Als je gewend bent om oudere versies van Excel te gebruiken , zullen de voorwaardelijke opmaakopties in Excel 2007 , 2010 en 2013 je verbazen. Dus waarom zou je de moeite nemen om voorwaardelijke opmaak te gebruiken? Welnu, hier zijn een paar redenen waarom ik deze functie van Excel graag gebruik :

1. Om uw gegevens visueel aantrekkelijker te maken.

2. Om uw spreadsheets in één oogopslag begrijpelijker te maken.

3. Bepaalde soorten nummers identificeren voor hulp bij het oplossen van problemen.

4. Om u te helpen bij het trekken van conclusies uit uw gegevens.

5. Om de gebruiker visueel weer te geven wat "goed" of "slecht" is door groen en rood te gebruiken.

Nu kunt u voorwaardelijke opmaak gebruiken om elke cel in een bereik op te maken op basis van uw eigen criteria (en er zijn veel opmaakopties om uit te kiezen). Als u bijvoorbeeld een winstblad heeft en u wilt alle winsten groter dan $ 200 als groen kleuren en alle winsten kleiner dan $ 200 als geel en alle verliezen als rood, dan kunt u voorwaardelijke opmaak gebruiken om snel al het werk voor u te doen .

Voorwaardelijke opmaak in Excel

Met voorwaardelijke opmaak kunt u snel en eenvoudig aanzienlijke hoeveelheden gegevens opmaken, terwijl u toch onderscheid kunt maken tussen verschillende soorten gegevens. U kunt regels maken voor de opmaakopties waarmee Microsoft Excel automatisch voor u kan opmaken. Je hoeft eigenlijk maar drie simpele stappen te volgen.

Stap 1:^{(Step 1:)} Selecteer de cellen die u wilt opmaken.

Stap 2:^{(Step 2:)} Klik op de knop Voorwaardelijke opmaak^{(Conditional Formatting)} onder het menu Home , sectie ^(Home)Stijlen^(Styles) .

Stap 3:^{(Step 3:)} Selecteer uw regels. Er zijn regels voor markeren van cellen en regels^{(Highlight Cells Rules)} voor Top/Bottom Rules  bovenaan waarmee u vergelijkingen met waarden kunt maken. Voor dit voorbeeld hebben we drie regels opgelegd. De eerste was dat elke waarde groter dan $ 200 groen was.

Het is vermeldenswaard dat alleen de sectie Regels voor cellen markeren^{(Highlight Cells Rules)} ook kan worden gebruikt om een ​​dataset te vergelijken met een andere dataset. Al het andere gebruikt alleen de ene dataset die u hebt gemarkeerd en vergelijkt de waarden met elkaar. Als ik bijvoorbeeld de Groter-dan-^{(Greater Than)} regel gebruik, kan ik waarden van A1 tot A20 vergelijken met een specifiek getal of ik kan A1 tot A20 vergelijken met B1 tot B20 .

Dezelfde logica werd toegepast op de tweede en derde regel. De tweede regel was dat alles tussen $ 0 en $ 200 geel was opgemaakt. De derde regel was dat alles minder dan $ 0 rood werd opgemaakt. Hier is hoe een deel van de voltooide spreadsheet eruit ziet.

Als u deze opmaakopties niet leuk vindt, heeft Excel veel verschillende nieuwe voorwaardelijke^{(Conditional Formatting)} opmaakopties die u kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld pictogrammen invoegen zoals gekleurde pijlen ( Icon Sets ), staafdiagrammen zoals in het tweede voorbeeld ( Data Bars ), of zelfs een reeks automatisch geselecteerde kleuren zoals in het laatste voorbeeld ( Color Scales ). Deze drie opties vergelijken alleen waarden uit dezelfde dataset. Als u A1 tot A20 selecteert , worden die waarden alleen met elkaar vergeleken.

Als u later besluit dat u niet wilt dat uw cellen voorwaardelijk worden opgemaakt, hoeft u alleen maar de opmaak te wissen. Selecteer hiervoor de knop Voorwaardelijke opmaak^{(Conditional Formatting)} en selecteer Regels wissen^{(Clear Rules)} . Selecteer vervolgens of u de regels alleen uit de geselecteerde cellen of uit het hele werkblad wilt wissen.

Als u meerdere regels hebt gemaakt, kunt u ook vergeten welke regels u op welke cellen hebt toegepast. Aangezien u veel regels op dezelfde set cellen kunt toepassen, kan het nogal verwarrend worden, vooral als iemand anders de spreadsheet heeft gemaakt. Om alle regels te zien, klikt u op de knop Voorwaardelijke opmaak^{(Conditional Formatting)} en vervolgens op Regels beheren.^{(Manage Rules.)}

Als u meer dan één regel hebt toegepast op hetzelfde cellenbereik, worden de regels geëvalueerd in volgorde van hogere prioriteit naar lagere prioriteit. Standaard heeft de nieuwste toegevoegde regel de hoogste prioriteit. U kunt dat wijzigen door op de regel te klikken en vervolgens de pijltoetsen omhoog en omlaag te gebruiken om de volgorde te wijzigen. U kunt ook op de vervolgkeuzelijst helemaal bovenaan klikken en de regels bekijken voor alleen de huidige selectie of voor elk blad in de werkmap.

