Als u op vakantie gaat en u bent niet beschikbaar om uw e-mails te beantwoorden, is het een goed idee om in Outlook op uw computer een 'afwezig'-antwoord in te stellen. Zo krijgt iedereen die u een e-mail stuurt automatisch een melding van uw afwezigheid op kantoor.

Met Outlook^(Outlook) kunt u aangepaste antwoorden maken die automatisch worden verzonden naar iedereen die u e-mailt. U kunt ook een aangepaste datumperiode opgeven waarin de app uw e-mails voor u moet afhandelen.

Out of Office Outlook-antwoorden instellen voor Exchange-accounts^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Als u zich in een zakelijke omgeving bevindt en uw bedrijf of organisatie Microsoft Exchange gebruikt , heeft u een heel gemakkelijke manier om antwoorden op afwezigheidsberichten in Outlook in te stellen voor uw e-mailaccount.

• Start de Outlook- app op uw computer.
• Klik op het tabblad met de tekst Bestand^(File) bovenaan en je ziet verschillende opties. Klik^(Click) op de optie met de tekst Automatische antwoorden (afwezig)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Als u deze optie niet ziet, gaat u naar het volgende gedeelte om te leren hoe u de taak uitvoert.

• Er verschijnt een vak op uw scherm waarin u informatie in verschillende velden kunt invoeren. Om automatische aangepaste antwoorden te verzenden, moet u de volgende velden invullen.
  
  Schakel het vakje met de tekst Automatische antwoorden verzenden^{(Send automatic replies)} bovenaan in.
  
  Vink het vakje Alleen verzenden tijdens deze periode aan^{(Only send during this time range)} . Selecteer vervolgens de van en tot datums waarop u niet beschikbaar bent om op uw e-mails te reageren.
  
  Als u wilt dat uw antwoord alleen wordt verzonden naar degenen die zich in uw organisatie bevinden, klikt u op het tabblad Inside My Organization . Klik anders op het andere tabblad met de tekst Buiten mijn organisatie^{(Outside My Organization)} .
  
  Typ het antwoord dat u automatisch wilt verzenden in het vak op uw scherm. U kunt ook de opmaakhulpmiddelen gebruiken om uw tekst op te maken en de stijl te wijzigen.
  
  Als u klaar bent, klikt u op OK om de wijzigingen op te slaan.

Outlook verzendt nu automatisch uw vooraf gedefinieerde aangepaste bericht naar iedereen die u een e-mail stuurt tijdens de door u opgegeven datumperiode.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

De meeste algemene gebruikers gebruiken IMAP- of POP3-accounts^{(use IMAP or POP3 accounts)} in hun Outlook . Dit omvat meestal het gebruik van uw Hotmail- , Gmail- en dergelijke andere e-mailaccounts met de Outlook - app. Als u een van deze gebruikers bent, moet u een regel maken om automatische antwoorden te verzenden, aangezien de bovenstaande methode niet voor u werkt.

Gelukkig is het maken van een aangepast bericht en een regel om het verzenden van^{(a rule to automate sending)} de antwoorden te automatiseren niet zo moeilijk in Outlook .

Een automatisch antwoordsjabloon maken^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Open Outlook op uw computer en klik bovenaan op de optie Nieuwe e-mail .^{(New Email)}

• Het gebruikelijke venster voor het opstellen van e-mail wordt geopend. Hier moet u de e-mail typen die u door Outlook automatisch wilt laten verzenden. Typ gewoon^(Just) de hoofdtekst van de e-mail, waarin meestal wordt vermeld hoe lang je niet beschikbaar bent en wanneer je terugkomt.

• Klik bovenaan op het tabblad Bestand en selecteer ^(File)Opslaan als^{(Save As)} .

• Voer een naam in voor uw afwezigheidsantwoordsjabloon en kies Outlook-sjabloon^{(Outlook Template)} in het vervolgkeuzemenu Opslaan als type . ^{(Save as type)}Klik vervolgens op Opslaan^(Save) .

• Sluit het venster voor het opstellen van e-mail en selecteer Nee^(No) wanneer wordt gevraagd of u de wijzigingen wilt opslaan.

Een regel voor automatisch beantwoorden instellen^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Klik op het tabblad Start^(Home) , selecteer Regels^(Rules) en kies Regels en waarschuwingen beheren^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Klik op het tabblad E-mailregels op ^{(Email Rules)}Nieuwe regel^{(New Rule)} om een ​​nieuwe regel te maken.

• Selecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang^{(Apply rule on messages I receive)} en klik op Volgende^(Next) .

