Twee van de belangrijkste functies van Excel zijn om u in staat te stellen gegevens vanuit verschillende perspectieven te manipuleren en te bekijken, en een van de eenvoudigere maar krachtigere hulpmiddelen van het programma om dit te doen, is de functie Sorteren^{(Sort )} .

Of het nu gaat om eenvoudige oplopende/aflopende sorteringen, sorteren op meer dan één variabele om gegevens in groepen weer te geven of om rij-integriteit te behouden, of eenvoudige alfanumerieke sorteringen om uw tabelgegevens overzichtelijk te houden, het sorteren van gegevens in Excel is een essentiële vaardigheid.

Er zijn maar weinig programma's die beter geschikt zijn voor het sorteren van tabelgegevens dan Excel , en uw sorteringen kunnen variëren van eenvoudig en relatief ongecompliceerd tot zeer geavanceerd. Hoewel het sorteervermogen van Excel - wat u kunt doen met de juiste dataset en een beetje kennis van de interne werking van het programma - inderdaad robuust en diepgaand is, richt de technische tip van vandaag zich op twee basistypen, namelijk:

• Gegevens sorteren op een enkele kolom
• Gegevens sorteren op meerdere kolommen

Spreadsheets zijn natuurlijk samengesteld uit kolommen en rijen cellen, of tabelgegevens, waarbij elke kolom een ​​logische verdeling van feiten, cijfers of andere details per categorie omvat, zoals bijvoorbeeld namen, adressen, valuta, onderdelen getallen, enzovoort, afhankelijk van het type spreadsheet. Rijen^(Rows) daarentegen tonen mensen, objecten of figuren naast elkaar of in hetzelfde geval of dezelfde gebeurtenis.

Afhankelijk van het type spreadsheet en de gegevens die het bevat, zoals een tabel met namen, adressen, telefoonnummers en andere relevante gegevens, lijken rijen vaak op databaserecords.

Wanneer u rijen met gegevens sorteert, moet elke rij zijn integriteit behouden, zonder per ongeluk gegevens van de ene rij naar de andere te verplaatsen, wat, zoals u verderop zult zien, is waar het sorteren van gegevens op meerdere kolommen handig is.

Sorteren op een enkel veld

U kunt de records in uw spreadsheet op rij sorteren en u kunt de cellen in records op kolommen sorteren. U kunt natuurlijk oplopende of aflopende sorteervolgorde opgeven. Standaard, oplopend/alfanumeriek, rangschikt het programma tekst van A tot Z en getallen van klein naar groot. Sorteren met een aflopende sorteervolgorde draait natuurlijk de oudere om van Z naar A , of zo dat grotere getallen bovenaan beginnen.

Zoals met veel functies in Excel , zijn er een paar manieren om een ​​eenvoudige sortering uit te voeren; alles wat je nodig hebt voor dit soort sortering bevindt zich echter in het vervolgmenu met de rechtermuisknop, zoals hieronder wordt weergegeven.

1. Klik met de rechtermuisknop op^{(Right-click)} een veld in de kolom waarop u de spreadsheet wilt sorteren om het pop-upmenu te openen.
2. Scroll naar beneden en beweeg de cursor over Sorteren^(Sort) om het vervolgmenu te openen.
3. Klik op Sorteer A naar Z^{(Sort A to Z)} voor oplopend of Sorteer Z naar A^{(Sort Z to A )} aflopend ( Merk^(Note) op dat Excel de gegevens in cellen in rij 1 niet opneemt in de sortering; het programma gaat ervan uit dat deze rij uw kolomlabels of koppen bevat.).

Deze eenvoudige sortering werkt voor veel soorten gegevens, behalve wanneer uw rijen en kolommen identieke of dubbele gegevens bevatten. In deze gevallen moet u op twee of meer kolommen sorteren, die als volgende worden weergegeven.

Records op meerdere velden sorteren

Afhankelijk van de complexiteit van uw gegevens, moet u mogelijk op meer dan één kolom sorteren. Het beste voorbeeld is misschien wel het alfabetisch sorteren van een database op achternaam. Stel dat uw gegevens meerdere mensen met dezelfde achternaam bevatten. In deze gevallen moet je ervoor zorgen dat Linda Johnson voor Lydia Johnson komt en Cherri Anderson na Charles Anderson... Je snapt het idee.

