Het gebruik van een vervolgkeuzelijst in Excel kan de tijd die nodig is om gegevens in een spreadsheet in^{(enter data into a spreadsheet)} te voeren aanzienlijk verkorten . Gelukkig is het heel eenvoudig om een vervolgkeuzelijst in Excel te maken .

Er zijn een paar methoden om dit te doen, van eenvoudig tot geavanceerd. In dit artikel leer je alle manieren om dit te doen.

Maak een vervolgkeuzelijst^{(Drop Down List)} in Excel : eenvoudige methode^(Method)

De eenvoudigste manier om een vervolgkeuzelijst in Excel te maken, is door de lijst handmatig in te voeren. Dit is ideaal voor situaties waarin u slechts een vervolgkeuzelijst in één cel nodig hebt en deze niet vaak hoeft bij te werken.

Als u mensen bijvoorbeeld een bestand stuurt waarin u wilt dat ze een aantal velden invullen, en één veld heeft een eenvoudige lijst met keuzes, dan is deze methode ideaal.

Een vervolgkeuzelijst maken met behulp van de eenvoudige methode:

1. Selecteer de cel of cellen waar u uw lijst wilt maken.

2. Selecteer Gegevens^(Data) in het menu en selecteer Gegevensvalidatie^{(Data Validation)} op het lint.

3. Dit opent een venster voor gegevensvalidatie . ^{(Data Validation)}Selecteer de vervolgkeuzelijst onder Toestaan^(Allow) en selecteer Lijst^(List) .

4. Hiermee kunt u de items die u in uw lijst wilt handmatig typen. Typ gewoon^(Just) elk item in het veld Bron^(Source) , waarbij elk item wordt gescheiden door komma's.

5. Selecteer OK . Nu zul je zien dat de cel die je hebt geselecteerd een vervolgkeuzepijl ernaast heeft. Wanneer u deze pijl selecteert, ziet u alle items die u hebt getypt in deze lijst.

Hoewel dit de snelste methode is om een vervolgkeuzelijst in Excel te maken , is het ook de moeilijkste om te onderhouden. Als u de lijst wilt wijzigen, moet u teruggaan naar de validatie-instellingen en het veld Bron^(Source) bijwerken .

Als u veel van dit soort vervolgkeuzelijsten in Excel maakt, kan het veel werk kosten om deze aan te passen. Daarom is het belangrijk om deze methode alleen te gebruiken voor afzonderlijke cellen en voor lijsten waarvan u niet verwacht dat ze zullen veranderen.

Maak een vervolgkeuzelijst^{(Drop Down List)} in Excel : een bereik gebruiken

Als u een flexibelere oplossing wilt, kunt u items voor uw lijst ophalen uit een reeks andere cellen^{(a range of other cells)} in Excel.

Om dit te doen:

1. Maak eerst^(First) een lijst van alle items die u in uw lijst wilt hebben in een willekeurige kolom met cellen. U kunt deze invoeren op het huidige werkblad of op een ander blad.

2. Herhaal het bovenstaande proces om de cel te selecteren en het venster Gegevensvalidatie te openen. ^{(Data Validation)}Stel het veld Toestaan in op ^(Allow)Lijst^(List) . Selecteer deze keer, in plaats van iets in het veld Bron^(Source) te typen , het pictogram met de pijl omhoog rechts van dit veld. Dit is de optie voor bereikselectie waarmee u het veld kunt selecteren waaruit u uw lijstitems wilt ophalen.

3. U ziet het venster Gegevensvalidatie^{(Data Validation)} samenvouwen, zodat u het hele blad kunt zien. Sleep de muisaanwijzer omlaag over het hele celbereik dat alle lijstitems bevat die u wilt opnemen. Als u hiermee klaar bent, selecteert u het pictogram met de pijl omlaag rechts van het selectieveld. Hierdoor wordt het venster Gegevensvalidatie weer uitgevouwen.^{(Data Validation)}

4. U ziet dat het bereik dat u hebt geselecteerd nu in het veld Bron^(Source) verschijnt . Selecteer gewoon ^(Just)OK om deze instellingen te accepteren.

5. Als u nu de vervolgkeuzepijl rechts van de cel selecteert die u als vervolgkeuzelijst hebt geconfigureerd, ziet u alle items uit het bereik dat u zojuist hebt geselecteerd.

Het leuke van deze aanpak is dat je alle items in die lijst kunt wijzigen door gewoon een cel in het bereik te wijzigen. Elke wijziging die u daar aanbrengt, zal elke vervolgkeuzelijst bijwerken die u hebt gemaakt waarin u dit bereik als bron hebt geselecteerd.

Deze methode is het beste wanneer u veel cellen^{(format a lot of cells)} in een vervolgkeuzelijst wilt opmaken met dezelfde lijstitems. U kunt de inhoud van een enkel bereik de items voor al die lijsten laten beheren, en het maakt niet uit hoeveel er zijn.

Items aan uw lijst toevoegen

Naast het wijzigen van artikelen in uw assortiment om uw lijsten bij te werken, kunt u ook nieuwe artikelen toevoegen. U kunt geen item aan het einde van het bereik toevoegen, omdat uw bereikselectie wordt beperkt door de eerste en laatste cellen die u hebt geselecteerd.

