In een artikel dat in 2018 werd geschreven, schreef Robert Half , een bedrijf dat gespecialiseerd is in human resources en de financiële sector, dat 63% of financial firms continue to use Excel in een primaire hoedanigheid blijft gebruiken. Toegegeven, dat is niet 100% en wordt eigenlijk beschouwd to be a decline in usage! Maar aangezien de software spreadsheetsoftware is en niet uitsluitend is ontworpen als software voor de financiële sector, is 63% nog steeds een aanzienlijk deel van de branche en helpt het om te illustreren hoe belangrijk Excel is.

Excel leren gebruiken hoeft niet moeilijk te zijn. Door het stap voor stap te doen, kun je van een beginner naar een expert gaan (of in ieder geval dichter bij dat punt) - in jouw tempo.

Als een voorproefje van wat we in dit artikel gaan behandelen, denk aan werkbladen, bruikbare basisfuncties en formules en het navigeren door een werkblad of werkmap. Toegegeven, we zullen niet alle mogelijke Excel- functies behandelen, maar we zullen genoeg behandelen om u een idee te geven van hoe u de anderen moet benaderen. 

Basisdefinities^{(Basic Definitions)}

Het is echt nuttig als we een paar definities behandelen. Meer dan waarschijnlijk heb je deze termen wel eens gehoord (of weet je al wat ze zijn). Maar we zullen ze voor de zekerheid behandelen en klaar zijn voor de rest van het proces om Excel^(Excel) te leren gebruiken .

Werkmappen versus werkbladen^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Excel- documenten worden Werkmappen^(Workbooks) genoemd en wanneer u voor het eerst een Excel- document (de werkmap) maakt, zullen veel (niet alle) Excel- versies automatisch drie tabbladen bevatten, elk met een eigen leeg werkblad. Als uw versie van Excel dat niet doet, hoeft u zich geen zorgen te maken, we zullen leren hoe u ze kunt maken.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

De werkbladen zijn de eigenlijke delen waar u de gegevens invoert. Als het gemakkelijker is om het visueel te zien, beschouw de werkbladen dan als die tabbladen. U kunt tabbladen toevoegen of verwijderen door met de rechtermuisknop te klikken en de verwijderoptie te kiezen. Die werkbladen zijn de eigenlijke spreadsheets waarmee we werken en ze zijn ondergebracht in het werkmapbestand.

Het lint^{(The Ribbon)}

Het lint^(Ribbon) verspreidt zich over de Excel -toepassing als een rij snelkoppelingen, maar snelkoppelingen die visueel worden weergegeven (met tekstbeschrijvingen). Dit is handig wanneer u iets op korte termijn wilt doen en vooral wanneer u hulp nodig heeft bij het bepalen wat u wilt doen.  

Er is een andere groepering van lintknoppen, afhankelijk van de sectie/groep die u kiest uit de opties van het bovenste menu (dwz Home , Invoegen^(Insert) , Gegevens^(Data) , Review , enz.) en de gepresenteerde visuele opties zullen betrekking hebben op die groeperingen. 

Excel-snelkoppelingen^{(Excel Shortcuts)}

Snelkoppelingen zijn handig om snel door de Excel -software te navigeren, dus het is handig (maar niet absoluut noodzakelijk) om ze te leren. Sommigen van hen leer je door de sneltoetsen in de menu's van de oudere versies van de Excel -toepassing te bekijken en ze vervolgens zelf uit te proberen.  

Een andere manier om Excel -snelkoppelingen te leren, is door een lijst ervan te bekijken op de website van de Excel-ontwikkelaars^{(website of the Excel developers)} . Zelfs als uw versie van Excel de snelkoppelingen niet weergeeft, werken de meeste nog steeds.

Formules versus functies^{(Formulas vs. Functions)}

Functies zijn ingebouwde mogelijkheden van Excel en worden gebruikt in formules. Als u bijvoorbeeld een formule wilt invoegen die de som van getallen in verschillende cellen van een spreadsheet berekent, kunt u daarvoor de functie SOM^(SUM) () gebruiken.  

Meer over deze functie (en andere functies) verderop in dit artikel.

Formule balk^{(Formula Bar)}

De formulebalk is een gebied dat onder het lint^(Ribbon) verschijnt . Het wordt gebruikt voor formules en gegevens. U voert de gegevens in de cel in en deze verschijnt ook in de formulebalk als u uw muis op die cel houdt.  

Wanneer we verwijzen naar de formulebalk, geven we eenvoudigweg aan dat we de formule op die plek moeten typen terwijl we de juiste cel hebben geselecteerd (wat opnieuw automatisch zal gebeuren als u de cel selecteert en begint te typen).

Voorbeeld van een werkblad maken en opmaken^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Er zijn veel dingen die u kunt doen met uw Excel-werkblad^{(Excel Worksheet)} . We zullen u enkele voorbeeldstappen geven terwijl we verder gaan in dit artikel, zodat u ze zelf kunt uitproberen.

