Voor een cloud- en webgebaseerde tool voor het volgen van projecten, taken, lijsten, teamleden en meer, biedt Smartsheet.com uitgebreide en flexibele functies.

Als je overweegt om het eens te proberen of je al hebt aangemeld voor een gratis proefperiode, moet je weten wat het voor jou en je team kan doen om het beste uit de tool te halen. Laten we ingaan op het gebruik van Smartsheet voor beginners die net zijn begonnen.

Wat is Smartsheet?

Als je ooit applicaties zoals Asana^{(like Asana)} , Monday.com of vergelijkbare projectbeheersoftware hebt gebruikt, is Smartsheet vergelijkbaar in doel, structuur en functies. Je kunt het alleen gebruiken of samenwerken met anderen, dashboards maken voor snelle toegang tot items en genieten van meerdere weergaven zoals Kanban , agenda en raster.

Smartsheet biedt ook geautomatiseerde workflows, sjablonen voor snelle start, handige rapporten, aangepaste formulieren en integraties met andere applicaties om uw processen te stroomlijnen.

De beste manier om Smartsheet te gaan gebruiken, is door een project, werkblad of lijst met taken te maken of te importeren die u wilt bijhouden. We zullen u vervolgens door de functies van elke tool leiden.

Een sjabloon maken, importeren of gebruiken

Selecteer het Solution Center -pictogram (plusteken) in de navigatie aan de linkerkant. U ziet dan linksboven in het scherm opties voor Maken^(Create) en Importeren^(Import) .

Kies Maken^(Create,) en je hebt acht opties voor Raster^(Grid) , Project , Kaarten^(Cards) , Takenlijst^{(Task List)} , Formulier^(Form) , Rapport^(Report) en Dashboard/Portal . Selecteer het type item dat u wilt maken, geef het een naam en kies Create .

Kies Importeren^(Import) als je ergens anders een projectplan of taakblad hebt waarmee je wilt beginnen. Kies Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Spreadsheets^{(Google Sheets)} of Atlassian Trello . Volg daarna de aanwijzingen om het item te importeren.

Als u met een sjabloon of sjabloonset wilt beginnen, kiest u Door alle oplossingen bladeren^{(Browse All Solutions)} , selecteert u een branche of gebruikt u het zoekvak^(Search) om iets specifieks te zoeken. 

Selecteer een sjabloon of set om aanvullende informatie te zien. Om vervolgens een sjabloon te gebruiken^{(use a template)} , selecteert u de knop Gebruiken^(Use) .

Selecteer voor een sjablonenset Meer informatie^{(Learn More)} voor volledige informatie over wat er is inbegrepen en download de set.

Gebruik de projectassistent

Als het een nieuw project is waarmee je wilt beginnen, kun je ook de Projectassistent gebruiken^(Assistant) . Dit geeft u een voorsprong bij het opzetten van het project.

Selecteer Projectassistent^{(Project Assistant)} in het Solution Center . Geef uw project een naam, voer twee taken in om te beginnen en voeg twee subtaken toe voor Taak^(Task) #1.

U ziet dan de lay-out van de rasterweergave^{(Grid View)} voor uw nieuwe project met de taken en subtaken die u hebt ingevoerd. 

Projectkenmerken

Het volgen van uw project in Smartsheet is eenvoudig met ingebouwde projectbeheertools zoals de Gantt View .

Je hebt plekken voor de taak, duur, start, finish, voorgangers, toegewezen aan, percentage voltooid, status en opmerkingen aan de linkerkant. Aan de rechterkant ziet u uw Gantt -diagram.

U kunt basislijnen toevoegen en het kritieke pad weergeven of verbergen met behulp van de pictogrammen rechtsboven.

Selecteer het tandwielpictogram^(gear) om de projectinstellingen^{(Project Settings)} te openen . Pas vervolgens de Afhankelijkheidsinstellingen^{(Dependency Settings)} , Tijdlijnweergave^{(Timeline Display)} en Bronbeheer^{(Resource Management)} aan .

Functies van takenlijst

De takenlijst bevat precies wat u nodig hebt om uw^{(track your to-dos)} taken van begin tot eind bij te houden. 

