Afdruk^(Mail) samenvoegen is een Microsoft Word -functie waarmee u het maken van gepersonaliseerde brieven, etiketten, enveloppen, e-mails en een map kunt stroomlijnen. Aangezien Afdruk samenvoegen niet een van de meest gebruikte MS Word- functies is, weten sommige gebruikers misschien niet hoe ze een samenvoegbewerking in Word moeten uitvoeren om brieven, etiketten en enveloppen te maken. 

Als u tijd wilt besparen die u besteedt aan het handmatig personaliseren van elke brief, label of andere documenten, kan samenvoegen van pas komen. Zelfs als je nog nooit hebt geprobeerd een samenvoegbrief te maken, is het proces vrij eenvoudig en we begeleiden je bij elke onderstaande stap.

Mail merge-brieven maken

Microsoft Word heeft een wizard die u helpt bij het maken van samenvoegbrieven^{(creating mail merge letters)} . De wizard zal onderweg om de brief vragen die u wilt gebruiken en de ontvangers van de brief, dus zorg ervoor dat u een lijst met ontvangers klaar heeft om in te voegen. Als u dat niet doet, geen probleem, u kunt altijd handmatig een lijst met ontvangers toevoegen.

1. Open een Word -document en typ uw bericht. Laat de gepersonaliseerde elementen weg (bijvoorbeeld titel, naam, stad, enz.). Voor nu kun je gewoon een lege ruimte achterlaten voor waar je deze elementen wilt invoegen, zoals:

1. Als uw sjabloon klaar is, selecteert u Mailings > Afdruk samenvoegen starten^{(Start Mail Merge )} > Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} in het bovenste lint.

1. Er verschijnt een nieuw venster langs de rechterrand van uw MS Word- venster. Dit is de wizard die u door het proces leidt. Als eerste stap moet u het type document selecteren waaraan u werkt. Selecteer Brieven^(Letters) en kies Volgende: Startdocument^{(Next: Starting document)} .

1. In het volgende moet u het document kiezen dat u voor Afdruk samenvoegen wilt gebruiken.
   Als je al wat inhoud voor je brief hebt getypt, selecteer je Het huidige document gebruiken^{(Use the current document)} .
   Als u een kant-en-klaar sjabloon wilt gebruiken, selecteert u Starten vanuit een sjabloon. ^{(Start from a template. )}Als je een startdocument hebt gekozen, klik je op Ontvangers selecteren^{(Select recipients)} . 

1. De volgende stap is het selecteren van ontvangers. Ervan uitgaande dat u een Excel -blad hebt dat is gevuld met de gegevens van de ontvanger, kunt u de gegevens importeren door de optie Een bestaand bestand^{(Use an existing file)} gebruiken te selecteren en Bladeren^(Browse) te selecteren in de volgende sectie. 

Navigeer met de verkenner naar het blad met de lijst met ontvangers, selecteer het blad en selecteer Openen^(Open) . 

Wanneer u het blad selecteert, ziet u het venster Tabel selecteren. ^{(Select Table)}Selecteer de relevante tabel(len). Zorg ervoor dat u het vakje naast de tekst aanvinkt Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen^{(First row of data contains column headers)} als dat waar is voor uw gegevens, en selecteer OK .

Vervolgens ziet u de lijst met ontvangers die Word in uw samenvoeging zal gebruiken. Als alles er goed uitziet, selecteert u OK . 

Wanneer je het Excel- blad hebt toegevoegd, selecteer je Volgende: Schrijf je brief^{(Next: Write your letter)} .

1. U bent nu klaar om tijdelijke aanduidingen in uw brief toe te voegen. Breng uw cursor naar de plaats waar u de tijdelijke aanduiding wilt toevoegen en selecteer Meer items^{(More items )} in het deelvenster Afdruk samenvoegen.

Het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen wordt geopend, waar u de relevante tijdelijke aanduiding kunt selecteren en ^{(Insert Merge Field)}Invoegen^(Insert) kunt selecteren om deze aan uw brief toe te voegen.