Het eerste werkboek^{(The First Workbook)}

Het is handig om met een lege werkmap^(Workbook) te beginnen . Dus ga je gang en selecteer Nieuw^(New) . Dit kan variëren, afhankelijk van uw versie van Excel , maar bevindt zich over het algemeen in het gebied Bestand^(File) .

Opmerking: in de bovenstaande afbeelding staat bovenaan Open om te illustreren dat u overal naar de Nieuwe^(New) (linkerkant, aangeduid met de groene pijl) kunt gaan. Dit is een screenshot van het nieuwere Excel .

Wanneer u op Nieuw^(New) klikt, krijgt u hoogstwaarschijnlijk enkele voorbeeldsjablonen. De sjablonen zelf kunnen per versie van Excel verschillen , maar u zou een soort selectie moeten krijgen.  

Een manier om Excel te leren gebruiken , is door met die sjablonen te spelen en te kijken waardoor ze "tikken". Voor ons artikel beginnen we met een leeg document en spelen we met gegevens en formules, enz.  

Dus ga je gang en selecteer de lege documentoptie. De interface zal variëren, van versie tot versie, maar zou voldoende vergelijkbaar moeten zijn om het idee te krijgen. Even later zullen we ook nog een voorbeeld Excel- sheet downloaden.

De gegevens invoegen^{(Inserting the Data)}

Er zijn veel verschillende manieren om gegevens in uw spreadsheet te krijgen (ook wel werkblad genoemd). Een manier is om gewoon te typen wat je wilt, waar je het wilt. Kies de betreffende cel en begin gewoon te typen.

Een andere manier is om gegevens te kopiëren en vervolgens in uw spreadsheet te plakken . Toegegeven, als u gegevens kopieert die niet in tabelformaat zijn, kan het een beetje interessant worden waar het in uw document terechtkomt. Maar gelukkig kunnen we het document altijd bewerken en indien nodig opnieuw kopiëren en ergens anders plakken.

U kunt de kopieer- en plakmethode nu proberen door een gedeelte van dit artikel te selecteren, het te kopiëren en vervolgens in uw lege spreadsheet te plakken.

Nadat u het gedeelte van het artikel hebt geselecteerd en gekopieerd, gaat u naar uw spreadsheet en klikt u op de gewenste cel waar u wilt beginnen met plakken en doet u dat. De hierboven getoonde methode is met behulp van het rechtsklikmenu en vervolgens "Plakken" te selecteren in de vorm van het pictogram.

Het is mogelijk dat u een foutmelding krijgt wanneer u de ingebouwde Excel -plakmethode gebruikt, zelfs met de andere ingebouwde Excel -methoden. Gelukkig helpt de foutwaarschuwing (hierboven) u in de goede richting te wijzen om de gegevens die u naar het blad hebt gekopieerd, te krijgen.

Bij het plakken van de gegevens kan Excel deze vrij goed interpreteren. In ons voorbeeld heb ik de eerste twee alinea's van deze sectie gekopieerd en Excel presenteerde het in twee rijen. Omdat er een echte spatie tussen de alinea's was, reproduceerde Excel dat ook (met een lege rij). Als u een tabel kopieert, kan Excel deze nog beter in het blad reproduceren.

U kunt ook de knop in het lint^(Ribbon) gebruiken om te plakken. Voor visuele mensen is dit erg handig. Het wordt weergegeven in de onderstaande afbeelding.

In sommige versies van Excel (vooral de oudere versies) kunt u gegevens importeren (wat het beste werkt met vergelijkbare bestanden of CSV - door komma's gescheiden waarden - bestanden). Sommige nieuwere versies van Excel hebben die optie niet, maar u kunt nog steeds het andere bestand openen (het bestand dat u wilt importeren), een alles selecteren^{(select all)} gebruiken en het vervolgens kopiëren en in uw Excel - spreadsheet plakken.  

Als importeren beschikbaar is, vindt u dit meestal onder het menu Bestand . ^(File)In de nieuwe versie(s) van Excel wordt u mogelijk omgeleid naar een meer grafische gebruikersinterface wanneer u op Bestand^(File) klikt .  Klik eenvoudig^(Simply) op de pijl linksboven om terug te keren naar uw werkblad.

Hyperlinken^{(Hyperlinking)}

Hyperlinken^{(Hyperlinking)} is vrij eenvoudig, vooral bij gebruik van het lint^(Ribbon) . In de nieuwere Excel- versies vindt u de hyperlinkknop onder het menu Invoegen . ^(Insert)Het is ook toegankelijk via een snelkoppeling zoals command-K .

Gegevens opmaken (voorbeeld: cijfers en datums)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Soms is het handig om de gegevens op te maken. Dit geldt vooral voor cijfers. Waarom? Soms vallen getallen automatisch in een algemeen formaat (soort van standaard) dat meer op een tekstformaat lijkt. Maar vaak willen we dat onze getallen zich als getallen gedragen.  

