Het is altijd een vreselijke tragedie als iemand iets belangrijks verliest waar ze aan werkten omdat ze hun document niet goed hebben opgeslagen. Dit gebeurt vaker dan je zou denken bij Excel- en Word- gebruikers!

Gelukkig heeft Microsoft in de laatste paar versies veel functies toegevoegd die de kans op gegevensverlies als gevolg van crashes, stroomuitval, onbedoelde verwijderingen, enz. helpen verkleinen. Een functie heet AutoHerstel^{(AutoRecover)} en de tweede, minder algemeen bekende functie, heet AutoBackup .

In dit artikel zal ik het hebben over het configureren van beide opties zodat uw gegevens zo veilig mogelijk zijn. Ik zou ook willen vermelden dat je met de nieuwste versies van Office documenten rechtstreeks op ^(Office)OneDrive kunt opslaan , wat een goede optie is om te overwegen, omdat je nog steeds toegang hebt tot je werk, zelfs als je harde schijf defect raakt.

Excel AutoHerstel

De functie Automatisch herstellen^{(Auto Recover)} is standaard ingeschakeld en slaat uw document in principe automatisch op een tijdelijke locatie op na een ingesteld tijdsinterval. Om de AutoHerstel-^{(AutoRecover)} instellingen te bekijken, klikt u op Bestand^(File) en vervolgens op Opties^(Options) .

Klik op Opslaan^(Save) in het linkermenu en je ziet de AutoHerstel^{(AutoRecover)} - optie onder Werkmappen opslaan^{( Save Workbooks)} .

AutoHerstel-^{(AutoRecover)} informatie wordt standaard elke 10 minuten opgeslagen. Naast de interval moet Excel 30 seconden inactief zijn voordat de gegevens worden opgeslagen. De automatisch opgeslagen informatie wordt ook opgeslagen op de AutoHerstel-bestandslocatie^{(AutoRecover file location)} die hier wordt vermeld. Dus hoe werkt het? Laten^(Basically) we zeggen dat je een werkblad hebt zoals hieronder en dat je het hebt opgeslagen.

Laten we nu zeggen dat ik de volgende gegevens aan het Excel - spreadsheet toevoeg en ongeveer 10 minuten wacht zonder mijn document op te slaan. Aangezien het AutoHerstel-^{(AutoRecover)} interval is ingesteld op 10 minuten, moet u minstens zo lang wachten voordat de gegevens zijn opgeslagen.

In mijn geval heb ik een Excel -crash gesimuleerd door Taakbeheer te openen en het Excel- proces te beëindigen. Daarna opende ik Excel opnieuw en zag meteen een optie met de naam Herstelde bestanden weergeven^{(Show Recovered Files)} .

Als u daarop klikt, verschijnt er een lijst met Excel- bestanden die kunnen worden hersteld. In mijn geval had het het originele bestand, met gegevens in alleen A1 en A2, en het had ook het AutoRecovered -bestand, dat de gegevens bevatte die ik niet op schijf had opgeslagen.

Als u op een van de items in de lijst klikt, wordt een ander exemplaar van Excel geopend waarin de gegevens in dat specifieke bestand worden weergegeven. Over het algemeen is dit een erg handige functie voor die keren dat u niet al uw werk hebt opgeslagen, maar Excel onverwacht eindigt.

Het grootste nadeel van deze functie is dat de AutoHerstel^{(AutoRecover)} -gegevens op dezelfde harde schijf worden opgeslagen als uw bestand, dus als er iets met uw harde schijf gebeurt, is alles weg. Je kunt de locatie in de bovenstaande instellingen wijzigen naar een aparte harde schijf of zelfs naar een netwerklocatie, wat ik ten zeerste aanbeveel.

