Google Drive is naar voren gekomen als een van de beste en populairste manieren om bestanden te delen tussen klanten, collega's en vrienden zonder dat ze een directe download hoeven te maken.

Tien jaar geleden zou je deze bestanden als een e-mailbijlage of link van een site als Megaupload of MediaFire verzenden . Laten we allemaal blij zijn dat die dagen achter ons liggen.

Een populaire functie op die sites van weleer die is overgenomen door de populaire deelsites van vandaag, zoals Pastebin , is de mogelijkheid om uw link ongeldig te maken of uw bestand na een bepaalde tijdsperiode te verwijderen. Dit kunnen we niet via e-mail doen. Het is echter een functie die veel mensen niet kennen in Google Drive .

Sommige gevoelige bestanden zouden niet voor altijd op internet moeten blijven staan. Laten we in dit artikel bespreken hoe u een vervaldatum kunt instellen voor toegang tot gedeelde bestanden in Google Drive .

Beperkingen van het verlopen van toegang tot gedeelde bestanden in Google Drive

Het is belangrijk om te weten dat deze functie alleen beschikbaar is voor accounts in een betaalde G Suite - organisatie. Dit betekent dat standaard Google - accounts of accounts die de gratis oude versie van G Suite gebruiken, geen gebruik kunnen maken van het verlopen van gedeelde toegang tot bestanden.

Gebruikers die niet onder een betaalde G Suite -organisatie vallen, kunnen nog steeds bestanden met een vervaldatum met hen delen, maar aan deze vereiste moet worden voldaan om de vervaldatum van gedeelde bestandstoegang in Google Drive in te stellen. Als je werkt voor een bedrijf dat je een eigen e-mailaccount toewijst via een aangepast Gmail -domein, is de kans groot dat je via dat account toegang hebt tot deze functie.

Verlopen van toegang tot gedeelde bestanden instellen in Google Drive

De eerste stap van dit proces is natuurlijk het daadwerkelijk delen van een bestand met iemand. Om een ​​van uw bestanden in Google Drive te delen, is de eenvoudigste manier om het bestand te openen en vervolgens in de rechterbovenhoek te zoeken naar de grote blauwe Share -knop - u kunt het niet missen.

Klik^(Click) erop en er verschijnt een lightbox waarmee u een lijst met e-mailadressen kunt typen om uw bestand mee te delen.

Klik op de knop OK om uw uitnodiging(en) te verzenden om uw bestand te delen wanneer u klaar bent. Daarna wilt u hetzelfde bestand opnieuw openen en opnieuw op de blauwe Share -knop klikken of met de rechtermuisknop op het bestand klikken en op Share klikken . Klik deze keer op Geavanceerd^(Advanced) in de rechterbenedenhoek van de lightbox.

Als u hier de muisaanwijzer plaatst op de rij van een van de gebruikers met wie u het bestand deelt, verschijnt er een timerpictogram met de tekst " Vervaldatum instellen^{(Set expiration)} " wanneer u de muisaanwijzer erop plaatst. Als u dit pictogram niet ziet, kan dit betekenen dat u geen account gebruikt in een compatibele G Suite- organisatie. Als u dat doet, klikt u erop.

Een andere reden waarom u het misschien niet ziet, is omdat Google de ^(Google)GUI -interface voor Google Drive heeft bijgewerkt . In plaats daarvan moet u mogelijk op de kleine vervolgkeuzelijst naast hun naam klikken en vervolgens op Tijdelijke toegang geven^{(Give temporary access)} .

Nu zie je een venster zoals de twee hieronder. De bovenste afbeelding is de nieuwere versie van Google Drive en waarschijnlijk wat u tegenkomt.

Dit zou ertoe moeten leiden dat de opties voor het verlopen van de toegang verschijnen. Als u op het vervolgkeuzemenu klikt, worden algemene datums van 7 dagen en 30 dagen weergegeven, of u kunt op Aangepaste datum^{(Custom date…)} klikken om uw eigen vervaldatum in te stellen.

Door een aangepaste datum in te stellen, kunt u een dag selecteren in een kalenderweergave. Het enige nadeel is dat je geen tijd kunt selecteren, alleen een datum - het bestand verloopt een minuut voor middernacht op elke dag die je selecteert.

Als u tevreden bent met de manier waarop u de vervaldatum van uw gedeelde toegang tot bestanden hebt geconfigureerd, klikt u op Wijzigingen opslaan^{(Save changes)} en vervolgens op Gereed^(Done) . Dat is het!

Een belangrijk ding om in gedachten te houden is dat gebruikers uw bestand nog steeds effectief voorbij de vervaldatum kunnen houden door het te downloaden. Om dit te voorkomen, moet je hun toegang zo instellen dat ze alleen het bestand kunnen bekijken (niet bewerken) en de optie "Opties voor downloaden, afdrukken en kopiëren uitschakelen voor commentatoren en kijkers^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} " inschakelen.

Als u een account heeft onder een niet-legacy G Suite-organisatie, is het verlopen van gedeelde bestandstoegang een van de vele onderbenutte voordelen die u goed kunt gebruiken. Dit duurt slechts een kwestie van seconden, dus laat die gevoelige bestanden niet voor altijd rondhangen!

In het geval dat G Suite niet veilig genoeg is of niet voldoet aan uw normen, hebben we ook een geweldige handleiding over hoe u uw eigen persoonlijke cloudopslag kunt instellen^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Bekijk het voor volledige controle over het delen van uw cloud.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has еmergеd as one of the best and mоst popular ways of sharing files between clients, coworkеrs, and friends without requiring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Hoe u Google Back-up en synchronisatie gebruikt om een ​​back-up van uw harde schijf te maken

• Hoe Google Drive te repareren "Downloadquotum is overschreden" Fout

• Een gedeelde opslagschijf maken voor dual-boot-systemen

• Automatisch een back-up maken van bestanden naar Google Drive of OneDrive om gegevensverlies te voorkomen

• Scannen naar Google Drive met uw telefoon

• Hoe WhatsApp te herstellen van Google Drive

• Zoek de backlinks, omleidingen en gedeelde IP's van een domein

• Hoe u uw domein naar Google Sites kunt verwijzen

• Paginanummers invoegen in Word en Google Docs

• Een invulbaar Google Docs-formulier maken met tabellen

• Vervaldatum toevoegen aan e-mails in Outlook

• Krachtige zoekhulpmiddelen voor foto's gebruiken die beschikbaar zijn op Google Foto's

• Hoe websites in Google Chrome te blokkeren

• Muziek toevoegen aan Google Presentaties

• Voer VirtualBox uit vanaf een USB-station

• Achtergrondkleur wijzigen in Google Documenten

• Hoe te repareren Google Discover werkt niet op Android

• Uw thuisadres instellen in Google Maps

• Hoe Google Chrome offline (zelfstandig) installatieprogramma te downloaden

• De Google Jamboard-app gebruiken