Het andere voorbeeld zijn datums, die we misschien willen opmaken om ervoor te zorgen dat al onze datums consistent lijken, zoals 20200101 of 01/01/20 of welk formaat we ook kiezen voor onze datumnotatie.

U hebt toegang tot de optie om uw gegevens op een aantal verschillende manieren op te maken, zoals weergegeven in de onderstaande afbeeldingen.

Zodra u bijvoorbeeld het getalformaat^(Number) hebt geopend, heeft u verschillende opties. Deze opties verschijnen wanneer u de rechtsklikmethode gebruikt. Wanneer u het lint^(Ribbon) gebruikt , zijn uw opties daar in het lint^(Ribbon) . Het hangt er allemaal vanaf wat voor jou gemakkelijker is.  

Als u Excel al een tijdje gebruikt, is de rechtsklikmethode met het resulterende dialoogvenster voor getalnotatie (hieronder weergegeven) wellicht gemakkelijker te begrijpen. Als u nieuwer of visueler bent, is de lintmethode^(Ribbon) wellicht logischer (en veel sneller in gebruik). Beide bieden u opties voor het opmaken van getallen.

Als u iets typt dat op een datum lijkt, zijn de nieuwere versies van Excel leuk genoeg om dat in het lint^(Ribbon) weer te geven, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Vanuit het lint^(Ribbon) kunt u formaten voor uw datum selecteren. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een korte date of een lange date. Ga je gang en probeer het en bekijk je resultaten.

Presentatie-opmaak (voorbeeld: tekst uitlijnen)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Het is ook handig om te begrijpen hoe u uw gegevens kunt uitlijnen, of u ze nu allemaal naar links of naar rechts wilt uitlijnen (of uitlijnen, enz.). Ook deze is toegankelijk via het lint^(Ribbon) .

Zoals u kunt zien aan de bovenstaande afbeeldingen, bevindt de uitlijning van de tekst (dwz rechts, links, enz.) zich op de tweede rij van de lintoptie^(Ribbon) . U kunt in het lint^(Ribbon) ook andere uitlijningsopties kiezen (bijv. boven, onder) .  

Als u merkt dat het uitlijnen van dingen zoals getallen er misschien niet goed uitziet als ze links worden uitgelijnd (waar tekst er beter uitziet), ziet het er beter uit als ze rechts worden uitgelijnd. De uitlijning lijkt erg op wat u zou zien in een tekstverwerkingsprogramma.

Kolommen rijen^{(Columns & Rows)}

Het is handig om te weten hoe u met kolommen en rijen moet werken en hoe u de breedte en afmetingen ervan kunt aanpassen . ^{(adjust the width and dimensions)}Gelukkig, als je het eenmaal onder de knie hebt, is het vrij eenvoudig om te doen.  

Het toevoegen of verwijderen van rijen of kolommen bestaat uit twee delen. Het eerste deel is het selectieproces en het andere is de rechtermuisknop en het kiezen van de optie voor invoegen of verwijderen.  

Weet je nog de gegevens die we uit dit artikel hebben gekopieerd en in ons lege Excel - blad in het bovenstaande voorbeeld hebben geplakt? We hebben het waarschijnlijk niet meer nodig, dus het is een perfect voorbeeld voor het verwijderen van rijen.

Herinner^(Remember) je je onze eerste stap nog? We moeten de rijen selecteren. Ga je gang en klik op het rijnummer (links van de cel linksboven) en sleep met je muis naar beneden naar de onderste rij die je wilt verwijderen. In dit geval selecteren we drie rijen.  

Vervolgens is het tweede deel van onze procedure om op Rijen verwijderen^{(Delete Rows)} te klikken en te kijken hoe Excel die rijen verwijdert.

Het proces voor het invoegen van een rij is vergelijkbaar, maar u hoeft niet meer dan één rij te selecteren.  Excel bepaalt waar u klikt en waar u de rij wilt invoegen.  

Om het proces te starten, klikt u op het rijnummer dat u onder de nieuwe rij wilt hebben. Dit vertelt Excel om de hele rij voor u te selecteren. Vanaf de plek waar u zich bevindt, voegt Excel de rij daarboven in. U doet dit door met de rechtermuisknop te klikken en Rijen invoegen te kiezen.^{(Insert Rows.)}

Zoals je hierboven kunt zien, hebben we 10 in rij 10 getypt. Toen, na het selecteren van 10 (rij 10), met de rechtermuisknop te klikken en Rijen invoegen^{(Insert Rows)} te kiezen , ging nummer 10 één rij omlaag. Het resultaat was dat de 10 nu in rij 11 stond.  

Dit laat zien hoe de ingevoegde rij boven de geselecteerde rij is geplaatst. Ga je gang en probeer het zelf, zodat je kunt zien hoe het invoegproces werkt.