Houd er rekening mee dat AutoHerstel-^{(AutoRecover)} informatie ook automatisch wordt verwijderd door Excel in de volgende omstandigheden:

1. U slaat het bestand handmatig op of door Bestand^(File) – Opslaan als^{(Save As)} te gebruiken .
2. U sluit het bestand of sluit Excel af (of u het bestand nu opslaat of niet)
3. U schakelt AutoHerstel^{(AutoRecover)} volledig uit of alleen voor de werkmap

Dus eigenlijk, wanneer u het bestand opslaat, worden de AutoHerstel^{(AutoRecover)} -gegevens verwijderd. Als u Excel handmatig afsluit en ervoor kiest om de gegevens niet op te slaan, worden de AutoHerstel^{(AutoRecover)} -gegevens verwijderd. Houd^(Just) daar rekening mee bij het gebruik van deze functie. Als u een zware Excel- gebruiker bent, raad ik u aan het AutoHerstel-^{(AutoRecover)} interval in te stellen op ongeveer 2 of 3 minuten in plaats van 10.

Automatische back-up

Een andere functie die niet veel mensen echt kennen, is AutoBackup . Om het te gebruiken, moet u eerst uw bestand opslaan om naar het dialoogvenster Opslaan te gaan. ^(Save)Als je al een opgeslagen Excel- document hebt, ga dan naar Bestand^(File) en vervolgens Opslaan als^{(Save As)} en kies een locatie. Wanneer u dit doet, wordt het dialoogvenster Opslaan als weergegeven.^{(Save As)}

Klik in het dialoogvenster op de knop Extra^(Tools) die zich links van de knop Opslaan^(Save) bevindt . U ziet een aantal opties, waaronder Algemene opties^{(General Options)} . Als je daarop klikt, verschijnt er een klein venster met wat meer opties.

Ga je gang en vink het vakje Altijd back^{(Always create backup)} -up maken aan . Klik op OK^{(Click OK)} en wanneer u het bestand nu opslaat, wordt er ook een Excel -back-upbestand gemaakt met de extensie .XLK. Merk op dat de eerste keer dat u dit doet, de bestanden exact hetzelfde zullen zijn. Als u wijzigingen aanbrengt in het oorspronkelijke bestand en het vervolgens opnieuw opslaat, blijft het back-upbestand hetzelfde (de oorspronkelijke gegevens). De derde keer dat u het opslaat, wordt het back-upbestand echter bijgewerkt met informatie tot de tweede keer dat u het opslaat.

In principe loopt het back-upbestand altijd één versie achter op de huidige versie. Dus als je een heleboel wijzigingen hebt aangebracht, je bestand hebt opgeslagen en vervolgens terug wilt naar de versie die deze wijzigingen niet had, kun je gewoon het back-upbestand openen.

Het bestand wordt opgeslagen op dezelfde locatie als het originele bestand en er lijkt geen manier te zijn om dat te veranderen. Deze functie voegt niet veel veiligheid toe aan uw document, maar het is goed in bepaalde omstandigheden.

Als u deze back-up- en herstelfuncties in Excel inschakelt, voorkomt u hopelijk dat u belangrijke gegevens verliest. Het is altijd een goede optie om cloudopslag (zoals OneDrive ) te gebruiken als een extra vangnet voor het geval je computer catastrofaal uitvalt. Als je vragen hebt, voel je vrij om commentaar te geven. Genieten van!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s alwaуs a terrible tragedy when sоmeone losеs something important they were working on because they didn’t save their document properly. This happens more often than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Een lineaire regressietrendlijn toevoegen aan een Excel-spreidingsplot

• Hoe maak je een histogram in Excel

• Een Excel-bestand veilig met een wachtwoord beveiligen

• Een stroomdiagram maken in Word en Excel

• Labels maken in Word vanuit een Excel-spreadsheet

• Samenvattingsfuncties gebruiken om gegevens in Excel samen te vatten

• 13 OneNote-tips en -trucs om uw notities beter te ordenen

• Het Excel Watch-venster gebruiken om belangrijke cellen in een werkmap te controleren

• Een eenvoudige grafiek of grafiek maken in Excel

• Overeenkomende waarden vinden in Excel

• Hoe VERT.ZOEKEN in Excel te gebruiken

• Hoe maak je een checklist in Excel

• Excel-achtergrondafbeeldingen toevoegen en afdrukken

• Een gids voor alle Excel-bestandsextensies en wat ze betekenen

• Een wenskaart maken met MS Word

• Een macro opnemen in Excel

• Meerdere exemplaren van Excel openen

• Hoe de YEARFRAC-functie in Excel te gebruiken?

• Wijzigingen bijhouden in Excel

• Cellen opmaken met voorwaardelijke opmaak in Excel