Als u een Microsoft 365 -gebruiker bent, heeft u het pictogram voor de ^{(Microsoft 365)}Power Automate- app wellicht gezien bij de Microsoft - apps waarmee u meer vertrouwd bent, zoals Excel , Powerpoint en Outlook . We bespreken wat Power Automate is en wat het kan doen. Daarna bekijken we enkele handige Power Automate- sjablonen die u meteen kunt implementeren. 

Veel kantoortaken omvatten repetitieve taken waarvoor geen raketgeleerde nodig is, zoals het opslaan van een e-mailbijlage^{(email attachment)} in een bepaalde map op OneDrive of Dropbox of het maken van een taak in Microsoft Planner op basis van een bericht in Microsoft Teams . Dit zijn het soort taken waarvoor Power Automate is gemaakt. 

Wat is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate heette vroeger Microsoft Flow . Het is een toolkit vergelijkbaar met IFTTT (If This Then That) die u kunt gebruiken om dingen te doen als:

• Automatiseer^(Automate) processen in bedrijfsomgevingen. 
• Stuur^(Send) automatische herinneringen wanneer een taak te laat is.
• Automatiseer^(Automate) repetitieve handmatige taken door muisacties, toetsaanslagen en andere stappen vast te leggen.

Met andere woorden, met Microsoft Power Automate kunt u handmatige en soms complexe processen vervangen door geautomatiseerde workflows. 

Niet alleen voor Microsoft-apps

Zoals je zou verwachten, maakt Microsoft Power Automate verbinding met andere Microsoft - apps. U kunt bijvoorbeeld een proces instellen in Power Automate dat een bericht dat u ontvangt in Microsoft Teams opneemt en opslaat in Microsoft OneNote . 

Maar wat Power Automate echt handig maakt, is dat het ook verbinding kan maken met een heleboel^{(ton )} apps van derden. De laatste keer dat we het controleerden, maakt Power Automate verbinding met meer dan 500 andere services. Wauw^(Whoa) . 

Drie soorten stromen

Microsoft deelt de dingen die u in Power Automate kunt doen in drie soorten stromen in:

1. Cloudstromen
2. Desktopstromen
3. Bedrijfsprocesstromen

Laten we eens kijken naar elk soort stroom en bespreken waarom je het zou kunnen gebruiken.

Cloudstromen van Power Automate

Cloudstromen in Microsoft Power Automate kunnen verder worden onderverdeeld in drie categorieën: 

• Geautomatiseerde stromen
• Onmiddellijke stromen
• Geplande stromen

Geautomatiseerde stromen worden geactiveerd door een gebeurtenis, zoals wanneer een nieuwe tweet wordt geplaatst met een bepaalde hashtag of wanneer u een e-mail ontvangt van een specifieke persoon. U kunt een geautomatiseerde stroom gebruiken om accounts te koppelen en ze met elkaar te laten communiceren. U kunt bijvoorbeeld een automatisering maken die u een sms-bericht stuurt wanneer u een e-mail van uw baas ontvangt.

De klik op een knop activeert onmiddellijke stromen. Stel dat u uw team herhaaldelijk een herinnering e-mailt om deel te nemen aan de dagelijkse teamvergadering. Je zou een knop kunnen maken om dat te automatiseren. Maak de knop en elke keer dat u op die knop klikt, wordt er automatisch een e-mail naar uw team gestuurd om hen eraan te herinneren deel te nemen aan de vergadering. Dat bespaart u niet alleen tijd, maar het vermindert ook het aantal fouten, zoals het per ongeluk achterlaten van iemand van de e-mail.

Een geplande stroom automatiseert taken volgens een schema. U kunt bijvoorbeeld een geplande stroom maken die automatisch gegevens uploadt naar een SharePoint - site of een specifieke database.

Dat zijn de drie soorten Power Automate- stromen die te maken hebben met informatie in de cloud. Vervolgens kijken we naar stromen voor taken die u op uw bureaublad uitvoert. 

Desktopstromen van Power Automate

Microsoft heeft een tool genaamd Power Automate Desktop die de mogelijkheden van Power Automate uitbreidt , zodat u repetitieve desktopprocessen kunt automatiseren, inclusief acties die u op internet uitvoert. Het is vergelijkbaar met het opnemen van een macro in Excel . U kunt een reeks acties vastleggen en de voorwaarden specificeren die waar moeten zijn om die reeks acties te activeren.

U kunt bijvoorbeeld een bureaubladstroom maken die gegevens van een website haalt en toevoegt aan een Excel -bestand. Of u kunt een stroom opzetten die Microsoft Word- documenten combineert tot PDF's . 

