Als u Outlook gebruikt om met uw collega's te communiceren, heeft u waarschijnlijk herhaaldelijk een e-mail willen sturen naar een specifieke groep waarvan het lidmaatschap vaak verandert. U moet bijvoorbeeld mogelijk elke dag al uw klantenservicemedewerkers een e-mail sturen, maar vanwege de hoge omzet kan de lijst vaak veranderen.

U kunt de naam of het e-mailadres van elke persoon elke keer dat u een e-mail verzendt handmatig typen, maar dit kan snel omslachtig worden naarmate de groep groter wordt. Niet alleen dat, maar u loopt ook het risico dat u per ongeluk iemand vergeet, wat kan leiden tot kantoordrama. Dat is waar een distributielijst of contactgroep om de hoek komt kijken!

Voor het grootste deel zijn de termen "contactgroep" en "distributielijst" uitwisselbaar. Microsoft begon de term 'contactgroep' te gebruiken, vermoedelijk omdat het iets intuïtiever is dan 'distributielijst'. 

Er is echter een echt onderscheid tussen de twee in organisaties die Microsoft 365 gebruiken . Beheerders van Microsoft 365 kunnen bestaande ^{(Microsoft 365)}Outlook -distributielijsten converteren naar " Groepen^(Groups) ", die op hun beurt groepsleden toegang geven tot gedeelde bibliotheken en samenwerkingsruimten zoals Microsoft Teams , Yammer en Planner .

Hoewel uw IT-afdeling waarschijnlijk de baas is over de Outlook -distributielijsten van uw organisatie, met name de gevreesde en vaak slecht onderhouden lijst met alle medewerkers, kunt u nog steeds uw eigen contactgroepen maken in Outlook . 

Hieronder laten we u zien hoe u contactgroepen maakt in Outlook voor zowel de browserversie als de desktop-app. 

Een contactgroep^{(Contact Group)} maken in Outlook Online

Het maken van een contactgroep in de browserversie van Outlook is eenvoudig.

1. Log in op uw account op outlook.com of selecteer Outlook in het startprogramma voor apps als u al bent aangemeld bij Microsoft 365 . Als u Outlook niet in de app-lijst ziet (u zult), selecteert u Alle apps^{(All apps)} .

1. Selecteer in het linkerdeelvenster onder Groepen de optie ^(Groups)Nieuwe groep^{(New group)} .

1. Geef in de pop-up je nieuwe groep een naam en beschrijving en selecteer Aanmaken^(Create) . (Als uw organisatie dit heeft ingeschakeld, wordt u mogelijk gevraagd een e-mailadres voor de groep aan te maken. Probeer in dat geval voor het gebruiksgemak het e-mailadres identiek te maken aan de groepsnaam.)

1. Voeg nu leden toe aan de groep. Zoek^(Search) naar mensen op naam of op e-mailadres. Selecteer het zoekresultaat voor de persoon die je aan de groep wilt toevoegen, en ze verschijnen onder 'Deze persoon wordt toegevoegd'.

1. Herhaal^(Repeat) stap 4 totdat je iedereen die je wilt aan de groep hebt toegevoegd. Selecteer vervolgens de knop Toevoegen^(Add) .
2. Selecteer Sluiten^(Close) .
3. Stuur een e-mail naar de groep die je hebt gemaakt door Nieuw bericht^{(New message)} te selecteren .

1. Begin met het typen van de naam van de groep die u hebt gemaakt in het veld Aan^(To) en selecteer deze in de lijst die verschijnt.

Makkelijk. Maar wat als u mensen moet toevoegen aan of verwijderen uit de groep? Lees verder.

Een contactgroep^{(Contact Group)} bewerken in Outlook Online

Microsoft heeft het gemakkelijk gemaakt om een ​​contactgroep te bewerken zonder Outlook Online te verlaten . Sommige stappen kunnen enigszins verschillen, afhankelijk van hoe uw organisatie Microsoft 365 heeft geconfigureerd , maar de onderstaande stappen zouden u daar moeten helpen.

1. Selecteer in het linkerdeelvenster onder Groepen^(Groups) de groep die u wilt bewerken.
2. Selecteer in het item van die groep het pictogram Meer^(More) (drie stippen/ellips).

1. Selecteer Instellingen^(Settings) . (Afhankelijk van hoe Outlook is geconfigureerd voor uw organisatie, ziet u mogelijk een optie om leden toe te voegen^{(Add members)} rechtstreeks vanaf het pictogram Meer.)

1. Selecteer Groep bewerken^{(Edit group)} in het paneel Groepsinstellingen^{(Group Settings)} dat aan de rechterkant verschijnt .

1. Selecteer het tabblad  Leden .^{(Members )}
2. Van daaruit kunt u leden toevoegen of ze uit de groep verwijderen door het X - pictogram te selecteren naast het item voor de persoon die u wilt verwijderen.

