Vervolgkeuzelijsten in Excel zijn krachtige hulpmiddelen. Hiermee kunt u gebruikers een vervolgkeuzepijl bieden die hen, wanneer ze zijn geselecteerd, een lijst met keuzes biedt.

Dit kan fouten bij het invoeren van gegevens verminderen, omdat het voorkomt dat gebruikers antwoorden rechtstreeks moeten typen. Met Excel^(Excel) kunt u zelfs de items voor die vervolgkeuzelijsten uit een reeks cellen halen.

Daar stopt het echter niet. Door enkele creatieve manieren te gebruiken om gegevensvalidatie voor vervolgkeuzelijsten te configureren, kunt u zelfs meerdere, gekoppelde vervolgkeuzelijsten maken, waarbij de items die beschikbaar zijn in een tweede lijst^{(available in a second list)} afhankelijk zijn van de sectie die de gebruiker in de eerste lijst heeft gemaakt.

Waar zijn meerdere gekoppelde^(Linked) vervolgkeuzelijsten goed^(Good) voor?

Bedenk dat de meeste online formulieren secundaire vervolgkeuzelijsten invullen op basis van wat u in de vervolgkeuzelijst ervoor beantwoordt. Dit betekent dat u uw Excel -gegevensinvoerbladen net zo geavanceerd kunt maken als online formulieren. Het zal zichzelf aanpassen op basis van de antwoorden van de gebruiker. 

Stel dat u bijvoorbeeld een Excel - spreadsheet gebruikt om computergegevens te verzamelen van uw gebruikers die computerreparaties nodig^{(computer repairs)} hebben . 

De invoeropties kunnen er als volgt uitzien:

• Computeronderdeel^{(Computer Part)} : monitor, muis^(Mouse) , toetsenbord^(Keyboard) , basissysteem^{(Base System)}
• Onderdeeltype:
  • Monitor : glas, behuizing^(Housing) , netsnoer^{(Power Cord)} , interne elektronica^{(Internal Electronics)}
  • Muis^(Mouse) : Wiel, LED-licht^{(LED Light)} , Snoer^(Cord) , Knoppen^(Buttons) , Behuizing
  • Toetsenbord^(Keyboard) : toetsen, behuizing^(Housing) , membraan^(Membrane) , snoer^(Cord) , interne elektronica^{(Internal Electronics)}
  • Basissysteem^{(Base System)} : behuizing, knoppen^(Buttons) , poorten^(Ports) , voeding^(Power) , interne elektronica^{(Internal Electronics)} , besturingssysteem^{(Operating System)}

Zoals u in deze structuur kunt zien, hangt de informatie die beschikbaar moet zijn om te selecteren voor "Onderdeeltype" af van welk computeronderdeel^{(Computer Part)} de gebruiker selecteert in de eerste vervolgkeuzelijst.

In dit voorbeeld kan uw spreadsheet er ongeveer zo uitzien:

Als u meerdere, gekoppelde vervolgkeuzelijsten maakt, kunt u het item dat is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst in B1 gebruiken om de inhoud van de vervolgkeuzelijst in B2 aan te sturen.

Laten we eens kijken hoe u dit kunt instellen. Download ook gerust ons voorbeeld Excel- blad met onderstaand voorbeeld.

Maak uw vervolgkeuzelijst Bronblad^{(List Source Sheet)}

De schoonste manier om zoiets in te stellen, is door een nieuw tabblad in Excel te maken waar u al uw vervolgkeuzelijstitems kunt configureren.

Om deze gekoppelde vervolgkeuzelijsten in te stellen, maakt u een tabel waarbij de kop bovenaan alle computeronderdelen zijn die u in de eerste vervolgkeuzelijst wilt opnemen. Maak vervolgens een lijst van alle items (onderdeeltypes) die onder die kop moeten gaan.

Vervolgens moet u elk bereik selecteren en een naam geven, zodat u later de juiste kunt selecteren wanneer u gegevensvalidatie instelt.^{(Data Validation)}

Om dit te doen, selecteert u alle items onder elke kolom en geeft u het geselecteerde bereik dezelfde naam als de kop. Om een ​​tabel een naam te geven, typt u eenvoudig de naam in het veld boven de kolom "A".

Selecteer bijvoorbeeld de cellen A2 tot en met A5 en noem dat bereik "Monitor".

Herhaal dit proces totdat u alle bereiken op de juiste manier hebt genoemd. 

Een alternatieve manier om dit te doen, is door de functie Create from Selection van Excel te gebruiken. Hiermee kunt u alle bereiken een naam geven, zoals het handmatige proces hierboven, maar met een enkele klik.

Om dit te doen, selecteert u gewoon alle bereiken in het tweede blad dat u hebt gemaakt. Selecteer vervolgens Formules^(Formulas) in het menu en selecteer Maken uit selectie^{(Create from Selection)} in het lint.

Er verschijnt een pop-upvenster. Zorg ervoor dat alleen de bovenste rij^{(Top row)} is geselecteerd en selecteer vervolgens OK .

Hiermee worden de koptekstwaarden in de bovenste rij gebruikt om elk van de onderliggende bereiken een naam te geven. 