Als u meer dan één rij nodig heeft, kunt u dit doen door meer dan één rij te selecteren en dit vertelt Excel hoeveel u er wilt en dat aantal wordt ingevoegd boven het geselecteerde rijnummer.  

De volgende afbeeldingen tonen dit in een visueel formaat, inclusief hoe de 10 drie rijen naar beneden ging, het aantal rijen ingevoegd. 

Het invoegen en verwijderen van kolommen is in principe hetzelfde, behalve dat u bovenaan (kolommen) selecteert in plaats van links (rijen).

Filters en duplicaten^{(Filters & Duplicates)}

Als we veel gegevens hebben om mee te werken, helpt het als we een paar trucjes uit onze mouwen hebben om gemakkelijker met die gegevens te kunnen werken.  

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een heleboel financiële gegevens hebt, maar dat u alleen naar specifieke gegevens hoeft te kijken. Een manier om dat te doen is door een Excel-filter te gebruiken.

Laten we eerst een Excel-werkblad^{(Excel Worksheet)} zoeken dat veel gegevens presenteert, zodat we iets hebben om dit op te testen (zonder dat we alle gegevens zelf hoeven te typen). U kunt zo'n voorbeeld downloaden van Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Houd er rekening mee dat dit de directe link naar de download is, dus het Excel -voorbeeldbestand zou meteen moeten beginnen met downloaden wanneer u op die link klikt.

Nu we het document hebben, gaan we eens kijken naar de hoeveelheid gegevens. Nogal wat, niet? Opmerking: de afbeelding hierboven zal er iets anders uitzien dan wat u in uw voorbeeldbestand heeft en dat is normaal. 

Stel dat u alleen gegevens uit Duitsland^(Germany) wilt zien . Gebruik de optie "Filter" in het lint^(Ribbon) (onder "Home"). Het wordt gecombineerd met de optie "Sorteren" naar rechts (in de nieuwere Excel - versies). 

Vertel Excel nu welke opties u wilt. In dit geval zijn we op zoek naar gegevens over Duitsland^(Germany) als het geselecteerde land.

U zult merken dat wanneer u de filteroptie selecteert, er kleine pull-downpijlen in de kolommen verschijnen. Wanneer een pijl is geselecteerd, hebt u verschillende opties, waaronder de optie "Tekstfilters" die we zullen gebruiken. U heeft de mogelijkheid om oplopend of aflopend te sorteren.  

Het is logisch waarom Excel deze in het ^(Excel)lint^(Ribbon) combineert, aangezien al deze opties in de vervolgkeuzelijst verschijnen. We zullen de "Is gelijk aan ..." selecteren onder de "Tekstfilters".

Nadat we hebben geselecteerd wat we willen doen (in dit geval Filter ), laten we de informatie/criteria verstrekken. We willen graag alle gegevens uit Duitsland^(Germany) zien , dus dat typen we in het vak. Klik vervolgens op "OK".

U zult merken dat we nu alleen gegevens uit Duitsland^(Germany) te zien krijgen . De gegevens zijn gefilterd. De andere gegevens zijn er nog. Het is gewoon aan het zicht onttrokken. Er komt een moment dat u het filter wilt stopzetten en alle gegevens wilt zien.  Keer eenvoudig^(Simply) terug naar de vervolgkeuzelijst en kies ervoor om het filter te wissen, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Soms heb je datasets die dubbele data bevatten. Het is veel gemakkelijker als u alleen enkelvoudige gegevens heeft. Waarom zou u bijvoorbeeld exact hetzelfde financiële gegevensrecord twee keer (of meer) in uw Excel-werkblad^{(Excel Worksheet)} willen hebben ?  

Hieronder^(Below) ziet u een voorbeeld van een gegevensset met gegevens die worden herhaald (geel gemarkeerd weergegeven).

Om duplicaten (of meer, zoals in dit geval) te verwijderen, begint u door op een van de rijen te klikken die de dubbele gegevens vertegenwoordigen (die de gegevens bevatten die worden herhaald). Dit is weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Ga nu naar het tabblad of gedeelte 'Gegevens' en vanaf daar ziet u een knop op het lint^(Ribbon) met de tekst 'Duplicaten verwijderen'. Klik daarop.

Het eerste deel van dit proces presenteert u een dialoogvenster dat lijkt op wat u in de onderstaande afbeelding ziet.  Laat^(Don) je hierdoor niet verwarren. Het vraagt ​​u eenvoudigweg naar welke kolom u moet kijken bij het identificeren van de dubbele gegevens.  

Als u bijvoorbeeld meerdere rijen had met dezelfde voor- en achternaam, maar in feite gebrabbel in de andere kolommen (zoals kopiëren/plakken van een website bijvoorbeeld) en u alleen unieke rijen nodig had voor de voor- en achternaam, zou u die kolommen, zodat het gebrabbel dat niet duplicaat mag zijn, niet in overweging wordt genomen bij het verwijderen van de overtollige gegevens.  