1. Als je leden aan de groep hebt toegevoegd, selecteer je de knop Toevoegen^(Add) . Kies anders Sluiten^(Close) .

Een andere manier om ^(Way)contactgroepen^{(Edit Contact Groups)} in Outlook Online te bewerken

Afhankelijk van hoe Outlook is geconfigureerd, kunt u mogelijk ook contactgroepen bewerken door deze stappen te volgen:

1. Ga naar het gedeelte Personen^{(People )} van Outlook (rechts van het Agenda-^(Calendar) pictogram). 

1. Selecteer Eigenaar^(Owner) in het linkerdeelvenster in het gedeelte Groepen^(Groups) om de groepen weer te geven die u hebt gemaakt.

1. Selecteer^(Select) de groep die u wilt bewerken in de lijst.
2. Selecteer Groepsleden beheren^{(Manage group members)} .

1. Van daaruit kunt u leden toevoegen of bestaande leden verwijderen door de X naast een item te selecteren.

Een contactgroep maken in de ^{(Contact Group)}desktop-app van Outlook

Het maken van een contactgroep in de desktopversie van Outlook is nog eenvoudiger dan in de onlineversie.

1. Start Outlook en selecteer het pictogram Personen^(People) in de linkerbenedenhoek (waar u schakelt tussen e-mail, taken, personen en agenda).

1. Selecteer vervolgens in de werkbalk Nieuwe contactgroep^{(New Contact Group)} . (Als uw organisatie Microsoft 365 gebruikt , ziet u mogelijk ook de knop Nieuwe groep^{(New Group)} . Voor onze doeleinden gebruiken we Nieuwe contactgroep^{(New Contact Group)} om groeps-e-mails te vergemakkelijken.)

1. Geef uw contactgroep een naam in het venster Contactgroep^{(Contact Group)} dat verschijnt, selecteer vervolgens Leden toevoegen^{(Add Members)} en kies waar u uw nieuwe leden vandaan wilt halen. Mogelijke opties zijn Van Outlook-contactpersonen^{(From Outlook Contacts)} , Van adresboek^{(From Address Book)} of Nieuwe e^{(New Email Contact)} -mailcontactpersoon . 

1. Zoek een voor een naar de mensen die u aan de contactgroep wilt toevoegen. Zorg^(Make) ervoor dat hun invoer is gemarkeerd en selecteer de knop Leden^(Members) (of dubbelklik op hun invoer) om ze toe te voegen. Selecteer OK^(OK) als u klaar bent .
2. Sluit het venster en zorg ervoor dat u Ja^(Yes) antwoordt als u wordt gevraagd om uw wijzigingen op te slaan.
3. Wanneer u nu een nieuwe e-mail adresseert, kunt u de naam van de contactgroep typen in het veld Aan^(To) . Uw contactgroep wordt toegevoegd. Als je wilt, kun je de groepslijst uitbreiden en Outlook zal de lijst vervangen door zijn leden. Wees echter gewaarschuwd, u kunt de lijst niet opnieuw samenvouwen.

Contactgroepen^(Contact) verschijnen als items in het Outlook -adresboek, zodat u ze in die alfabetische lijst kunt vinden.

Een contactgroep^{(Contact Group)} bewerken in de desktop-app van Outlook

Laten we nu een bestaande contactgroep bewerken in de desktopversie van Outlook .

1. Start Outlook en selecteer het pictogram Mensen^(People) in de linkerbenedenhoek.
2. Zoek^(Find) en selecteer de groep die u wilt bewerken in uw lijst met contactpersonen.
3. Selecteer in het rechterdeelvenster Bewerken^(Edit) . Dat brengt je terug naar waar je de groep kunt beheren door leden toe te voegen en/of te verwijderen.

Of u nu de online versie van Outlook of de desktop-app gebruikt, het is zeker de moeite waard om een ​​paar minuten de tijd te nemen om Outlook - distributielijsten te maken die u herhaaldelijk zult gebruiken. Je zult blij zijn dat je het gedaan hebt.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you uѕe Outlook to communicate with your collеaguеs, you’ve probably wanted to repeatedly email a specific group whose membership changeѕ often. For example, you may need to email all of your customer service reps eνery day, bυt due to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Hoe u Outlook-e-mails doorstuurt naar Gmail

• Een vervolgkeuzelijst maken in Excel

• Microsoft Outlook-snelkoppelingen maken voor e-mail en taken

• Zoek Outlook-e-mail op afzender, datum, trefwoord, grootte en meer

• Verplaats e-mails automatisch naar mappen in Outlook met behulp van regels

• Een handtekening invoegen in een Microsoft Word-document

• Muziek toevoegen aan PowerPoint-presentaties

• Wijzigingen in Word volgen (online, mobiel en desktop)

• AutoTekst maken en gebruiken in Microsoft Word

• Een ander Outlook-item (e-mail, contactpersoon, taak of agenda-item) aan een e-mail toevoegen

• Hoe maak je een histogram in Excel

• Koppel cellen tussen bladen en werkmappen in Excel

• 15 PowerPoint-tips en -trucs om uw presentaties te verbeteren

• Uw Excel-gegevens in kaart brengen

• Snel een inhoudsopgave toevoegen aan een Word-document

• Een Excel-bestand veilig met een wachtwoord beveiligen

• OneDrive voor school of werk: 8 tips voor beginners

• Variantie berekenen in Excel

• Een macro opnemen in Excel

• Het Excel Watch-venster gebruiken om belangrijke cellen in een werkmap te controleren