Hoewel alle e-mailservers nu een beveiligde verbinding gebruiken, kunt u dit doen als u e-mails wilt versleutelen in de Microsoft Outlook -desktopclient en Outlook op het web . Het proces is echter anders. Hier hebben we het over het versleutelen van de e-mail^{(encrypting the email)} en niet de verbinding. Je kunt het zien als een extra beschermingslaag.

Hoewel het gebruiksvriendelijk is, moet u rekening houden met de eindgebruiker en de klant die hij gebruikt. Tenzij zowel de afzender als de ontvanger het coderingsformaat ondersteunen, zal het een uitdaging zijn om dergelijke soorten e-mail te verzenden.

Er zijn twee soorten versleuteling^(Encryption) die door Outlook worden ondersteund:^(Outlook—)

1. S/MIME-codering, en
2. Office 365-berichtversleuteling.

De laatste werkt alleen wanneer een bedrijf de Office 365 Enterprise E3 -licentie gebruikt. De eerste wordt echter veel gebruikt en werkt met de meeste andere e-mailtoepassingen dan Outlook .

Outlook Web biedt interne versleuteling^(Encryption) , die u kunt inschakelen voor afzonderlijke e-mails. Hier is de lijst met dingen die we in dit onderwerp zullen bespreken

1. Hoe Office Outlook-e-mails^{(Office Outlook Emails)} te versleutelen
2. Hoe Outlook Web-e-mails te versleutelen
3. Hoe gecodeerde e-mail^{(Encrypted email)} buiten Office Clients te lezen

Opmerking:^(Note:) er is geen manier om personen of e-mails in Outlook met een wachtwoord te beveiligen . U kunt de PST-bestanden met een wachtwoord beveiligen^{( password protect the PST)} , zodat al uw e-mails voor niemand toegankelijk zijn, maar het is anders dan versleuteling.

E-mails versleutelen in Outlook op Windows 10

Voordat we beginnen, als u de S/MIME -codering gebruikt, moeten de afzender en ontvanger een e-mailtoepassing hebben die de S/MIME - standaard ondersteunt. Outlook ondersteunt de S/MIME standaard. U kunt ervoor kiezen om alle e-mails te versleutelen, of u kunt afzonderlijke e-mails versleutelen. De keuze hangt af van de beleidshandhaving van de IT-afdeling. U moet ook een S/MIME certificaat hebben geïnstalleerd. Zorg^(Make) ervoor dat u contact opneemt met de juiste persoon om dit te doen. Na installatie is de optie beschikbaar in de vervolgkeuzelijst voor digitale certificaten in Outlook .

Individuele e-mail versleutelen

• Schakel in de Nieuwe e^{(New Email)} -mailopsteller naar het tabblad Opties^(Options)
• Vouw vervolgens het gedeelte Meer opties uit door op de pijl rechtsonder te klikken.
• Het zal het eigenschappengedeelte openen. Klik^(Click) op de knop Beveiligingsinstellingen^{(Security Settings)} .
  • Vink eerst het vakje aan met de tekst ' Inhoud^(Encrypt) en bijlagen van berichten versleutelen'.
  • Klik vervolgens onder Beveiliging^(Security) op de vervolgkeuzelijst onder beveiligingsinstellingen en selecteer het S/MIME - certificaat.
  • Kies ten slotte indien van toepassing het beveiligingslabel.
• Wanneer u de e-mail verzendt, wordt deze gecodeerd met behulp van deze standaard.

Opmerking:^(Note:) als u geen S/MIME - certificaat hebt, zal de Outlook -client u vragen er een toe te voegen. Als u dat niet kunt, kunt u geen versleutelde e-mail verzenden.

Versleutel alle e-mails

• Open Outlook en klik op het menu Bestand^(File)
• Klik vervolgens opnieuw op Opties en navigeer naar Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Vink het vakje aan met de tekst ' Inhoud^(Encrypt) en bijlagen van berichten versleutelen'.
• Klik^(Click) onder Versleutelde^(Encrypted) e-mail op Settings >Certificaten^{(Certificates)} en Algorithms > selecteer het S/MIME - certificaat.
• Kies OK

Wanneer u dit inschakelt, worden al uw e-mails versleuteld. U moet ervoor zorgen dat de ontvanger ook een client heeft die het S/MIME -certificaat ondersteunt om de e-mail te kunnen lezen.

Lezen^(Read) : Gratis invoegtoepassingen voor e-mailversleuteling voor Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

E-mails versleutelen in Outlook op het web

Deze functie is alleen beschikbaar voor Office 365 Home- of Office 365 Personal-abonnementen^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . Dit is handig als u niet vertrouwt dat de e-mailprovider van de ontvanger veilig is. U moet echter duidelijk begrijpen hoe deze functies werken; anders kan de ontvanger de e-mail niet lezen of toegang krijgen tot inhoud.

