Of je nu een ervaren Getting Things Done GTD - expert bent, of net begint te leren over het GTD - proces, Todoist is verreweg de beste takenlijst-app om je GTD - workflow te ondersteunen.

Waarom is dit? Er zijn veel redenen die te maken hebben met de functies, lay-out en het feit dat de standaardfunctionaliteit natuurlijk de GTD- structuur ondersteunt die je erin gaat bouwen.

Zelfs als je nog nooit van GTD hebt gehoord , vind je hieronder basis GTD - tips om je op weg te helpen, en hoe je Todoist hiervoor kunt gebruiken.

Opmerking^(Note) : de exacte versie van GTD die in dit artikel wordt gebruikt, is gebaseerd op de principes van Carl Pullein en zijn cursus Your Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (die ik ten zeerste aanbeveel). Dit artikel geeft alleen aan hoe je Todoist kunt gebruiken als onderdeel van dat systeem. Er zijn veel details die we niet in dit artikel kunnen opnemen.

Wat is dingen gedaan krijgen (GTD)?

De principes van Getting Things Done bestaan ​​al een tijdje. Er zijn geen vaste tools of apps die u moet gebruiken, maar de basisprincipes van elke benadering zijn in wezen hetzelfde.

GTD helpt je om je hoofd leeg te maken van alles wat er de hele dag in rondzwemt. Dit maakt je hersenen vrij om je echt te concentreren op de taak die voor je ligt, in plaats van constant afgeleid te worden.

Het werkt door u een reeks stappen te geven die u elke week doorloopt om georganiseerd te blijven. Deze stappen omvatten:

• Het vastleggen^(Capturing) van elk idee, taak, actiepunt of afspraak die langskomt. Het kan zijn dat je midden in een vergadering zit en je baas je een actiepunt geeft. Je zou in het park kunnen wandelen en je krijgt een geweldig idee voor een boek dat je wilt schrijven. Het maakt niet uit wanneer, waar of hoe - wanneer je iets bedenkt dat je moet doen, leg je het vast in je "Inbox".
• Deze ideeën verduidelijken^(Clarifying) door ze op te splitsen in taken, ze een prioriteit toe te kennen en ze een vervaldatum te geven als je er klaar voor bent om er binnenkort aan te werken.
• De taken organiseren^(Organizing) door ze in een emmer te plaatsen die je uiteindelijk zult bereiken, op basis van prioriteit. Als je van plan bent om binnenkort aan de taak te werken, voeg je deze ook toe aan je agenda (en Todoist kan je helpen dat te automatiseren).
• Bekijk^(Reviewing) elke "emmer" en verplaats al die georganiseerde ideeën op de ladder totdat de meest dringende in uw agenda en uw focustijd komen.
• Je^(Engaging) volledige aandacht richten op die taken die eindelijk voor je neus zijn gekomen, op de tijden die je hebt gepland.

GTD helpt je niet alleen om productiever en georganiseerder te worden, maar het kan je ook helpen om naar Inbox Zero te gaan (geen e-mails meer in je inbox), omdat je je inkomende e-mails nooit zult uitstellen . ^{(never procrastinate)}Je verwerkt alles direct via bovenstaand GTD systeem.

Hoe een Todoist GTD-structuur te bouwen^{(Todoist GTD Structure)}

Nu je de basisprincipes van GTD kent , gaan we eens nader bekijken hoe Todoist kan helpen.

Het eerste dat je wilt doen, is een nieuwe bovenliggende Projecten-structuur maken in Todoist die alle buckets bevat voor het organiseren van je verschillende inkomende taken.

Deze buckets (bovenliggende mappen) omvatten:

• Inbox : dit is waar al die binnenkomende ideeën naar binnen gaan. Wanneer u een e-mail ontvangt die een actie vereist, plaatst u de actie hier en archiveert u de e-mail onmiddellijk. Als u een actiepunt ontvangt in een vergadering, plaatst u dat actiepunt hier. Alles wat u moet doen, komt rechtstreeks in uw Postvak IN terecht^(Inbox) .

