Met Afdruk samenvoegen in Microsoft Word kunt u gepersonaliseerde brieven en e-mails verzenden zonder dat u elke brief hoeft aan te passen. U kunt uw document opmaken zoals u dat wilt en plaatsaanduidingen toevoegen voor de verschillende gegevensvelden die u dynamisch wilt vullen vanuit een gegevensbron.

U kunt bijvoorbeeld een enkele brief opstellen voor al uw vrienden met de vraag hoe het met ze gaat, maar met de mogelijkheid om de namen en steden dynamisch in de brief te wijzigen. Op deze manier zal uw generieke brief aan John zijn naam en zijn stad vermelden, en dezelfde brief aan Mike zal Mike 's naam en zijn stad op zijn brief hebben.

Maak uw lijst met ontvangers in een Excel-spreadsheet^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

U moet een lijst met ontvangers en hun gegevens in één gegevensbron verzamelen. Een eenvoudige manier om dit te doen, is door een Microsoft Excel -spreadsheet te maken en daar alle gegevens van uw ontvangers aan toe te voegen. Deze Excel-gegevens kunt u vervolgens ophalen in de samenvoegbrief^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} in Microsoft Word.

1. Gebruik de zoekfunctie in het menu Start om ^{(Start Menu)}Microsoft Excel te zoeken en te openen .

1. Klik op het tabblad Start^(Home) in de linkerzijbalk en kies Lege werkmap^{(Blank workbook)} in het rechterdeelvenster. Hiermee wordt een leeg werkblad voor u gemaakt.

1. Begin^(Start) met het invoeren van gegevens voor uw mail merge-ontvangers. Zorg^(Make) ervoor dat u de eerste rij gebruikt voor de koppen van uw gegevens. Als je iemands naam gaat invoeren, gebruik dan Naam^(Name) als kop in de eerste rij, enzovoort.

1. In het volgende voorbeeld hebben we een tabel gemaakt met enkele gegevens voor vier personen. We zullen voor elk van deze personen een gepersonaliseerde samenvoegbrief maken in Microsoft Word .

1. Klik op het menu Bestand^(File) bovenaan, kies Opslaan^(Save) in de linkerzijbalk en klik op de knop Bladeren^(Browse) .

1. Navigeer^(Navigate) naar uw bureaublad, voer een naam in voor uw Excel -spreadsheet en klik op de knop Opslaan^(Save) om de spreadsheet op uw bureaublad op te slaan. Hierdoor kunt u uw spreadsheet gemakkelijker terugvinden als u deze in Microsoft Word gebruikt .

1. U kunt Microsoft Excel op uw computer afsluiten.

Bereid uw document voor in Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

U moet een algemene brief schrijven die u naar elk van uw ontvangers wilt sturen^{(send to each of your recipients)} . Deze brief moet de informatie bevatten die voor alle ontvangers geldt. Enkele voorbeelden zijn het schrijven van de begroetingsregel, vragen hoe het met ze gaat, uw gedachten delen, enzovoort.

Houd de velden leeg waar u de gegevens van uw ontvangers wilt weergeven. U voegt dat later toe wanneer u de samenvoegbewerking in Microsoft Word start .

1. Start Microsoft Word vanuit het menu Start^{(Start Menu)} op uw computer.

1. Klik op Home in de linkerzijbalk en kies Leeg document^{(Blank document )} in het rechterdeelvenster. Je kunt ook een sjabloon gebruiken als je wilt.

1. Er wordt een leeg document geopend. Schrijf de brief die u naar uw ontvangers wilt sturen.

1. U bent vrij om alle kleuren, opmaak, lettertypestijlen en andere items te gebruiken die u maar wilt. We hebben de volgende eenvoudige brief gemaakt om naar onze ontvangers te sturen. De brief heeft de naam van de persoon bovenaan en zijn stad onderaan.

1. Houd het document open terwijl u de samenvoegbewerking in het onderstaande gedeelte uitvoert.

Maak een Afdruk samenvoegen in Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Met Microsoft Word^{(Microsoft Word)} kunt u een samenvoegbewerking maken met behulp van de stapsgewijze wizard. Dit maakt het voor u uiterst eenvoudig om de brief te kiezen die u wilt gebruiken, de ontvangers die u nodig heeft toe te voegen en de inhoud van de brief dynamisch te wijzigen.

1. Terwijl uw brief nog open is in Word , klikt u op het tabblad Verzendlijsten^(Mailings) bovenaan, selecteert u de optie Afdruk samenvoegen starten^{(Start Mail Merge)} en kiest u Stap-voor-stap Wizard Afdruk samenvoegen^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Er verschijnt een nieuw venster aan de rechterkant van uw scherm. Kies Letters onder de eerste sectie met de tekst Selecteer documenttype^{(Select document type)} . U kunt E-mailberichten^{(E-mail messages)} kiezen als u uw brief per e-mail wilt verzenden. Klik vervolgens onderaan op Volgende: Startdocument om verder te gaan.^{(Next: Starting document)}
   
   

1. Op het volgende scherm vraagt ​​Word welk document u wilt gebruiken voor mail merge. Klik op de optie Gebruik het huidige document^{(Use the current document)} om uw huidige brief voor de taak te gebruiken.
   