Voer^(Enter) de taaknaam, de vervaldatum, de toegewezen persoon en de status in. Gebruik de kolom Gereed^(Done) om taken als voltooid te markeren en de sectie Opmerkingen^(Comments) voor notities.

Kaarten Functies

Als u van de Kanban -methode van projectbeheer houdt, kunt u de lay-out Kaarten gebruiken, zowel voor uzelf als voor uw team.

Je begint met banen voor Uncategorized , Backlog , Planning , In Progress en Complete . U kunt deze labels echter per project wijzigen.

Gebruik de plustekens om kaarten aan de banen toe te voegen. Uw kaarten kunnen een checklist met subtaken, bestandsbijlagen, opmerkingen, bewijzen en herinneringen bevatten. U kunt de subtaken op een kaart ook in een grotere weergave bewerken door het pictogram Bewerken^(Edit) (potlood) te selecteren.

Kies^(Choose) tussen een compacte of volledige weergave van je kaarten en pas de Card View - instellingen aan met het tandwielpictogram^(gear) rechtsboven.

Rasterfuncties

Gebruik je applicaties zoals Microsoft Excel of Google Spreadsheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} voor het bijhouden van items? Zo ja, dan is de rasterlay^(Grid) -out iets voor u. Het ziet eruit als een spreadsheet met kolommen, rijen en cellen.

Formulierfuncties

Het bouwen van een aangepast formulier^{(Building a custom form)} is een handige functie voor allerlei soorten projecten. Met Smartsheet kunt u uw formulier ontwerpen en de instellingen eenvoudig aanpassen.

Voeg ^(Add)formulierelementen ^(Form) toe^(Elements) en verwijder ze met de sectie aan de linkerkant. Selecteer vervolgens een formulierveld om de specifieke instellingen aan de rechterkant aan te passen. U kunt bijvoorbeeld een veld verplicht maken, een label of helptekst opnemen, validatie gebruiken en logica toevoegen.

Pas de formulierinstellingen aan voor Theme and Brand , Security , Form Submission en e-mails voor inzendingen.

Rapportfuncties

Maak een rijrapport^{(Row Report)} , overzichtsrapport^{(Summary Report)} of beide. Selecteer het blad of project en voeg de kolommen toe. U kunt filters toevoegen, kolommen sorteren en groeperen en bovenaan een samenvatting opnemen.

Dashboardfuncties

Door een Smartsheet- dashboard te maken, kunt u een momentopname van uw project zien, actieve items controleren, een handige grafiek bekijken of statistieken bekijken.

Geef uw dashboard een naam en kies vervolgens de widgets die u wilt gebruiken. Je ziet een mooie selectie widgets aan de rechterkant en selecteer er eenvoudig een om deze toe te voegen. 

Zodra u de widgets op uw dashboard heeft, kunt u hun instellingen aanpassen. Afhankelijk van het type widget kun je een titel toevoegen en stijlen en een actie kiezen voor wanneer iemand op de widget klikt.

Smartsheet-navigatie^{(Smartsheet Navigation)} , lay^(Layout) -out en hulpmiddelen^(Tools)

Smartsheet biedt een gemakkelijke manier om door de applicatie te navigeren en de tools te gebruiken. 

Navigatie aan de linkerkant

Aan de linkerkant heb je de hoofdnavigatie voor Home , Meldingen^{(Notifications)} , Bladeren^(Browse) , Recent^(Recents) , Favorieten^(Favorites) , WorkApps en het Solution Center . Wanneer u zich aanmeldt bij Smartsheet , selecteert u waar u wilt beginnen.

Selecteer onderaan het pictogram Help (vraagteken) voor hulp of het pictogram Account om uw profiel en instellingen aan te passen.

Hulpmiddelen aan de rechterkant

Aan de rechterkant zijn hulpmiddelen. Je ziet deze op het scherm voor elk item dat je gebruikt, zoals een project, takenlijst^{(Task List)} of kaarten. Uitzonderingen zijn het Dashboard en Rapport^(Report) . 

Wanneer u een tool selecteert, wordt een zijbalk weergegeven met de bijbehorende items. U hebt gesprekken, bijlagen, bewijzen^(Proofs) , updateverzoeken^{(Update Requests)} , publiceren^(Publish) , activiteitenlogboek^{(Activity Log)} en samenvatting^(Summary) . 