1. Wanneer u alle samenvoegvelden heeft ingevoegd, selecteert u Volgende: Voorbeeld van uw brieven^{(Next: Preview your letters)} .

Dit toont u een voorbeeld van alle brieven die zijn gegenereerd met Afdruk samenvoegen. U kunt de pijlknoppen in het deelvenster Afdruk samenvoegen gebruiken om het voorbeeld van brieven te wisselen.

1. Selecteer Volgende: Voltooi de samenvoeging^{(Next: Complete the merge)} . Selecteer in de volgende stap ofwel Afdrukken^(Print) (als u alle brieven wilt afdrukken) of Afzonderlijke brieven bewerken^{(Edit individual letters )} > Alles^{(All )} (als u de brieven gaat samenvoegen tot één document).

Afdruklabels maken

Het is altijd een goed idee om je mailinglijst netjes samen te stellen in een Excel -sheet, zodat je niet duizelig wordt als je iemands mailinggegevens nodig hebt. Als u de labels echter wilt afdrukken, zal uw Excel - bladcompilatie het niet redden. In plaats daarvan moet u mail merge-labels maken^{(create mail merge labels)} in MS Word.

1. Als je al een Excel- sheet met mailinggegevens hebt, kun je naar de volgende stap gaan. Zo niet, organiseer dan uw mailinglijst op een Excel- blad. Voeg enkele koppen toe ( voornaam^{(First Name)} , achternaam, adres^(Address) , enz.) en sorteer uw lijst.
2. Schakel over naar MS Word . Gebruik de wizard voor het maken van labels. Open een leeg document en selecteer Verzendlijsten^(Mailings) > Selecteer Afdruk samenvoegen^{(Select Mail Merge )} > Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Selecteer Labels en vervolgens Volgende: Startdocument^{(Next: Starting document)} . 

1. Selecteer op het volgende scherm Wijzig documentindeling^{(Change document layout)} . Selecteer vervolgens Labelopties^{(Label options)} om uw productnummer en labelmerk in te stellen.

Zodra u OK selecteert , ziet u de labels op uw document. Als u dat niet doet, gaat u naar Tabelontwerp^{(Table Design )} > Randen^{(Borders )} en selecteert u Rasterlijnen weergeven.^{(View Gridlines.)}

1. Ga terug naar het tabblad Mailings in MS Word en selecteer Ontvangers^{(Select Recipients)} selecteren > Een bestaande lijst gebruiken. ^{(Use an Existing List. )}

Navigeer naar het Excel -bestand met de maillijst. Selecteer het bestand en selecteer Openen^(Open) .

1. U ziet het venster Tabel selecteren. ^{(Select Table )}Als u meerdere bladen in uw werkmap heeft, ziet u hier meer dan één item. Selecteer degene die uw mailinglijst bevat. Vink het vakje aan naast de tekst Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen^{(First row of data contains column headers,)} en selecteer OK . 

1. MS Word importeert de mailinglijst. Selecteer Adresblok^{(Address Block)} . Bekijk de preview aan de rechterkant. 

Als het er niet uitziet zoals u het wilt, selecteert u Match Fields. Zorg^(Make) ervoor dat alle details overeenkomen met een juiste koptekst van uw werkblad en selecteer OK .

Bekijk de preview nog eens. Als het er goed uitziet, selecteert u OK .

1. U ziet nu <<AddressBlock>> in het label. Ga naar Verzendlijsten^(Mailings) > Labels bijwerken^{(Update Labels)} om <<AddressBlock>> toe te voegen aan alle labels.

1. De labels zijn nu klaar om te worden samengevoegd. Ga naar Verzendlijsten^(Mailings) > Voltooien en samenvoegen^{(Finish & Merge )} > Individuele documenten bewerken^{(Edit Individual Documents)} . 

Je ziet een klein venster verschijnen. Selecteer Alles^(All) en vervolgens OK .

1. Je ziet nu al je labels samengevoegd.

Mail merge-enveloppen maken

Het maken van mailmerge-enveloppen is grotendeels hetzelfde als dat voor etiketten, maar met een paar aanpassingen. 