Stel uw eerste vervolgkeuzelijst in

Nu is het tijd om uw meerdere, gekoppelde vervolgkeuzelijsten in te stellen. Om dit te doen:

1. Terug op het eerste blad, selecteer de lege cel rechts van het eerste label. Selecteer vervolgens Gegevens^(Data) in het menu en selecteer Gegevensvalidatie^{(Data Validation)} in het lint.

2. In het geopende venster Gegevensvalidatie^{(Data Validation)} selecteert u Lijst^(List) onder Toestaan^(Allow) ​​en selecteert u onder Bron^(Source) het pictogram met de pijl omhoog. Hiermee kunt u het cellenbereik selecteren dat u als bron voor deze vervolgkeuzelijst wilt gebruiken.

3. Selecteer het tweede blad waar u de brongegevens van de vervolgkeuzelijst instelt en selecteer vervolgens alleen de koptekstvelden. Deze worden gebruikt om de eerste vervolgkeuzelijst in de door u geselecteerde cel in te vullen.

4. Selecteer de pijl omlaag in het selectievenster om het venster Gegevensvalidatie uit te vouwen^{(Data Validation)} . U ziet het bereik dat u hebt geselecteerd nu weergegeven in het veld Bron^(Source) . Selecteer OK om te voltooien.

5. Nu, terug op het hoofdblad, zult u zien dat de eerste vervolgkeuzelijst elk van de koptekstvelden van het tweede blad bevat.

Nu uw eerste vervolgkeuzelijst klaar is, is het tijd om uw volgende, gekoppelde vervolgkeuzelijst te maken.

Stel uw eerste vervolgkeuzelijst in

Selecteer de tweede cel waarvoor u lijstitems wilt laden, afhankelijk van wat er in de eerste cel is geselecteerd.

Herhaal het bovenstaande proces om het venster Gegevensvalidatie te openen. ^{(Data Validation)}Selecteer Lijst^(List) in de vervolgkeuzelijst Toestaan . ^(Allow)Het veld Bron^(Source) is wat lijstitems binnenhaalt, afhankelijk van wat is geselecteerd in de eerste vervolgkeuzelijst.

Voer hiervoor de volgende formule in:

=INDIRECT($B$1)

Hoe werkt de INDIRECT- functie?

Deze functie retourneert een geldige Excel -verwijzing (in dit geval naar een bereik), uit een tekenreeks. In dit geval is de tekenreeks de naam van het bereik dat door de eerste cel is doorgegeven ($B$1). Dus INDIRECT neemt de naam van het bereik en geeft vervolgens de vervolgkeuzelijst gegevensvalidatie met het juiste bereik dat aan die naam is gekoppeld.

Opmerking^(Note) : als u de gegevensvalidatie voor deze tweede vervolgkeuzelijst configureert zonder een waarde in de eerste vervolgkeuzelijst te selecteren, ziet u een foutmelding. U kunt Ja^(Yes) selecteren om de fout te negeren en door te gaan.

Test nu uw nieuwe meerdere, gekoppelde vervolgkeuzelijsten. Gebruik de eerste vervolgkeuzelijst om een ​​van de computeronderdelen te selecteren. Wanneer u de tweede vervolgkeuzelijst selecteert, zou u de juiste lijstitems voor dat computeronderdeel moeten zien. Dit waren de onderdeeltypes in de kolom op het tweede blad^{(on the second sheet)} die je voor dat onderdeel hebt ingevuld.

Meerdere gekoppelde^{(Multiple Linked)} vervolgkeuzelijsten gebruiken in Excel

Zoals je kunt zien, is dit een erg coole manier om je spreadsheets veel dynamischer te maken. Door vervolgkeuzelijsten in te vullen als reactie op wat gebruikers in andere cellen selecteren^{(select in other cells)} , kunt u uw spreadsheets veel responsiever maken voor gebruikers en de gegevens veel nuttiger maken.

Speel met de bovenstaande tips en kijk wat voor interessante gelinkte vervolgkeuzelijsten u in uw spreadsheets kunt maken. Deel^(Share) enkele van uw eigen interessante tips in de opmerkingen hieronder.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are powerful tools. They let you provіde users with a drop-down arrow that, whеn selected, proνides them with a list of choiceѕ.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Snel meerdere rijen invoegen in Excel

• Gegevens in meerdere Excel-bestanden samenvoegen

• Hoe lege regels in Excel te verwijderen

• De functie voor het uitspreken van cellen in Excel gebruiken

• Een Excel-werkblad invoegen in een Word-document

• Hoe cellen, kolommen en rijen in Excel samen te voegen?

• Hoe de PMT-functie in Excel te gebruiken?

• Afhankelijkheden traceren in Excel

• Hoe te zoeken in Excel

• Hoe If en Geneste If-statements in Excel te gebruiken?

• 3 manieren om een ​​cel in Excel te splitsen

• Een VBA-macro of -script maken in Excel

• Hoe een IF-formule / verklaring in Excel te schrijven?

• Celverwijzingen behouden bij het kopiëren van een formule in Excel

• Waarom u benoemde bereiken in Excel zou moeten gebruiken?

• Dynamische bereiknamen gebruiken in Excel voor flexibele vervolgkeuzelijsten

• CSV of TSV invoegen in een Excel-werkblad

• Een Excel-bestand delen voor eenvoudige samenwerking

• 2 manieren om de transponeerfunctie van Excel te gebruiken

• Een eenvoudige draaitabel maken in Excel