In dit geval hebben we de selectie als "alle kolommen" gelaten omdat we rijen handmatig hadden gedupliceerd, zodat we wisten dat alle kolommen in ons voorbeeld precies hetzelfde waren. (U kunt hetzelfde doen met het Excel -voorbeeldbestand en het testen.)

Nadat u in het bovenstaande dialoogvenster op "OK" hebt geklikt, ziet u het resultaat en in dit geval zijn drie rijen geïdentificeerd als overeenkomend en zijn er twee verwijderd.

Nu komen de resulterende gegevens (hieronder weergegeven) overeen met de gegevens waarmee we zijn begonnen voordat we duplicaten gingen toevoegen en verwijderen.

Je hebt zojuist een paar trucjes geleerd. Deze zijn vooral handig bij het omgaan met grotere datasets. Ga je gang en probeer een aantal andere knoppen die je op het lint^(Ribbon) ziet en kijk wat ze doen. U kunt ook uw Excel^(Excel) -voorbeeldbestand dupliceren als u het originele formulier wilt behouden. Hernoem het bestand dat u hebt gedownload en download een ander exemplaar opnieuw. Of dupliceer het bestand op uw computer.  

Wat ik deed was het tabblad dupliceren met alle financiële gegevens (na het kopiëren naar mijn andere voorbeeldbestand, het bestand waarmee we begonnen was leeg) en met het dubbele tabblad had ik twee versies om naar believen mee te spelen. U kunt dit proberen door met de rechtermuisknop op het tabblad te klikken en " Dupliceren^(Duplicate) " te kiezen.

Conditionele opmaak^{(Conditional Formatting)}

Dit deel van het artikel is opgenomen in de sectie over het maken van de werkmap^(Workbook) vanwege de weergavevoordelen. Als het een beetje ingewikkeld lijkt of als je op zoek bent naar functies en formules, sla deze sectie dan over en kom er op je gemak op terug.

Voorwaardelijke opmaak^(Formatting) is handig als u bepaalde gegevens wilt markeren. In dit voorbeeld gaan we ons Excel-voorbeeldbestand^{(Excel Example)} gebruiken (met alle financiële gegevens) en zoeken naar de " Bruto^(Gross) -omzet" die meer dan $ 25.000 bedraagt. 

Om dit te doen, moeten we eerst de groep cellen markeren die we willen evalueren. Houd er rekening mee dat u niet de hele kolom of rij wilt markeren. U wilt alleen de cellen markeren die u wilt evalueren. Anders worden de andere cellen (zoals koppen) ook geëvalueerd en zou je verbaasd zijn wat Excel met die koppen doet (als voorbeeld).

Dus we hebben onze gewenste cellen gemarkeerd en nu klikken we op het gedeelte / de groep "Home" en vervolgens op "Voorwaardelijke opmaak".

Wanneer we op "Voorwaardelijke opmaak" in het lint^(Ribbon) klikken , hebben we enkele opties. In dit geval willen we de cellen markeren die groter zijn dan $ 25.000, dus dat is hoe we onze selectie maken, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Nu zullen we een dialoogvenster zien en kunnen we de waarde in het vak typen. We typen 25000. Je hoeft je geen zorgen te maken over komma's of wat dan ook en het werkt zelfs beter als je gewoon het onbewerkte getal intypt.

Nadat we op "OK" hebben geklikt, zullen we zien dat de velden automatisch worden gekleurd volgens onze keuze (aan de rechterkant) in ons "Groter dan" bovenstaande dialoogvenster. In dit geval: "Lichtrode vulling met donkerrode tekst^{(Dark Red Text)} ). We hadden ook voor een andere weergaveoptie kunnen kiezen.

Deze voorwaardelijke opmaak is een geweldige manier om in één oogopslag gegevens te zien die essentieel zijn voor een of ander project. In dit geval kunnen we de "Segmenten" (zoals ze worden genoemd in het Excel-voorbeeldbestand^{(Excel Example)} ) zien die meer dan $ 25.000 aan bruto^(Gross) - omzet hebben kunnen bedragen.

Werken met formules en functies^{(Working With Formulas and Functions)}

Het is erg handig om te leren hoe u functies in Excel kunt gebruiken. ^(Excel)Zij zijn de basisingrediënten van de formules. Als u een lijst met functies wilt zien om een ​​idee te krijgen van wat er beschikbaar is, klikt u op het menu/groep "Invoegen" en kiest u uiterst links "Functie/Functies".

Hoewel het doel van deze knop in het Excel-lint^{(Excel Ribbon)} is om een ​​daadwerkelijke functie in te voegen (wat ook kan worden bereikt door in de formulebalk te typen, te beginnen met een gelijkteken en vervolgens de gewenste functie te typen), kunnen we deze ook gebruiken om te zien wat er beschikbaar is. U kunt door de functies scrollen om een ​​soort idee te krijgen van wat u in uw formules kunt gebruiken.  

