onderaan de onderstreepte en blauwe items om de voorwaarde en actie op te geven.
Kies specifieke woorden^{(Pick Specific Words)} en voer de woorden in waarnaar u wilt zoeken in de onderwerpregel.
Kies Opgegeven^{(Pick Specified)} om de map te kiezen waarnaar u de berichten wilt verplaatsen.

Selecteer vervolgens Volgende.
U ziet een lijst met voorwaarden, waarbij de voorwaarde die u zojuist hebt gekozen automatisch wordt gemarkeerd. U kunt desgewenst aanvullende criteria voor de e-mails kiezen. U wilt de regel bijvoorbeeld ook toepassen op berichten die alleen naar u zijn verzonden. Selecteer Volgende^(Next) .

Je ziet dan een lijst met acties, waarbij de actie die je hebt gekozen voor jou is gemarkeerd. Net als de bovenstaande voorwaarden kunt u desgewenst aanvullende acties kiezen. U wilt het bericht bijvoorbeeld ook als gelezen markeren wanneer het wordt verplaatst. Selecteer Volgende^{(Select Next)} .

Vervolgens ziet u een lijst met uitzonderingen. U kunt optioneel bepaalde e-mails uitsluiten van de regel. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u niet wilt dat e-mails met bijlagen naar de map worden verzonden. Selecteer Volgende^{(Select Next)} .

Op het laatste scherm voor de regel geeft u deze eerst bovenaan een naam en vinkt u vervolgens het selectievakje aan voor Schakel^(Turn) deze regel in. Optioneel kunt u de selectievakjes aanvinken om deze regel nu in uw inbox uit te voeren of de regel voor alle e-mailaccounts te gebruiken.

Wanneer u klaar bent, bevestigt u de regelinstellingen in het vak onderaan, waarin u de voorwaarde(n) en actie(s) ziet. Selecteer Voltooien^(Finish) om de regel op te slaan en in te schakelen.

Bevestig een vinkje naast uw nieuwe regel in het vak Regels^(Rules) en waarschuwingen^(Alerts) en selecteer OK.

Markeer e-mails voor follow-up

Een andere handige Outlook- regel is het markeren van e-mails voor follow-up. Jij mag de vlag en het tijdstip voor de opvolging kiezen.

Volg hetzelfde proces als hierboven om een nieuwe regel^{(New Rule)} te maken en de Regelwizard^{(Rules Wizard)} te openen .
Kies vervolgens Berichten van iemand markeren^(Flag) voor follow-up.
Selecteer onderaan het onderstreepte en blauwe item om de voorwaarde en actie op te geven.
Kies Mensen of openbare groep om het contact te kiezen.
Kies^{(Pick Follow)} op dit moment Follow-up om de vlag en timing te kiezen.

Selecteer vervolgens Volgende.
Net als de bovenstaande regel leidt de Regelwizard u door de voorwaarden, acties en uitzonderingen die u voor uw regel kunt bevestigen en toevoegen. ^{(Rules Wizard)}Geef vervolgens een naam, schakel in en voltooi.

Automatisch reageren op e-mails

Nog een regel die u misschien nuttig vindt, is een automatisch antwoord, dat vergelijkbaar is met een afwezigheidsbericht^{(an out of office message)} , maar met meer flexibiliteit. U kunt een bepaalde Outlook- sjabloon gebruiken of een antwoordbericht maken voor specifieke e-mails.

Volg hetzelfde proces als hierboven om een nieuwe regel^{(New Rule)} te maken en de Regelwizard^{(Rules Wizard)} te openen . Kies vervolgens Regel toepassen op berichten die ik ontvang en selecteer ^(Apply)Volgende^(Next) .

Kies de voorwaarden die u wilt gebruiken voor de ontvangen e-mailberichten. U kunt de regel toepassen op bepaalde afzenders, met specifieke woorden, wanneer deze binnen een bepaalde datum worden ontvangen, of op elke andere gewenste voorwaarde. Selecteer Volgende^{(Select Next)} .

Kies^(Choose) ofwel Beantwoorden^(Reply) met een specifiek sjabloon of Serverantwoord laten gebruiken met een specifiek bericht, afhankelijk van uw voorkeur. Selecteer vervolgens de onderstreepte, blauwe tekst onderaan volgens de optie die u kiest en selecteer Volgende^(Next) als u klaar bent.
Reageer^(Reply) met een specifiek sjabloon: Kies een specifiek sjabloon om het gewenste sjabloon te kiezen.

Laat de server antwoorden met een specifiek bericht: Kies een specifiek bericht, typ het bericht in het vak dat verschijnt en selecteer Opslaan^(Save) en sluiten^(Close) .

Markeer^(Mark) alle uitzonderingen die u wilt opnemen, selecteer Volgende^(Next) en voltooi de regel door deze een naam te geven, in te schakelen en op te slaan met de knop Voltooien .^(Finish)

Regels maken in Outlook op Mac

Als u Outlook op uw Mac gebruikt , kunt u daar eenvoudig inboxregels instellen, hoewel de voorwaarden en acties iets beperkter zijn dan onder Windows .