• Selecteer de ontvangen in een specifieke periode^{(received in a specific date span)} en klik op de link in het grote witte vak.
  
  Vink de selectievakjes Na^(After) en Vóór^(Before) aan en specificeer het datumbereik waarin u niet op uw e-mails kunt reageren. Druk vervolgens op OK gevolgd door Volgende^(Next) .

• Vink het antwoord aan met een specifieke sjabloon^{(reply using a specific template)} en klik op de link.

• Selecteer de e-mailsjabloon die u eerder hebt gemaakt, klik op Openen^(Open) en klik vervolgens op Volgende^(Next) .

• Pas eventueel eventuele uitzonderingen toe en klik op Volgende^(Next) .

• Voer een naam in voor uw regel en klik op Voltooien^(Finish) .

Een afwezigheidsantwoord instellen op de Outlook-webversie^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Veel gebruikers dumpen hun desktop-apps en vervangen ze door hun web-tegenhangers. Als je dat al hebt gedaan en de Outlook-webversie^{(use the Outlook web version)} voor je e-mails gebruikt, kun je ook een afwezigheidsbericht instellen in Outlook voor het web.

Deze is gemakkelijker te doen dan alle andere hierboven besproken methoden.

• Ga naar de Outlook -website en log in op uw account als u dat nog niet bent.
• Zodra u uw inbox ziet, klikt u op het instellingenpictogram in de rechterbovenhoek en kiest u vervolgens Bekijk alle Outlook-instellingen^{(View all Outlook settings)} onderaan. Het opent het instellingenmenu.

• U ziet verschillende instellingen die u kunt configureren voor uw Outlook - account. U wilt de optie vinden die zegt Automatische antwoorden^{(Automatic replies)} en erop klikken.

• Er verschijnen verschillende nieuwe opties in het rechterdeelvenster.
  
  Schakel eerst^(First) de optie in die zegt Automatische antwoorden^{(Turn on automatic replies)} inschakelen .
  
  Vink het vakje Alleen antwoorden tijdens een tijdsperiode verzenden aan^{(Send replies only during a time period)} . Geef een datumbereik op in de vakken Starttijd^{(Start time)} en Eindtijd . ^{(End time)}Dit is wanneer de app uw automatische antwoorden verzendt.
  
  U kunt dan een aangepast antwoord invoeren dat automatisch wordt verzonden naar de mensen die u e-mailen. Voel je vrij om de beschikbare opmaakopties te gebruiken.
  
  Schakel optioneel Alleen antwoorden naar contacten verzenden in^{(Send replies only to contacts)} als u alleen automatisch wilt reageren op uw contacten.
  
  Klik ten slotte onderaan op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan .^(Save)

• Als u automatische antwoorden ooit wilt uitschakelen, schakelt u de optie Automatische antwoorden aan uit^{(Automatic replies on )} .

Het is echt geweldig om een ​​afwezigheidsbericht in Outlook in te stellen . Laat ons weten of je het gebruikt en hoe je automatische antwoordbericht eruitziet in de reacties hieronder.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacatіon and you’rе not going to be available to reply to your emails, it’s a good idea to set an ‘out of office’ reply in Outlook on your computer. This way, аnyone who sends you an еmail will receive an automatic response letting them know of уour absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• Een distributielijst maken in Outlook

• Hoe u Outlook-e-mails doorstuurt naar Gmail

• Microsoft Outlook-snelkoppelingen maken voor e-mail en taken

• Zoek Outlook-e-mail op afzender, datum, trefwoord, grootte en meer

• Verplaats e-mails automatisch naar mappen in Outlook met behulp van regels

• Hoe maak je een checklist in Excel

• 4 manieren om een ​​Microsoft Teams-enquête te houden tijdens vergaderingen

• Een vervolgkeuzelijst maken in Excel

• Een ander Outlook-item (e-mail, contactpersoon, taak of agenda-item) aan een e-mail toevoegen

• Labels maken in Word vanuit een Excel-spreadsheet

• Wat is Microsoft MyAnalytics en hoe gebruikt u het?

• Fix Microsoft Outlook heeft een probleemfout ondervonden

• Koppel cellen tussen bladen en werkmappen in Excel

• Hoe maak je een histogram in Excel

• Breakoutruimtes maken in Microsoft Teams

• Hoe op te lossen wanneer Word wordt geopend in de modus Alleen-lezen

• Hoe Outlook-contacten te synchroniseren met Android, iPhone, Gmail en meer

• 13 OneNote-tips en -trucs om uw notities beter te ordenen

• Een Excel-bestand veilig met een wachtwoord beveiligen

• Een macro opnemen in Excel