Toegegeven, het is ook erg nuttig om ze gewoon uit te proberen en te zien wat ze doen. U kunt de groep die u wilt bekijken selecteren door een categorie te kiezen, zoals "Veelgebruikte" voor een kortere lijst met functies, maar een lijst die vaak wordt gebruikt (en waarvoor sommige functies in dit artikel worden behandeld).

We zullen enkele van deze functies gebruiken in de voorbeelden van de formules die we in dit artikel bespreken.

De gelijken ^{(The Equals )}=teken^{( Sign)}

Het gelijkteken (=) is erg belangrijk in Excel . Het speelt een essentiële rol. Dit geldt vooral in het geval van formules.  In principe^(Basically) heb je geen formule zonder er een isgelijkteken aan vooraf te gaan. En zonder de formule zijn het gewoon de gegevens (of tekst) die u in die cel hebt ingevoerd.  

Dus onthoud dat voordat u Excel vraagt ​​om iets voor u te berekenen of te automatiseren, u een gelijkteken ( = ) in de cel typt.

Als u een $ -teken opneemt, vertelt Excel dat de formule niet moet worden verplaatst. Normaal gesproken is de automatische aanpassing van formules (met behulp van zogenaamde relatieve celverwijzingen) aan wijzigingen in het werkblad nuttig, maar soms wilt u het misschien niet en met dat $ -teken kunt u dat aan Excel vertellen . U plaatst eenvoudig de $ voor de letter en het nummer van de celverwijzing.  

Dus een relatieve celverwijzing van D25 wordt $ D $ 25. Als dit deel verwarrend is, maak je er dan geen zorgen over. Je kunt er op terugkomen (of ermee spelen met een lege Excel -werkmap).

The Awesome Ampersand >> &

Het ampersand ( & ) is een leuke kleine formule "tool", waarmee u cellen kunt combineren. Stel dat u bijvoorbeeld een kolom heeft voor voornamen en een andere kolom voor achternamen en dat u een kolom wilt maken voor de volledige naam. U kunt de & gebruiken om precies dat te doen.

Laten we het proberen in een Excel-werkblad^{(Excel Worksheet)} . Laten we voor dit voorbeeld een blanco vel gebruiken, zodat we geen ander project onderbreken. Ga je gang en typ je voornaam in A1 en typ je achternaam in B1. Om ze nu te combineren, klikt u met uw muis op cel C1 en typt u deze formule:  =A1 & “ “ & B1 .  Gebruik^(Please) alleen het deel cursief en niet de rest (zoals het niet gebruiken van de punt).  

Wat zie je in C1? Je zou je volledige naam moeten zien, compleet met een spatie tussen je voor- en achternaam, zoals normaal zou zijn bij het typen van je volledige naam. Het & " " & gedeelte van de formule is wat die ruimte produceerde. Als je " " niet had opgenomen, had je je voornaam en achternaam gehad zonder een spatie ertussen (ga je gang en probeer het als je het resultaat wilt zien).

Een andere vergelijkbare formule gebruikt CONCAT, maar daar zullen we later meer over leren. Houd voor nu in gedachten wat het ampersand ( & ) voor u kan doen, want deze kleine tip komt in veel situaties van pas.

SOM() Functie^{(SUM() Function)}

De functie SOM^(SUM) () is erg handig en doet precies wat het beschrijft. Het telt de getallen op die u Excel vertelt op te nemen en geeft u de som van hun waarden. U kunt dit op een aantal verschillende manieren doen.

We begonnen met het intypen van enkele cijfers, zodat we wat gegevens hadden om mee te werken bij het gebruik van de functie. We gebruikten gewoon 1, 2, 3, 4, 5 en begonnen in A1 en typten in elke cel naar beneden richting A5.

Om nu de functie SOM^(SUM) () te gebruiken, klikt u eerst in de gewenste cel, in dit geval gebruikten we A6, en typt u =SUM ( in de formulebalk. In dit voorbeeld stopt u wanneer u bij de eerste "(." Klik nu in A1 (de bovenste cel) en sleep uw muis naar A5 (of de onderste cel die u wilt opnemen) en keer dan terug naar de formulebalk en typ de afsluiting "). of aanhalingstekens en alleen de haakjes. 

De andere manier om deze functie te gebruiken, is door de informatie handmatig in de formulebalk te typen. Dit is vooral handig als je nogal wat nummers hebt en scrollen om ze te pakken is een beetje moeilijk. Start deze methode op dezelfde manier als voor het bovenstaande voorbeeld, met "=SUM(."

Typ vervolgens de celverwijzing van de bovenste cel. In dit geval zou dat A1 zijn. Voeg een dubbele punt ( : ) toe en typ vervolgens de celverwijzing van de onderste cel. In dit geval zou dat A5 zijn.

GEMIDDELDE() Functie^{(AVERAGE() Function)}

Wat als je zou willen weten wat het gemiddelde van een groep getallen was? Dat doe je eenvoudig met de functie GEMIDDELDE^(AVERAGE) (). U zult in de onderstaande stappen merken dat het in principe hetzelfde is als de functie SOM^(SUM) () hierboven, maar met een andere functie.  