Log in op het Outlook -account en klik vervolgens op de knop Nieuw bericht. Direct^(Right) naast Bijvoegen^(Attach) staat een Encrypt- link, klik erop. Je hebt twee opties:

• Versleutelen:^(Encrypt:)

  • Het bericht blijft versleuteld en verlaat Office 365 niet.

  • Ontvangers met Outlook.com- en Office 365-accounts kunnen bijlagen downloaden zonder versleuteling

  • Ze kunnen dit doen wanneer ze Outlook.com, de mobiele Outlook-app of de Mail-app in Windows 10 gebruiken.

Als ze echter een andere e-mailclient gebruiken, moeten ze een tijdelijke toegangscode gebruiken om de bijlagen te downloaden van de Office 365 Message Encryption - portal.

• Versleutelen en doorsturen voorkomen^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Je bericht blijft versleuteld binnen Office 365
  • Het kan niet worden gekopieerd of doorgestuurd.
  • Office-documenten zoals Word of Excel blijven ook na het downloaden versleuteld.
  • Andere bijlagen, zoals pdf -bestanden of afbeeldingsbestanden, kunnen zonder versleuteling^(Encryption) worden gedownload .

Versleutelde e-mail lezen buiten Office - clients

Als u versleutelde e-mail moet verzenden en u wilt dat anderen die apps zoals Gmail gebruiken deze kunnen lezen, dan moet u de hieronder besproken methode delen. Deze methode vraagt ​​om een ​​wachtwoord om toegang te krijgen tot de e-mail. Het is echter een toegangscode die door Microsoft wordt aangeboden om de authenticiteit van de ontvanger te controleren.

• E-mail opstellen^(Compose) en verzenden met versleuteling^(Encryption)
• De ontvanger ontvangt een e-mail met informatie over de persoon en zijn e-mailadres.
• Om het bericht te lezen, klikt u op de knop Bericht ^(Message)lezen^(Read)
• U gaat naar het Office 365-centrum waar u kunt verifiëren met een eenmalige toegangscode^(Time) of door u aan te melden bij Google .
• Zodra de verificatie is voltooid, wordt de e-mail onthuld.

Opmerking:^(Note:) er wordt een OTP naar de e-mail van de ontvanger gestuurd.

Zoals u kunt zien, verlaat de e-mail nooit de Office 365 - servers. De e-mail wordt daar gehost en mag na verificatie worden gelezen. Als u een Outlook -client gebruikt, hoeft u het proces niet te doorlopen.

Ik hoop dat het bericht gemakkelijk te volgen was en dat je de details van Email Encryption^{(Email Encryption)} hebt kunnen begrijpen .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure connection, if you want tо enсrypt emails in the Microsoft Outlook desktop client and Oυtlook on the Web, then you can do sо. Thе process is different, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• Hoe e-mail automatisch door te sturen in Microsoft Outlook

• Hoe een e-mail in Outlook terughalen? E-mails ongedaan maken

• E-mails automatisch vertalen in Outlook.com

• Hoe Outlook.com e-mailaccount permanent te verwijderen of te sluiten

• Outlook-e-mailalias of Microsoft-accounts maken, toevoegen, verwijderen en gebruiken?

• Hoe de map met ongewenste e-mail in Outlook te legen

• Maak bureaubladwaarschuwingen voor inkomende e-mail in Outlook

• Hoe e-mailtracking in Outlook en Gmail te blokkeren?

• De donkere modus inschakelen in Microsoft Outlook (Windows, Mac en mobiel)

• Hoe e-mails te verzenden die vastzitten in de Outbox van de Microsoft Outlook-client

• Met Email Insights voor Windows kunt u snel zoeken in e-mail en Gmail in Outlook

• Hoe Outlook e-mail leesbevestiging uit te schakelen?

• Kan Microsoft Outlook niet starten, kan het Outlook-venster niet openen

• Een aangepaste e-mail-ID voor een domein maken en instellen in Outlook

• Gratis invoegtoepassingen voor e-mailversleuteling voor Outlook

• Hoe Google Workspace (G Suite) e-mailaccount toe te voegen aan Outlook

• Wat is e-mailversleuteling en hoe versleutelt u e-mailberichten?

• E-mail opslaan als PDF in Gmail en Outlook

• Zoek Outlook-e-mail op afzender, datum, trefwoord, grootte en meer

• Herstel verwijderde e-mail van Outlook.com Verwijderde map