De beschikbare acties in de zijbalk zijn afhankelijk van de tool. Als voorbeeld kunt u alle conversaties, ongelezen of opmerkingen per blad of rij bekijken. Voor bijlagen kunt u een voorbeeld van het bestand bekijken, het downloaden, de naam ervan wijzigen of een beschrijving toevoegen.

Bovenste werkbalk

Bovenaan elk item heb je extra tools. Aan de linkerkant kunt u een actie opslaan, afdrukken, ongedaan maken of opnieuw uitvoeren. Direct daarnaast kunt u uw weergave wijzigen, wat best handig is. Schakel tussen de raster-^(Grid) , Gantt- , kaart-^(Card) of kalenderweergaven^(Calendar) . 

U ziet ook lettertype- en opmaakknoppen die lijken op wat u in Microsoft Word ziet . Hiermee kunt u de tekenstijl, -grootte of -kleur wijzigen, de uitlijning wijzigen, opmaken als valuta en meer.

Extra Smartsheet-functies^{(Additional Smartsheet Features)} en -opties

Als je eenmaal de basis hebt geleerd van het gebruik van Smartsheet , bekijk dan deze extra functies en opties.

Delen^(Sharing) : samen met de realtime conversaties en samenwerkingstools^{(collaboration tools)} , kunt u de instellingen voor delen en toestemming voor uw team aanpassen. Gebruik de Share- knop rechtsboven om je opties te bekijken.

Integraties^{(Integrations)} : verbind Smartsheet met apps zoals Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira en meer. Om uw opties te bekijken, gaat u naar het Solution Center , kiest u Browse All Solutions en selecteert u See More Add-Ons in het gedeelte Add-Ons.

Geautomatiseerde workflows^{(Automated Workflows)} : Automatiseer taken^{(Automate tasks)} voor uw project of werkblad door een trigger en actie te selecteren. U kunt zaken als meldingen, goedkeuringsverzoeken, het vastleggen van een datum of het vergrendelen van rijen automatiseren. Selecteer het tabblad Automatisering boven de bovenste werkbalk.^(Automation)

U kunt ook een werkruimte maken, voorwaardelijke opmaak gebruiken en functionaliteit uitchecken voor het maken van een web- of mobiele app voor uw bedrijf.

Smartsheet is een uitgebreide, robuuste tool voor het beheren van projecten van elke omvang. Zorg ervoor dat u de prijzen van hun abonnementen bekijkt^{(subscription plan pricing)} voor de beste pasvorm voor u.

Bekijk voor vergelijkbare tools hoe je de Todoist Kanban-tool gebruikt^{(use the Todoist Kanban tool)} of hoe je productief kunt zijn met Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tаsks, lіsts, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Een Adobe Premiere-zelfstudie voor beginners

• Een Microsoft Planner-zelfstudie: alles wat u moet weten

• Google Draw: een volledige gids voor beginners

• Wat is de beste conference call-service - de beste apps vergeleken?

• Automatisch bestanden verplaatsen, verwijderen of kopiëren in Windows

• 5 beste veilige APK-downloadsites voor Android-apps

• De Zapier-e-mailparser: 3 creatieve manieren om het te gebruiken

• 5 Beste Firefox-privacy-add-ons voor online veiligheid

• Twee transcriptietools voor het omzetten van audio in tekst

• Hoe de Signal Desktop-app kan helpen uw privacy te beschermen

• Hoe u kunt controleren of uw CPU-temperatuur te hoog is?

• De 5 beste blauwlichtfilter-apps voor Windows, Mac en Linux

• Beste hulpprogramma's voor het afstemmen van CPU, videokaart en RAM

• Dingen om te overwegen voordat u uw eigen Wiki maakt

• 4 geweldige tools om Windows Installer-pakketten te maken

• 7 beste knipprogramma's voor Chromebook

• 5 draagbare apps die u zeker op uw USB-stick wilt hebben

• Beste weerwidgets voor Windows 10/11

• Beste Markdown-editors: alle platforms en online

• HDG legt uit: wat is markdown en wat zijn de basisprincipes die ik moet weten?