Opmerking^(Note) : Todoist heeft een standaard Inbox - sectie, dus je hoeft deze niet handmatig aan te maken.

De volgende paar projectmappen die u maakt, zijn waar u items naartoe verplaatst tijdens uw dagelijkse verhelderende^(Clarifying) en organiserende^(Organizing) sessies aan het einde van de dag. Waaronder:

• Deze week^{(This Week)} : items waar je direct aan wilt werken, tijdens de huidige week, worden in dit project opgenomen. Als je ze hier plaatst, ken je ook een vervaldatum toe. Als je Todoist integreert met je kalender, zal Todoist het automatisch voor je aan je kalender toevoegen.

• Volgende week^{(Next Week)} : items uit je Postvak IN die je snel wilt doen, maar die niet zo dringend zijn dat je ze deze week af moet hebben, gaan naar je project voor volgende week . Geen vervaldatum vereist.

• Deze maand^{(This Month)} : items die u vrij snel wilt doen, maar een week of twee kunt wachten, worden in dit project opgenomen. Voeg hier ook geen vervaldatum toe.

• Volgende maand^{(Next Month)} : taken die u uiteindelijk wilt doen, maar waarvan u weet dat ze een tijdje kunnen wachten, worden zonder vervaldatum in de map Volgende maand geplaatst.^(Month)

Er zijn nog twee projecten die je moet maken voor speciale taken. 

• Terugkerende aandachtsgebieden^{(Recurring Areas of Focus)} : dit zijn dingen die u regelmatig moet doen met betrekking tot doelen die voor u belangrijk zijn, zoals elke maand een online les volgen.

• Routines : Dit zijn taken die misschien niet gerelateerd zijn aan je doelen, maar die je elke week moet doen, zoals sporten of clubbijeenkomsten.

Terugkerende taken bouwen

Je moet zeker een heleboel dingen hebben die je elke dag of elke week moet doen. Zet die uit je hoofd door ze toe te voegen aan je project Terugkerende aandachtsgebieden^{(Recurring Areas of Focus)} (als ze verband houden met doelen die voor jou belangrijk zijn).

Het is ook aan te raden om terugkerende aandachtsgebieden ^(Areas)op^(Focus) te nemen als een deelproject van Deze week .

Alle terugkerende taken die slechts een deel van je leven zijn, maar niet echt je levensdoelen bepalen, voeg ze toe aan het Routines - project.

Vergeet^(Remember) niet om aan al deze vervaldatums toe te voegen en ze als terugkerend te markeren. Op deze manier verschijnen ze automatisch in je Today en Upcoming Todoist-secties zonder dat je iets hoeft te doen.

Uw Postvak IN gebruiken

Als er gedurende de week nieuwe problemen opduiken waar je mee te maken krijgt, gooi ze dan gewoon in je Todoist Inbox . 

Zo raak je niet afgeleid en weet je zeker dat je deze taken later, als je tijd hebt, niet vergeet.

Elke week op hetzelfde tijdstip neem je ongeveer 20 tot 30 minuten de tijd om je Postvak IN^(Inbox) te verwerken . Werk gedurende deze tijd gewoon een voor een af ​​en beslis hoe belangrijk het is om die taak uit te voeren, en binnen welk tijdsbestek.

Ik weet bijvoorbeeld dat ik het dek uiteindelijk wil repareren, maar het is nog steeds winter . Dus ik verplaats die taak naar Long Term / On Hold . 

Vervolgens weet ik dat ik mijn jaarlijkse medische controle moet hebben, maar ik heb het druk deze maand en het maakt niet echt uit of ik tot volgende maand wacht om het in te plannen. Dus dat verplaats ik naar het project Volgende maand^{(Next Month)} .