U kunt aangepaste zoekopdrachten met meerdere criteria instellen in het dialoogvenster Sorteren , zoals op deze manier.^(Sort)

1. Klik^(Click) op een cel in de eerste kolom met gegevens die u wilt sorteren.
2. Klik op Gegevens^{(Data )} net onder de titelbalk om het gegevenslint^(Data) te openen . (Het lint is natuurlijk de rij met contextuele tabbladen aan de bovenkant van het toepassingsvenster.)
3. Klik in het gedeelte Sorteren en filteren^{(Sort & Filter)} op de knop Sorteren^{(Sort )} om het dialoogvenster Sorteren te openen.

• Klik op de vervolgkeuzelijst Sorteren op en kies de eerste kolomnaam om op te sorteren. ^{(Sort by)}(Houd er rekening mee dat Excel de inhoud weergeeft in rij 1 van de kolom, die in dit geval de kolomlabels bevat. U kunt deze optie uitschakelen door het selectievakje Mijn gegevens hebben kopteksten^{(My data has headers)} uit te schakelen.)
• Klik op Niveau^{(Add Level )} toevoegen om nog een kolom aan de sorteervolgorde toe te voegen.
• Klik op de vervolgkeuzelijst Dan door en kies de volgende kolom om op te sorteren.^{(Then by)}
• Herhaal stap 6 en 7^{(Steps 6 and 7)} indien nodig om de parameters van uw soort te configureren.

Als u rondklikt in het dialoogvenster Sorteren , ziet u verschillende opties voor het wijzigen van uw sorteringen, hoewel sommige ervan, tenzij u precies weet hoe ze uw sortering beïnvloeden, hoogstwaarschijnlijk ongewenste resultaten zullen opleveren.^(Sort)

• Klik op OK^(OK) .
• Als u een dialoogvenster Sorteerwaarschuwing krijgt, selecteert u De selectie uitbreiden^{(Expand the selection)} en klikt u vervolgens op Sorteren ^{(Sort Warning)}.^(Sort.)

Bovendien, wanneer u een kolom kiest, analyseert Excel de inhoud van de cellen in die kolom en maakt het gefundeerde gissingen over welke waarden de velden Sorteren op^{(Sort on)} en Volgorde^(Order) moeten invullen. Tenzij je een specifieke (en logische) reden hebt om deze te wijzigen, doe dat dan niet. (Tenzij je natuurlijk aan het experimenteren bent. Ik moedig dat altijd aan - en de functie Ongedaan^(Undo) maken van Excel werkt fantastisch.)

Zoals u zich ongetwijfeld kunt voorstellen, is dit nog maar het begin van hoe u gegevens in Excel kunt sorteren . Het is echter belangrijk om te onthouden dat, tenzij u voorzichtig bent, het gebruik van de verkeerde parameters uw gegevens naast elkaar kan plaatsen en de positie in de spreadsheet volledig kan veranderen. Sorteren^(Sort) is snel en eenvoudig in te stellen. Het goede nieuws is dat Undo ook snel is. Wees^(Don) niet bang om Ongedaan^(Undo) te maken en het opnieuw te proberen. En opnieuw.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to manipulate and view data from different perspectives, and one of the program’s more ѕimple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Centreer uw werkbladgegevens in Excel om af te drukken

• Gegevens in meerdere Excel-bestanden samenvoegen

• Hoe lege regels in Excel te verwijderen

• De functie voor het uitspreken van cellen in Excel gebruiken

• Een Excel-werkblad invoegen in een Word-document

• Hoe Word en Excel te openen in de veilige modus

• Excel verbinden met MySQL

• Rijen en kolommen groeperen in een Excel-werkblad

• Outlook-gegevensbestand kan niet worden geopend: 4 oplossingen om te proberen

• Hoe cellen, kolommen en rijen in Excel samen te voegen?

• Snel meerdere rijen invoegen in Excel

• Een eenvoudige draaitabel maken in Excel

• Hoe dubbele rijen in Excel te verwijderen

• 4 manieren om een ​​vinkje te gebruiken in Excel

• Hoe de Z-score in Excel te berekenen

• Hoe gebruik je Flash Fill in Excel?

• Waarom u benoemde bereiken in Excel zou moeten gebruiken?

• Meerdere gekoppelde vervolgkeuzelijsten maken in Excel

• Hoe If en Geneste If-statements in Excel te gebruiken?

• Hoe maak je een cirkeldiagram in Excel