Als je een Office 365- abonnement hebt, is ^{(Office 365)}Access een van de apps waartoe je toegang hebt . Het is een hulpmiddel om verschillende soorten databases en rapporten op uw computer te maken. Als u op zoek bent naar een methode voor het bouwen van een database, dan is MS Access de beste manier om dit te doen, of u nu een eenvoudige of een complexe database wilt bouwen.

U kunt de tool gebruiken om een ​​database te bouwen, formulieren voor gegevensinvoer te maken, uw gegevens te filteren met behulp van aangepaste query's en rapporten op basis van uw gegevens te genereren. Er zijn stapsgewijze wizards om u te helpen deze items te maken, dus het is niet al te moeilijk om te gebruiken.

Een lege database bouwen met MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Het eerste dat u hoeft te doen, is een database bouwen. Start hiervoor een nieuwe database in Access . Uw gegevenstabellen, formulieren, query's en rapporten worden erin opgeslagen. Om dit te doen, kunt u een van de vele sjablonen gebruiken die Access biedt of er een helemaal opnieuw bouwen.

Hier zullen we een database bouwen waarin studentinformatie wordt opgeslagen en we zullen een lege databasesjabloon gebruiken.

1. Start de Access -app^{(Launch the Access app)} op uw computer.
2. Klik op Nieuw^(New) in de linkerzijbalk om een ​​nieuwe database aan te maken.
3. Selecteer de optie Lege database^{(Blank database)} in het rechterdeelvenster om een ​​nieuwe lege database te maken.

1. Klik^(Click) op het kleine mappictogram en kies een pad om uw database op te slaan. Klik vervolgens op de knop met de tekst Create .

1. Zo bouw je met Access een database op . Uw database moet beschikbaar zijn op het opgegeven pad.

Maak een tabel in uw database^{(Create a Table In Your Database)}

De basis van elke database zijn tabellen. Het zijn deze tabellen waar uw gegevens in verschillende kolommen worden opgeslagen, en dit is waar u query's op kunt uitvoeren en rapporten van kunt genereren.

Wanneer u een nieuwe database bouwt in Access , wordt het scherm voor het maken van nieuwe tabellen geopend in de gegevensbladweergave. Deze weergave is niet de gemakkelijkste om mee te werken en daarom moet u deze wijzigen in de ontwerpweergave en vervolgens uw tabelkolommen maken.

1. Klik met de rechtermuisknop^{(Right-click)} op de nieuw gemaakte tabel en selecteer Ontwerpweergave^{(Design View)} .

1. U wordt gevraagd om eerst uw tafel op te slaan. Voer een naam in voor de tabel en klik op OK .

1. In het volgende scherm kunt u kolommen en hun gegevenstypes aan de tabel toevoegen. Houd de eerste kolom ongewijzigd omdat deze een unieke ID genereert voor elk van uw items.
2. Terwijl we een studentendatabase aan het bouwen zijn, plaatst u uw cursor in het tweede veld en typt u Student Name . Kies Korte tekst^{(Short Text)} in het veld Gegevenstype^{(Data Type)} .

1. Voer Leeftijd^(Age) in als de volgende veldnaam en kies Getal^(Number) in het vervolgkeuzemenu Gegevenstype .^{(Data Type)}

1. Voeg de laatste kolom toe met de naam Land^(Country) en Korte tekst^{(Short Text)} als gegevenstype.

1. Druk op Ctrl + S om de tabel op te slaan.

Maak een formulier voor gegevensinvoer in uw database^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Hoewel u de tabel in de gegevensbladweergave kunt openen en de vereiste gegevens eraan kunt toevoegen, biedt een formulier u een eenvoudigere manier om uw gegevens in te voeren. U hoeft zich ook niet te bemoeien met andere gegevens in de tabel, aangezien u met een formulier slechts één item tegelijk kunt bewerken.

U kunt de formulierwizard van Access gebruiken om een ​​formulier voor gegevensinvoer^{(create a form for data entry)} te maken met de door u gekozen velden.

1. Terwijl Access nog steeds open is met uw database, klikt u bovenaan op het tabblad Maken en kiest u de optie ^(Create)Form Wizard .

1. U wordt gevraagd de velden te selecteren die u in uw formulier wilt gebruiken. Selecteer alles waarvoor u een waarde moet invoeren en klik op het pictogram met de pijl naar rechts om ze aan de lijst toe te voegen. Klik dan onderaan op Volgende .^(Next)

1. Het volgende scherm biedt vier formulierlay-outs om uit te kiezen. Klik^(Click) op een lay-out en er verschijnt een voorbeeld aan de linkerkant. Als je een keuze hebt gemaakt, klik je onderaan op Volgende .^(Next)

1. Voer een naam in voor uw formulier en klik op Voltooien^(Finish) .

1. Het formulier zou moeten openen zodat u gegevens aan uw tabel kunt toevoegen.

Een query maken om gegevens in uw database te filteren^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Met een query kunt u de gegevens die in uw tabellen zijn opgeslagen, filteren met verschillende aangepaste criteria. Als u bijvoorbeeld de gegevens wilt ophalen van studenten die 20 jaar of ouder zijn en in de VS wonen, kunt u een zoekopdracht maken en een tabel genereren waarin alleen de studenten staan ​​die aan uw criteria voldoen.