   Als uw brief in een ander Word -bestand staat, klikt u op Start vanaf bestaand document^{(Start from existing document)} om dat bestand te openen.
   
   Klik vervolgens op Volgende: ontvangers selecteren^{(Next: Select recipients)} onderaan.

1. Selecteer in het gedeelte Ontvangers^{(Select recipients)} selecteren de optie Een bestaande lijst gebruiken^{(Use an existing list)} . Dit komt omdat u al een Excel -spreadsheet hebt gemaakt met de gegevens van uw ontvangers.
   
   U kunt de optie Typ een nieuwe lijst^{(Type a new list)} selecteren als u de gegevens van uw ontvangers nog niet hebt verzameld.
   
   Klik vervolgens op Bladeren^(Browse) om uw Excel-spreadsheet te importeren.

1. Navigeer^(Navigate) naar uw bureaublad en dubbelklik op het Excel - spreadsheet dat u eerder hebt gemaakt. Hierdoor wordt de spreadsheet in Microsoft Word geopend .
2. Word zal vragen welk blad u uit uw spreadsheet wilt gebruiken. Selecteer het blad dat uw gegevens bevat, vink de optie Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen^{(First row of data contains column headers)} aan en klik op OK .

1. Met Word^(Word) kunt u de ontvangers selecteren die u voor Afdruk samenvoegen wilt gebruiken als u niet iedereen wilt gebruiken die op de lijst staat. Vink^(Checkmark) vakjes aan voor de mensen die u in uw brieven wilt opnemen.
   
   U kunt de verfijningsopties onder de lijst gebruiken om uw ontvangers te sorteren en te filteren. Door te sorteren^(Sorting) kunt u uw records sorteren in oplopende en aflopende volgorde. Door te filteren^(Filtering) kun je de velden vergelijken en de velden eruit filteren die je niet nodig hebt.
   
   Klik ten slotte onderaan op OK .

1. Klik op Volgende: Schrijf uw brief^{(Next: Write your letter)} onderaan.
2. In het volgende scherm kunt u uw gegevensvelden gebruiken in uw brief. Om dit te gebruiken, plaatst u uw cursor op de plaats waar u een gegevensveld in de brief wilt toevoegen en klikt u op Meer items^{(More items )} in het rechterdeelvenster.

1. Kies het gegevensveld dat u wilt toevoegen en klik onderaan op Invoegen .^(Insert)

1. U wilt al uw gegevensvelden aan de brief toevoegen, zodat uw brieven alle vereiste informatie bevatten. Klik vervolgens op Volgende: Voorbeeld van uw brieven bekijken^{(Next: Preview your letters)} .

1. U kunt een voorbeeld bekijken van de brieven die worden gegenereerd als resultaat van uw samenvoegbewerking. Klik op de linker- en rechterpijlpictogrammen om de letters voor elk van uw ontvangers te bekijken.
   
   Klik vervolgens op Volgende: Voltooi de samenvoeging^{(Next: Complete the merge)} .

1. U kunt nu op Afdrukken^(Print) klikken om deze gepersonaliseerde brieven af ​​te drukken of individuele brieven^{(Edit individual letters)} bewerken selecteren om deze brieven te bewerken.

Afdruk^(Mail) samenvoegen is inderdaad een geweldige tijdbesparende functie in Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Wist u dat u meerdere documenten in Word kunt samenvoegen^{(merge multiple documents together in Word)} ? Dat is handig als je je gepersonaliseerde brieven al hebt geschreven en je wilt ze samenvoegen tot één bestand.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Hoe het aantal woorden in Microsoft Word te tonen

• Laat OpenOffice Writer er meer uitzien en werken als Microsoft Word

• Een pagina verwijderen in Microsoft Word

• Hoe te tekenen in Microsoft Word

• Maateenheden wijzigen in Microsoft Word

• Afdruk samenvoegen in Word gebruiken om brieven, etiketten en enveloppen te maken

• 9 manieren om een ​​Word-document te openen zonder Word

• Elke versie van Microsoft Office repareren

• Een Excel-werkblad invoegen in een Word-document

• PDF-documenten maken in Microsoft Office

• Een macro maken en uitvoeren in Word

• Hoe u Microsoft Word gratis kunt krijgen

• Afdrukken op een envelop in Microsoft Word

• Een sectie-einde invoegen in Microsoft Word

• Een opsommingsteken invoegen in het midden van een zin in Word

• Bewerkingen weergeven, accepteren of verbergen in Microsoft Word

• Hoe een bladwijzer niet gedefinieerde fout in Word te repareren

• Snel getallen spellen in Word en Excel

• Wat zijn enkele van de beste cursieve lettertypen in Microsoft Word?

• Wat is Microsoft Teams en hoe werkt het?