Bedrijfsprocesstromen^{(Business Process Flows)} van Power Automate

Stel dat u medewerkers heeft die reageren op verzoeken van de klantenservice. Welke medewerker ook met een klant communiceert, u wilt dat ze exact dezelfde stappen volgen, zodat de klantervaring consistent is. 

Met andere woorden, u kunt een bedrijfsprocesstroom gebruiken om een ​​reeks stappen op te zetten die mensen moeten volgen om een ​​bepaald resultaat te bereiken. In plaats van alleen te vertrouwen op de training van werknemers, begeleiden bedrijfsprocesstromen de werknemer en helpen ze fouten te voorkomen.

Handige Power Automate-sjablonen

Misschien is de gemakkelijkste manier om erachter te komen wat Microsoft Power Automate kan doen, door enkele sjablonen te verkennen. Als je IFTTT hebt gebruikt , ben je bekend met dit concept. Power Automate- sjablonen zijn net als applets of recepten in IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

U kunt Power Automate -sjablonen gebruiken zoals ze zijn, of u kunt ze aanpassen aan uw specifieke omstandigheden en doelen. Hier zijn er een paar om u op weg te helpen.

Handige geautomatiseerde stroomsjablonen

1. Sla e-mailbijlagen van Outlook.com op uw OneDrive op^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Telkens wanneer u een e-mail met een bijlage ontvangt, wordt de bijlage opgeslagen op uw OneDrive in een map met de naam E^(Email) -mailbijlagen van Power Automate .

1. Stuur een e-mail voor nieuwe Tweets over een bepaald zoekwoord^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Elke keer dat er een tweet is over een trefwoord dat u opgeeft, stuurt Power Automate een e-mail met enkele basisgebruikersgegevens over het account dat de tweet heeft gepost. 

Handige Instant Flow-sjablonen

1. Stuur mezelf binnen 10 minuten een herinnering^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Deze stroomsjabloon maakt een knop die u een aangepaste vertraagde herinnering stuurt.

1. Plan een vergadering met een afzender van een bericht^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Met deze stroom kunt u een vergadering plannen met de afzender van een bericht van een Microsoft Teams -kanaal of chat.

Handige sjablonen voor geplande stroom

1. E-mail me met een lijst met geplande agenda-evenementen^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Deze sjabloon kijkt naar je kalender en stuurt je een e-mailoverzicht van je komende week, inclusief informatie over vluchten, hotels en het weer.

1. Stuur de volgende dag een Office 365 Outlook-herinneringsmail voor vroege vergaderingen^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Dit is geweldig voor mensen die vergeten naar het schema van morgen te kijken, maar wel regelmatig hun e-mail checken. Als er de volgende dag vergaderingen zijn vóór de tijd die u opgeeft, wordt er een herinnering naar uw Outlook -e-mail gestuurd.

Besteed meer tijd aan dingen die niemand anders^{(Things No One Else)} kan doen

De slogan van Microsoft voor Power Automate is: " Zorg^(Take) voor wat belangrijk is. Automatiseer de rest.” Je moet toegeven, ze hebben een punt. Als u automatiseert wat geautomatiseerd kan worden, houdt u meer tijd over voor belangrijkere zaken zoals strategievorming, diep nadenken en ontspannen. De toekomst is nu, en het is tijd om de robots voor u aan het werk te zetten!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, you may have seen the icon for the Рower Automate app listеd amоng Microsoft apps you’re more famіliar with, likе Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Werkt het Windows-bestandsherstel van Microsoft? We hebben het getest.

• Een Microsoft Planner-zelfstudie: alles wat u moet weten

• 11 Beste gratis screenshot-software voor Windows

• Gebruik een oude webcam om uw eigendom gratis te controleren

• Hoe sites te blokkeren met gratis software voor ouderlijk toezicht

• 5 Beste IP-scannerhulpmiddelen voor Windows, Mac, iOS en Android

• 5 Windows-alternatieven voor de Linux sudo-opdracht

• 7 Beste Bloatware Removal Tools voor Windows

• 6 beste sites om gratis filmondertitels te downloaden

• 5 beste softwareprogramma's om dubbele monitoren te beheren

• 5 beste gratis wegwerp-e-mailaccounts

• De beste 4 alternatieven voor Google Chromecast

• 3 Hulpmiddelen om problemen met uw monitor te diagnosticeren en op te lossen

• 9 manieren om gameplay op uw pc op te nemen

• 4 Beste Port Forwarding-software-apps en hoe ze te gebruiken

• Beste Markdown-editors: alle platforms en online

• De 11 beste Microsoft Teams-apps in 2022

• 4 geweldige tools om Windows Installer-pakketten te maken

• 7 manieren om een ​​MDB-bestand te openen zonder Microsoft Access

• Een handleiding voor videoconferenties van Microsoft Teams