Open Outlook en selecteer Outlook > Settings in de menubalk.
Kies Regels in het pop-upvenster.

Kies^(Pick) een account aan de linkerkant als u er meer dan één heeft en selecteer het plusteken aan de rechterkant.

Voer bovenaan een regelnaam in.
Stel vervolgens de eerste voorwaarde in met behulp van de vervolgkeuzelijsten. Afhankelijk van wat u kiest, moet u mogelijk iets aan de voorwaarde toevoegen. Als u bijvoorbeeld Datum ontvangen^{(Date Received)} kiest , voert u de datum(s) in.

Kies vervolgens de actie met behulp van deze vervolgkeuzelijsten. Nogmaals^(Again) , het kan zijn dat u iets aan de actie moet toevoegen. Als u bijvoorbeeld Verplaatsen^(Move) naar map^(Folder) kiest , selecteert u de map.

Als u nog een voorwaarde of actie wilt toevoegen, selecteert u het plusteken aan de rechterkant. Als u een uitzondering wilt toevoegen, selecteert u het plusteken naast Behalve als.

Vink eventueel het vakje aan om geen andere regels toe te passen die aan dezelfde voorwaarden voldoen. Controleer of het vakje Ingeschakeld^(Enabled) linksonder is aangevinkt en kies OK om de regel op te slaan.

Regels maken in de webversie van ^(Web)Outlook

Als u een regel wilt maken in de webversie van Outlook^{(Outlook on the web)} , gaat u naar de website en meldt u zich aan. U ziet vergelijkbare voorwaarden en acties als in Outlook op de Mac^(Mac) .

Selecteer rechtsboven het pictogram Instellingen^(Settings) (tandwiel) en kies Alle Outlook- instellingen ^(Outlook)bekijken^(View) in de zijbalk die verschijnt.

In het pop-upvenster kiest u E-mail^(Mail) uiterst links en Regels^(Rules) aan de rechterkant.
Selecteer bovenaan Nieuwe regel toevoegen.

Geef uw regel een naam en gebruik vervolgens het vak Een voorwaarde toevoegen^(Add) om het criterium te kiezen. Afhankelijk van de voorwaarde die u selecteert, moet u mogelijk iets toevoegen. Als u bijvoorbeeld Van kiest, wordt u gevraagd de afzender aan de rechterkant op te geven.

Gebruik het vak Een actie toevoegen om een actie te kiezen. ^(Add)Opnieuw^(Again) wordt u mogelijk gevraagd iets aan de actie toe te voegen. Als u bijvoorbeeld Verplaatsen^(Move) naar kiest, wordt u gevraagd de mapnaam op te geven of een nieuwe map te maken^{(create a new folder)} .

U kunt de blauwe opties gebruiken om nog een voorwaarde of actie toe te voegen of uitzonderingen op te nemen zoals u wilt.

Optioneel kunt u de vakjes aanvinken om te stoppen met het verwerken van meer regels en de regel onmiddellijk in uw inbox uit te voeren.
Wanneer u klaar bent, selecteert u Opslaan.

Zullen uw e-mails de regels volgen?

Door e-mailregels in Outlook te maken , kunt u de tijd minimaliseren die u nodig heeft om uw berichten te ordenen, eraan te denken om bepaalde e-mails op te volgen of te beantwoorden. Als u problemen ondervindt, bekijk dan deze oplossingen voor het geval dat de e-mailregels van Outlook niet werken^{(fixes for when Outlook email rules aren’t working)} .

How to Create Rules in Microsoft Outlook

Rules in Microsoft Outlоok are idеal for automaticallу performing actions on еmails. You can do things like move, flag, or respond to certain messages without manual work. Tо help you keep uр with уour growіng inbox, we’ll show you how to create rules in Oυtlook.

Because you can create Outlook rules on Windows, Mac, and the web, we’ll cover setting them up on each platform. Just note that the available conditions and actions vary.

How to Create Rules in Outlook on Windows

The healthiest set of conditions and actions for rules are in Outlook on Windows. To most effectively explain how to create a rule, let’s walk through setting up a few commonly used rules.

Setting up a blank rule from scratch gives you the most flexibility because you can choose more than one condition and action. Plus, the Rules Wizard prompts you along the way.

Open Outlook, go to the File tab, and select Manage Rules & Alerts in the Info section.

When the Rules and Alerts dialog box appears, open the Email Rules tab and choose an account at the top if you have more than one. Then, choose New Rule.

You can then set up your rule with the instructions below to move emails to a folder, flag them for follow-up, or send automated replies. You can instead try your hand at a different rule you’ll find useful like automatically forwarding emails.

Move Emails to a Folder

In the Rules Wizard, select one of the move options at the top. You can move messages to a specific folder based on sender, included words, or for emails you send rather than receive.

As an example, we’ll choose Move messages with specific words in the subject to a folder.
At the bottom, select the items underlined and blue to specify the condition and action.
Pick Specific Words and enter the words to look for in the subject line.
Pick Specified to pick the folder you want to move the messages to.