Met dat in gedachten beginnen we met het selecteren van de cel die we willen gebruiken voor het resultaat (in dit geval A6) en beginnen dan te typen met een isgelijkteken (=) en het woord GEMIDDELDE^(AVERAGE) . U zult merken dat wanneer u het begint te typen, u suggesties krijgt en desgewenst op GEMIDDELDE^(AVERAGE) kunt klikken in plaats van het volledige woord te typen.

Zorg ervoor dat u een haakje openen in uw formule hebt voordat we ons celbereik toevoegen.  Anders^(Otherwise) krijgt u een foutmelding.

Nu we "= GEMIDDELDE(" hebben getypt in onze A6-cel (of welke cel u ook gebruikt voor het resultaat), kunnen we het celbereik selecteren dat we willen gebruiken. In dit geval gebruiken we A1 tot en met A5.  

Houd er rekening mee dat u het ook handmatig kunt typen in plaats van de muis te gebruiken om het bereik te selecteren. Als u een grote dataset heeft, is typen in het bereik waarschijnlijk gemakkelijker dan het scrollen dat nodig zou zijn om het te selecteren. Maar het is natuurlijk aan jou.

Om het proces te voltooien, typt u gewoon het haakje sluiten ")" in en u ontvangt het gemiddelde van de vijf cijfers. Zoals u kunt zien, lijkt dit proces erg op het SUM ()-proces en andere functies. Als je eenmaal een functie onder de knie hebt, zullen de andere gemakkelijker zijn.

AANTAL.ALS() Functie^{(COUNTIF() Function)}

Laten we zeggen dat we wilden tellen hoe vaak een bepaald getal in een dataset voorkomt.  Laten^(First) we eerst ons bestand voor deze functie voorbereiden, zodat we iets hebben om te tellen. Verwijder alle formules die je in A6 hebt. Kopieer nu A1 tot en met A5 en plak beginnend in A6 of typ gewoon dezelfde getallen in de cellen die naar beneden gaan, beginnend met A6 en de waarde van 1 en dan A7 met 2, enz.

Laten we nu in A11 beginnen met onze functie/formule. In dit geval gaan we ' =COUNTIF (' typen. Vervolgens selecteren we de cellen A1 tot en met A10 .

Zorg ervoor dat u "AANTAL.ALS" typt of selecteert en niet een van de andere AANTAL-achtige functies, anders krijgen we niet hetzelfde resultaat.

Voordat we doen wat we hebben met onze andere functies, en het haakje sluiten ")" typen, moeten we de vraag naar criteria beantwoorden en dat typen, na een komma "," en vóór het haakje ")."

Wat wordt gedefinieerd door de "criteria?" Dat is waar we Excel vertellen wat we willen dat het telt (in dit geval). We typten een komma en vervolgens een "5" en vervolgens het haakje sluiten om de telling van het aantal vijven (5) te verkrijgen dat in de lijst met getallen voorkomt. Dat resultaat zou twee (2) zijn omdat er twee gebeurtenissen zijn.

CONCAT of CONCANTENATE() Functie^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Net als in ons voorbeeld met alleen het ampersand ( & ) in onze formule, kunt u cellen combineren met de functie CONCAT (). Ga je gang en probeer het, met behulp van ons hetzelfde voorbeeld.  

Typ uw voornaam in A1 en uw achternaam in B1. Typ vervolgens in C1 CONCAT (A1, " ", B1).

U zult zien dat u hetzelfde resultaat krijgt als met het ampersand (&). Veel mensen gebruiken de ampersand omdat het makkelijker en minder omslachtig is, maar nu zie je dat je ook een andere optie hebt.

Opmerking: deze functie is mogelijk CONCANTENATE in uw versie van Excel .  Microsoft heeft de functienaam ingekort tot alleen CONCAT en dat is meestal gemakkelijker te typen (en te onthouden) in de latere versies van de software. Gelukkig, als je CONCA begint te typen in je formulebalk (na het gelijkteken), zie je welke versie jouw versie van Excel gebruikt en kun je deze selecteren door er met de muis op te klikken.

Onthoud^(Remember) dat wanneer u het begint te typen, zodat uw versie van Excel de juiste functie kan onthullen, u alleen "CONCA" (of korter) moet typen en niet "CONCAN" (als de start voor CONCANTENATE ) of u ziet Excel mogelijk niet ' s suggestie, want dat is waar de twee functies beginnen te verschillen.

Wees niet verbaasd als u liever de merge-methode gebruikt met het ampersand (&) in plaats van CONCAT (). Dat is normaal.

If/Then Formulas

Laten we zeggen dat we een If/Then Formula willen gebruiken om het kortingsbedrag^(Discount) (een soort tweede korting) te identificeren in een nieuwe kolom in ons voorbeeld Excel -bestand. In dat geval beginnen we eerst met het toevoegen van een kolom en voegen deze toe na Kolom F^{(Column F)} en vóór Kolom G^{(Column G)} (opnieuw, in ons gedownloade voorbeeldbestand).