Eindelijk weet ik dat ik deze week een artikel op Online-Tech-Tips.com wil laten doen. Dus ik wijs een dag en tijd in de week toe dat ik het voor elkaar wil krijgen.

Verplaats die taak vervolgens naar het project Deze week^{(This Week)} .

Ik kon deze drie items die ik overdag  aan mijn Inbox heb toegevoegd in ongeveer vijf minuten verwerken.^(Inbox)

Ik weet dat ik ze niet zal vergeten omdat ze nu in mijn georganiseerde ToDoist GTD -systeem staan. Alles is toegewezen voor de week en ik hoef eigenlijk nergens aan te denken, behalve hard werken aan elke taak als die in mijn agenda^{(up on my calendar)} komt .

Deze week beheren

Als je het einde van elke week bereikt, zul je merken dat er in je This Week- project uiteindelijk geen actieve items meer zijn.

Stel^(Set) elke week een tijd in (meestal het einde van de dag vrijdag^(Friday) of een bepaalde tijd in het weekend) om taken van het Next Week- project naar uw This Week- project te verplaatsen. Wijs^(Assign) vervaldatums toe wanneer u dit doet.

Herhaal dit voor items in de mappen This Month , Next Month en Long Term / On Hold .

Onthoud^(Remember) : je hoeft het item niet te verplaatsen als het nog steeds niet dringend aanvoelt. Je kunt ook taken verwijderen waarvan je hebt besloten dat ze niet meer belangrijk voor je zijn.

Onthoud om gefocust te blijven

Dit is het belangrijkste principe dat dit alles samenbrengt en het GTD -systeem laat werken.

Omdat je maar kleine blokken tijd besteedt aan het verwerken van alle ideeën en taken die in je Postvak IN^(Inbox) worden gegooid , heb je de rest van de tijd die je in je agenda hebt toegewezen om daadwerkelijk aan het werk te gaan.

Dit betekent dat je alleen je Vandaag en Komende^(Upcoming) gebieden in Todoist gedurende je dag gebruikt (samen met je Kalender^(Calendar) ) en je de hele dag doorwerkt om die taken af ​​te maken en af ​​te strepen.

Je weet dat je alleen taken hebt toegewezen die je in één dag kunt doen, omdat Todoist ze automatisch aan je agenda heeft toegevoegd. Als je dag vol is, kun je niet meer toewijzen. Als je week vol is, kun je niets anders naar het project Deze week verplaatsen .

GTD werkt omdat het de rommel uit je hoofd en in het "systeem" haalt. Het maakt uw gedachten vrij, zodat u zich kunt concentreren op de taak die voor u ligt — en Get Things Done .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Gettіng Things Done GTD exреrt, or you’re juѕt starting to learn about the GTD procesѕ, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Hoe Todoist Kanban-borden de productiviteit kunnen verbeteren

• 4 gratis hulpprogramma's om uw muis te tweaken en de productiviteit te verhogen

• 3 manieren om een ​​foto of video te maken op een Chromebook

• Computer- en e-mailbewaking of spionagesoftware detecteren

• Flat Panel Display-technologie ontrafeld: TN, IPS, VA, OLED en meer

• 10 beste manieren om uw computer kindveilig te maken

• Hoe verjaardagen op Facebook te vinden

• Wat is de Discord Streamer-modus en hoe u deze instelt?

• Een game terugbetalen op Steam

• Een Facebook-account deactiveren in plaats van het te verwijderen

• De taal op Netflix wijzigen

• 7 snelle oplossingen wanneer Minecraft blijft crashen

• Hoe maak je een screenshot op Steam

• Caps Lock in- of uitschakelen op Chromebook

• Wat betekenen BCC en CC? Basis e-maillingo begrijpen

• Een bedrade printer draadloos maken op 6 verschillende manieren

• DVI versus HDMI versus DisplayPort – wat u moet weten

• Hoe Spotify luider en beter te laten klinken

• Hoe het scherm op een Chromebook te splitsen

• Een clip splitsen in Adobe Premiere Pro