In plaats daarvan moet u ergens in het midden van het bereik een nieuw item invoegen. Excel werkt uw bereikselectie dynamisch bij in de gegevensvalidatie-instellingen om het nieuwe bereik op te nemen dat u met één cel hebt vergroot.

Om dit te doen:

1. Klik met de rechtermuisknop op een cel in uw bronbereik en selecteer Invoegen^(Insert) in het vervolgkeuzemenu.

2. Selecteer in het kleine selectievenster Cellen naar beneden verschuiven^{(Shift cells down)} en selecteer OK . Hierdoor worden alle cellen in het bereik één naar beneden verschoven en wordt een lege cel ingevoegd waar u hebt geselecteerd.

3. Typ het nieuwe item dat u wilt toevoegen in de lege cel die u zojuist hebt gemaakt.

Wanneer u nu het pijl-omlaagpictogram^{(down arrow icon)} rechts van de cel in de vervolgkeuzelijst selecteert die u hebt gemaakt, ziet u het nieuwe item dat u zojuist in het bereik hebt toegevoegd.

Dit is een gemakkelijke manier om nieuwe items aan uw vervolgkeuzelijst toe te voegen, maar er zijn wel een paar extra stappen voor nodig. Het is zeker niet overal zo eenvoudig als het toevoegen van een nieuw artikel aan het einde van uw assortiment.

Als u dat wilt doen, hoeft u alleen maar te wijzigen hoe u de gegevensvalidatie^{(data validation)} voor uw bereik hebt geconfigureerd. Hoe u dit doet, leest u in het volgende gedeelte.

Dynamisch items aan uw lijst toevoegen

Voor een gemakkelijkere manier om items aan uw vervolgkeuzelijst toe te voegen door het nieuwe item aan het einde van uw geconfigureerde bereik te typen, moet u de OFFSET - functie^(function) gebruiken .

Selecteer met de cel in de vervolgkeuzelijst geselecteerd Gegevens^(Data) in het menu en Gegevensvalidatie^{(Data Validation)} in het lint.

Wijzig in het venster Gegevensvalidatie de Bron in het volgende:^{(Data Validation)}

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Wijzig $E$1 en $E:$E in de formule^{(the formula)} om de letter te gebruiken van de kolom waarin u uw lijst met items hebt ingevoerd. Selecteer OK^{(Select OK)} om deze nieuwe configuratie voor gegevensvalidatie te bevestigen.^{(Data Validation)}

Zo werkt de formule:

De 0-argumenten in de OFFSET- functie vertellen het om geen offset toe te passen op kolommen of rijen.
De uitvoer van de COUNTA - functie vertelt de OFFSET - functie de hoogte van het bereik.
De COUNTA- functie telt het aantal cellen dat niet leeg is in de kolom die uw bereik bevat.

Telkens wanneer u een nieuwe waarde aan die kolom toevoegt, wordt de hoogteparameter van de OFFSET- functie met één verhoogd, en de OFFSET -functie retourneert het volledige bereik, bijgewerkt met uw nieuwe invoer.

Om dit in actie te zien, hoeft u alleen maar een nieuw item aan uw assortiment toe te voegen. Selecteer de vervolgkeuzepijl rechts van uw vervolgkeuzecel en u ziet uw nieuwe invoer in de vervolgkeuzelijst verschijnen.

Houd er rekening mee dat u mogelijk de schuifbalk aan de rechterkant moet gebruiken als uw lijst met items lang is.

Een vervolgkeuzelijst verwijderen in Excel

Tot slot, als u ooit de vervolgkeuzelijst wilt verwijderen uit een van de cellen waarin u dit hebt ingesteld, selecteert u gewoon die cel en opent u het venster Gegevensvalidatie opnieuw.^{(Data Validation)}

Wijzig de vervolgkeuzelijst Toestaan in ^(Allow)Willekeurige waarde^{(Any value)} en selecteer OK .

Zodra u deze instelling wijzigt, ziet u dat de cel weer normaal wordt.

Vervolgkeuzelijsten maken in Excel

Het maken van een vervolgkeuzelijst in Excel is eenvoudig en u hebt tal van opties om uit te kiezen. De methode die u kiest, hangt gewoon af van hoeveel cellen u van plan bent in te schakelen met één lijst met items, en hoe flexibel u wilt dat de lijst met items is. Als u van plan bent om de lijstitems regelmatig te wijzigen, gebruik dan zeker de dynamische aanpak.

How to Create a Drop Down List in Excel

Usіng a dropdown list in Excel can greatly reduce the timе it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Jay Timmermans

About the author

Ik ben een softwareontwikkelaar met meer dan 10 jaar ervaring. Ik ben gespecialiseerd in Mac-programmering en heb duizenden regels code geschreven voor verschillende Mac-programma's, waaronder maar niet beperkt tot: TextEdit, GarageBand, iMovie en Inkscape. Ook heb ik ervaring met Linux en Windows ontwikkeling. Dankzij mijn vaardigheden als ontwikkelaar kan ik hoogwaardige, uitgebreide tutorials schrijven voor verschillende softwareontwikkelingsplatforms - van macOS tot Linux - waardoor mijn tutorials de perfecte keuze zijn voor diegenen die meer willen weten over de tools die ze gebruiken.

Een vervolgkeuzelijst maken in Excel

Maak een vervolgkeuzelijst^{(Drop Down List)} in Excel : eenvoudige methode^(Method)