Nu typen we de formule in. In dit geval typen we het in F2 en het is "=IF(E2>25000, " DISCOUNT 2 "). Dit voldoet aan wat de formule zoekt met een test (E2 groter dan 25k) en vervolgens een resultaat als het getal in E2 die test doorstaat (“ KORTING 2^{(DISCOUNT 2)} ”). 

Kopieer nu F2 en plak in de cellen die erop volgen in de F-kolom.

De formule wordt automatisch aangepast voor elke cel (relatieve celverwijzing), met een verwijzing naar de juiste cel.  Onthoud^(Remember) dat als u niet wilt dat het automatisch wordt aangepast, u de alfacel vooraf kunt laten gaan door zowel een $-teken als het getal, zoals A1 $A$1 is. 

U kunt in de bovenstaande afbeelding zien dat "KORTING 2" in alle cellen in de F2-kolom verschijnt. Dit komt omdat de formule zegt dat het moet kijken naar de E2-cel (vertegenwoordigd door $ E $ 2) en geen relatieve cellen. Dus wanneer de formule naar de volgende cel (dwz F3) wordt gekopieerd, kijkt deze nog steeds naar de E2-cel vanwege de dollartekens. Alle cellen geven dus hetzelfde resultaat omdat ze dezelfde formule hebben die naar dezelfde cel verwijst.

Als u wilt dat een waarde wordt weergegeven in plaats van het woord "FALSE", voegt u eenvoudig een komma toe en vervolgens het woord of nummer dat u wilt weergeven (tekst moet tussen aanhalingstekens staan) aan het einde van de formule, vóór de haakjes eindigen.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Uw Excel-projecten beheren^{(Managing Your Excel Projects)}

Gelukkig kun je, met de manier waarop Excel- documenten zijn ontworpen, behoorlijk wat doen met je Excel-werkmappen^{(Excel Workbooks)} . De mogelijkheid om verschillende werkbladen (tabbladen) in uw document te hebben, stelt u in staat om gerelateerde inhoud allemaal in één bestand te hebben. Als u denkt dat u iets aan het maken bent met formules die beter (of slechter) werken, kunt u uw werkbladen^(Worksheet) (tabbladen) kopiëren (rechtsklikoptie ) om verschillende versies van uw werkblad^(Worksheet) te krijgen .  

U kunt uw tabbladen hernoemen en datumcodes gebruiken om u te laten weten welke versies de nieuwste (of oudste) zijn. Dit is slechts één voorbeeld van hoe u die tabbladen in uw voordeel kunt gebruiken bij het beheren van uw Excel-projecten.

Hier is een voorbeeld van het hernoemen van uw tabbladen in een van de latere versies van Excel . U begint door op het tabblad te klikken en u krijgt een resultaat dat lijkt op de afbeelding hier: 

Als je dat antwoord niet krijgt, is dat oké. U hebt misschien een eerdere versie van Excel , maar het is enigszins intuïtief in de manier waarop u de tabbladen kunt hernoemen. U kunt ook met de rechtermuisknop op het tabblad klikken en een optie krijgen om de naam te "hernoemen" in eerdere versies van Excel , en soms gewoon rechtstreeks in het tabblad typen.

Excel biedt u zoveel mogelijkheden tijdens uw reis om te leren hoe u Excel kunt gebruiken . Nu is het tijd om erop uit te gaan en het te gebruiken! Veel^(Have) plezier.

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and the financial іndustry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Gantt-diagrammen maken in Microsoft Excel

• Wat-als-analyse in Microsoft Excel begrijpen?

• De 40 beste Microsoft Excel-sneltoetsen voor het toetsenbord

• De achtergrond wijzigen in Microsoft Teams

• Een lineaire regressietrendlijn toevoegen aan een Excel-spreidingsplot

• Schakelen tussen werkbladen in Excel

• Fix Microsoft Outlook heeft een probleemfout ondervonden

• Variantie berekenen in Excel

• Een vervolgkeuzelijst maken in Excel

• Hoe u persoonlijke metagegevens volledig kunt verwijderen uit Microsoft Office-documenten

• Gebruik Excel om een ​​effectieve rentevoet te berekenen uit een nominale rentevoet

• Opmerkingen toevoegen aan een Excel-werkbladcel

• Hoe bladen, cellen, kolommen en formules in Excel te verbergen

• Werkbladen groeperen in Excel

• AutoTekst maken en gebruiken in Microsoft Word

• Datums aftrekken in Excel

• Foutbalken toevoegen in Excel

• Samenvattingsfuncties gebruiken om gegevens in Excel samen te vatten

• Het Excel Watch-venster gebruiken om belangrijke cellen in een werkmap te controleren

• Breakoutruimtes maken in Microsoft Teams