Er is ook een selectievakje genaamd Stop If True , waar ik hier niet in detail op in zal gaan omdat het nogal ingewikkeld is. U kunt echter dit bericht van Microsoft lezen waarin het tot in detail wordt uitgelegd.

Nieuwe voorwaardelijke opmaakopties Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Zowat alles is hetzelfde in Excel 2010 als het gaat om voorwaardelijke opmaak^{(Conditional Formatting)} die was opgenomen in Excel 2007 . Er is echter één nieuwe functie die het echt veel krachtiger maakt.

Eerder had ik al gezegd dat je in het gedeelte Regels voor cellen markeren^{(Highlight Cells Rules)} de ene set gegevens kunt vergelijken met een andere set gegevens in dezelfde spreadsheet. In 2010 kunt u nu verwijzen naar een ander werkblad in dezelfde werkmap. Als u dit in Excel 2007 probeert te doen , kunt u de gegevens uit een ander werkblad selecteren, maar krijgt u een foutmelding wanneer u aan het einde op OK probeert te klikken.

In Excel 2010 kun je dit nu doen, maar het is een beetje lastig, dus ik ga het stap voor stap uitleggen. Laten we zeggen dat ik twee werkbladen heb en op elk blad heb ik gegevens van B2 tot B12 voor zoiets als winst. Als ik wil zien welke waarden in B2 t/m B12 van blad 1 groter zijn dan de B2 t/m B12- waarden van blad 2, dan zou ik eerst de B2 t/m B12- waarden in blad 1 selecteren en dan op Great Than klikken onder Highlight Cells Rules.

Klik nu op de celverwijzingsknop die ik hierboven heb getoond. Het vak verandert en het cursorpictogram wordt een wit kruis. Ga nu door en klik op blad 2 en selecteer  ALLEEN^(ONLY)  cel B2. Selecteer NIET^(NOT)  het hele bereik van B2 tot B12 .

Je zult zien dat het vak nu een waarde heeft van =Sheet2!$B$2 . We moeten dit veranderen in =Sheet2!$B2 . Kortom, verwijder gewoon de $  die voor de 2 komt. Dit houdt de kolom vast, maar laat het rijnummer automatisch veranderen. Om wat voor reden dan ook, je kunt niet zomaar het hele assortiment selecteren.

Klik^(Click) nogmaals op de celverwijzingsknop en klik vervolgens op OK. Nu worden de waarden in blad 1 die groter zijn dan blad 2 opgemaakt volgens de opmaakopties die u hebt gekozen.

Hopelijk^(Hopefully) is dat allemaal logisch! Als we naar Excel 2013 kijken , lijken er geen nieuwe functies te zijn als het gaat om voorwaardelijke opmaak. Als laatste tip, als u denkt dat de standaardregels niet overeenkomen met wat u probeert te bereiken, kunt u op de  optie Nieuwe regel^{(New Rule)} klikken en helemaal opnieuw beginnen. Het mooie van het maken van een nieuwe regel is dat je een formule kunt gebruiken om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt, wat erg krachtig is.

Hoewel voorwaardelijke opmaak er op het eerste gezicht relatief eenvoudig en eenvoudig uitziet, kan het behoorlijk complex worden, afhankelijk van uw gegevens en uw behoeften. Als je vragen hebt, plaats dan gerust een reactie. Genieten van!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you arе used to using older versions of Excel, thе conditiоnal formatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze yоu. So why wоuld you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple of reasоns why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Koppel cellen tussen bladen en werkmappen in Excel

• Het Excel Watch-venster gebruiken om belangrijke cellen in een werkmap te controleren

• Hoe bladen, cellen, kolommen en formules in Excel te verbergen

• Gebruik Format Painter in Word om opmaak te kopiëren en te plakken

• Een lineaire regressietrendlijn toevoegen aan een Excel-spreidingsplot

• Een gids voor alle Excel-bestandsextensies en wat ze betekenen

• De 40 beste Microsoft Excel-sneltoetsen voor het toetsenbord

• Meerdere exemplaren van Excel openen

• Labels maken in Word vanuit een Excel-spreadsheet

• Hoe maak je een checklist in Excel

• Gegevens filteren in Excel

• Excel AutoRecover- en AutoBackup-functies gebruiken

• Hoe voor- en achternaam te scheiden in Excel

• Een vergeten Excel XLS-wachtwoord verwijderen, kraken of breken?

• Foutbalken toevoegen in Excel

• Een Excel-werkblad invoegen in een Word-document

• Overeenkomende waarden vinden in Excel

• Gebruik de nieuwe functie "Gegevens uit afbeelding invoegen" van Excel Mobile

• Kolombreedtes en rijhoogten automatisch aanpassen in Excel

• Excel-achtergrondafbeeldingen toevoegen en afdrukken