Then, select Next.
You’ll see a list of conditions with the one you just picked automatically marked. You can choose additional criteria for the emails if you like. For instance, you may also want to apply the rule to messages sent only to you. Select Next.

You’ll then see a list of actions with the one you picked marked for you. Like the conditions above, you can choose additional actions if you wish. For example, you may also want to mark the message as read when it’s moved. Select Next.

You’ll next see a list of exceptions. You can optionally exclude certain emails from the rule. For instance, you may not want emails with attachments sent to the folder. Select Next.

On the final screen for the rule, you’ll first give it a name at the top and then mark the checkbox for Turn on this rule. Optionally, you can check the boxes to run this rule now on your inbox or use the rule for all email accounts.

When you finish, confirm the rule setup in the box at the bottom which shows you the condition(s) and action(s). Select Finish to save and enable the rule.

Confirm a checkmark next to your new rule in the Rules and Alerts box and select OK.

Flag Emails for Follow-Up

Another helpful Outlook rule is for flagging emails for follow-up. You get to choose the flag and timing for the follow-up.

Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard.
Then, choose Flag messages from someone for follow-up.
At the bottom, select the item underlined and blue to specify the condition and action.
Pick People or public group to choose the contact.
Pick Follow up at this time to choose the flag and timing.

Then, select Next.
Just like the rule above, the Rules Wizard walks you through the conditions, actions, and exceptions you can confirm and add to for your rule. Then, name, enable, and finish.

Automatically Reply to Emails

One more rule you may find helpful is an automatic reply, which is similar to an out of office message but with more flexibility. You can use a particular Outlook template or create a reply message for specific emails.

Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard. Then, choose Apply rule on messages I receive and select Next.

Choose the conditions you want to use for the received email messages. You can apply the rule to certain senders, with specific words, when received in a date span, or any other condition you want. Select Next.

Choose either the Reply using a specific template or Have server reply using a specific message per your preference. Then, select the underlined, blue text at the bottom per the option you pick and select Next when you finish.
Reply using a specific template: Pick a specific template to choose the one you want.

Have server reply using a specific message: Pick a specific message, enter the message in the box that appears, and select Save & Close.

Mark any exceptions you want to include, select Next, and finish the rule by naming, enabling, and saving it with the Finish button.

How to Create Rules in Outlook on Mac

If you use Outlook on your Mac, you can set up inbox rules there easily although the conditions and actions are a bit more limited than on Windows.

Open Outlook and select Outlook > Settings in the menu bar.
Choose Rules in the pop-up window.

Pick an account on the left if you have more than one and select the plus sign button on the right.

Enter a Rule name at the top.
Then, set up the first condition using the drop-down boxes. Depending on what you choose, you may need to add to the condition. For example, if you pick Date Received, you’ll enter the date(s).

Next, choose the action using those drop-down boxes. Again, you may need to add to the action. For instance, if you pick Move to Folder, you’ll select the folder.

To add another condition or action, select the plus sign to the right or to add an exception, select the plus sign next to Except if.

Optionally, check the box to not apply other rules that meet the same conditions. Confirm that the Enabled box is checked on the bottom left and pick OK to save the rule.

How to Create Rules in Outlook on the Web

To create a rule in Outlook on the web, head to the website and sign in. You’ll see similar conditions and actions to those in Outlook on Mac.

Select the Settings icon (gear) on the top right and pick View all Outlook settings in the sidebar that appears.

In the pop-up window, pick Mail on the far left and Rules to the right.
At the top, select Add new rule.

Give your rule a name and then use the Add a condition box to pick the criterion. Depending on the condition you select, you may need to add to it. For example, if you choose From, you’ll be asked to provide the sender on the right.

Use the Add an action box to pick an action. Again, you may be prompted to add to the action. For instance, if you choose Move to, you’ll be asked to provide the folder name or create a new folder.

You can use the options in blue to add another condition, another action, or include exceptions as you like.

Optionally, you can mark the boxes to stop processing more rules and run the rule on your inbox immediately.
When you finish, select Save.

Will Your Emails Follow the Rules?

By creating email rules in Outlook, you can minimize the time it takes you to organize your messages, remember to follow up, or reply to certain emails. If you run into trouble, take a look at these fixes for when Outlook email rules aren’t working.

Share this post!

Facebook Twitter Pinterest LinkedIn Reddit Pocket Telegram Email

Liza van Veen

About the author

Ik ben een freeware-softwareontwikkelaar en voorstander van Windows Vista/7. Ik heb honderden artikelen geschreven over verschillende onderwerpen die verband houden met het besturingssysteem, inclusief tips en trucs, reparatiehandleidingen en best practices. Ik bied ook kantoorgerelateerde adviesdiensten via mijn bedrijf, Help Desk Services. Ik heb een diep begrip van hoe Office 365 werkt, de functies ervan en hoe ik deze het meest effectief kan gebruiken.

Regels maken in Microsoft Outlook