1. Klik bovenaan op het tabblad Maken en selecteer ^(Create)Wizard Query^{(Query Wizard)} .

1. Kies de eerste optie met de tekst Simple Query Wizard en druk op OK .

1. Selecteer de tabel en de velden die u in de query wilt opnemen en klik op Volgende^(Next) .

1. Kies in het volgende scherm de optie Detail en klik onderaan op Volgende .^(Next)

1. Voer een naam in voor uw zoekopdracht en klik onderaan op Voltooien .^(Finish)

1. Klik met de rechtermuisknop op uw nieuw gemaakte query en kies Ontwerpweergave^{(Design View)} . U gebruikt deze weergave om de criteria voor uw zoekopdracht in te voeren.

1. In het volgende scherm kunt u de filters voor uw zoekopdracht specificeren. Laten we een regel maken die alleen studenten toont die 20 jaar of ouder zijn en uit de VS komen.
   
   Typ >=20 in het vak Criteria voor het veld Leeftijd^(Age) .
   
   Voer VS^(US) in in de rij Criteria voor het veld ^(Criteria)Land^(Country) .

1. Druk op Ctrl + S om de wijzigingen op te slaan.
2. Dubbelklik^{(Double-click)} op uw zoekopdracht in de linkerzijbalk en u ziet de gefilterde versie van uw gegevens.

Een databaserapport maken in Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Rapporten worden meestal gebruikt om gegevens uit Access te halen en als zelfstandige bestanden te bekijken. Met Access^(Access) kunt u rapporten genereren voor de door u gekozen tabellen en velden en het gebruikt dezelfde wizardstijl als formulieren en query's om rapporten te maken.

1. Klik bovenaan op het tabblad Maken en selecteer ^(Create)Wizard Rapport^{(Report Wizard)} .

1. Voeg de velden toe die u in uw rapport wilt hebben en klik op Volgende^(Next) .

1. Als u groepsorders wilt opgeven, kunt u dat op dit scherm doen. Druk vervolgens op Volgende^(Next) .

1. Als u uw records op een veld wilt sorteren, kunt u dat op dit scherm doen. Klik vervolgens op Volgende^(Next) .

1. Selecteer een rapportlay-out en klik op Volgende^(Next) .

1. Voer een naam in voor het rapport en klik op Voltooien^(Finish) .

1. Klik met de rechtermuisknop^{(Right-click)} op het rapport en kies Afdrukvoorbeeld^{(Print Preview)} .

1. Klik bovenaan op PDF of XPS^{(PDF or XPS )} om het in een van deze formaten op te slaan.

Je volledige database met tabellen, formulieren, queries en rapporten is klaar.

Hoe bouwt u uw databases op^{(build your databases)} ? Als u Access gebruikt , gebruikt u dan de bovengenoemde functies? Laat het ons weten in de reacties hieronder.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subscription, one of the apps you can accesѕ is Access. It’s a toоl to creatе various types of databaseѕ and reports on your computer. If you’re looking for а method on how to build a database, MS Access is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook wordt niet geopend? 10 manieren om te repareren

• PDF-documenten maken in Microsoft Office

• Hoe het aantal woorden in Microsoft Word te tonen

• Hoe u uw e-mails kunt exporteren van Microsoft Outlook naar CSV of PST

• Laat OpenOffice Writer er meer uitzien en werken als Microsoft Word

• Wat is Microsoft Teams en hoe werkt het?

• Een eenvoudige kalender maken in Microsoft Word

• Afdrukken op een envelop in Microsoft Excel

• Miss Hotmail? Microsoft Outlook e-mailservices uitgelegd

• Verschillen tussen Microsoft Excel Online en Excel voor desktop

• Het Microsoft Office-lint aanpassen

• Gegevens migreren van MS Access naar SQL Server-database

• De donkere modus inschakelen in Microsoft Outlook (Windows, Mac en mobiel)

• Hoe maak je een Mail Merge in Microsoft Word?

• Elke versie van Microsoft Office repareren

• Google Spreadsheets versus Microsoft Excel - Wat zijn de verschillen?

• Cellen vergrendelen in Microsoft Excel

• Hoe u uw Microsoft 365-abonnement opzegt

• Een database maken met Microsoft Access

• Maateenheden wijzigen in Microsoft Word