Klik opnieuw op Verzendlijsten^(Mailings) > Afdruk samenvoegen starten^{(Start Mail Merge)} > Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , maar selecteer deze keer Enveloppen^(Envelopes) en selecteer vervolgens Volgende: Document starten^{(Next: Starting document)} vanaf de onderkant.

1. U wordt gevraagd een startdocument te selecteren. Selecteer Envelopopties^{(Envelope options)} om het envelopformaat en de positie van het aflever-/retouradres te selecteren (raadpleeg de volgende stap) en selecteer Volgende: Ontvangers selecteren^{(Next: Select recipients)} .

1. Wanneer u Envelopopties^{(Envelope options)} selecteert , ziet u een klein pop-upvenster. Selecteer het gewenste envelopformaat en selecteer het lettertype en de plaatsing voor het aflever- en retouradres.

1. De volgende stap in de wizard is het selecteren van ontvangers. Selecteer Een bestaande lijst gebruiken^{(Use an existing list)} (ervan uitgaande dat u al een Excel -blad hebt met de gegevens van de ontvanger) en selecteer Bladeren^(Browse) om het bestand te zoeken . Selecteer het betreffende bestand en klik op Volgende: Schik je envelop^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Selecteer op je volgende scherm Adresblok^{(Address block)} , bekijk het voorbeeld om er zeker van te zijn dat het eruitziet zoals je wilt en selecteer OK .

U ziet nu <<AddressBlock>> op de envelop verschijnen. 

1. Selecteer Volgende: Voorbeeld van uw enveloppen bekijken^{(Next: Preview your envelopes)} . U ziet hetzelfde voorbeeld dat u in de vorige stap zag, maar dan in uw document. U kunt de pijlknoppen in het wizardvenster gebruiken om tussen enveloppen te schakelen.

Uw enveloppen zijn nu klaar om te worden samengevoegd. Selecteer Volgende: Voltooi de samenvoeging^{(Next: Complete the merge)} .

1. Op het volgende scherm ziet u een optie om individuele enveloppen te bewerken^{(Edit individual envelopes)} . Selecteer het, selecteer Alles^(All) om alle records samen te voegen en selecteer OK .

U ziet nu alle enveloppen samengevoegd tot één document.

Bulkafdrukken en e-mails gemakkelijk gemaakt

Het gebruik van Afdruk samenvoegen kan u een hoop tijd besparen die u anders zou besteden aan het aanpassen van uw brieven, etiketten of enveloppen. Dat is echter niet alles wat u met MS Word kunt doen . U kunt ook wenskaarten^{(greeting cards)} , boekjes^(booklets) en indexkaarten maken^{(index cards)} .

Afdruk^(Mail) samenvoegen bestaat al een tijdje, maar als u uw processen efficiënt wilt maken, heeft Microsoft Office 2019 enkele handige functies geïntroduceerd die^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} u misschien wilt bekijken.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Miсrosoft Word feature that helps you streamline creating personalized letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Sinсe mail merge is not among the mоst commonly used MS Word features, some users might not knоw how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Labels maken in Word vanuit een Excel-spreadsheet

• AutoTekst maken en gebruiken in Microsoft Word

• Invulbare formulieren maken in Word

• Formules maken en gebruiken in tabellen in Word

• Hoe maak je een Mail Merge in Microsoft Word?

• Tekst in Word sorteren

• OneDrive voor school of werk: 8 tips voor beginners

• Een voorblad toevoegen aan een Word-document

• Hoe maak je een boekje in Word

• Hoe maak je een landschap van één pagina in Word?

• Een vervolgkeuzelijst maken in Excel

• Een distributielijst maken in Outlook

• Afdrukken op een envelop in Microsoft Word

• Een lineaire regressietrendlijn toevoegen aan een Excel-spreidingsplot

• Wat is Microsoft MyAnalytics en hoe gebruikt u het?

• Een macro opnemen in Excel

• Opmaakmarkeringen weergeven in Word

• Een Word-document delen met of samenwerken aan een Word-document met anderen

• MLA-indeling instellen en gebruiken in Microsoft Word

• 15 PowerPoint-tips en -trucs om uw presentaties te verbeteren