Sinds enige tijd is het in kaart brengen van gegevens in Excel niet alleen eenvoudig, maar ook geautomatiseerd, zodat u met een paar goed doordachte muis klikken. Terwijl u de gegevens in uw spreadsheet bewerkt, brengt Excel automatisch overeenkomstige wijzigingen aan in uw grafieken en diagrammen.

Dat is echter niet het einde van de magie van het programma. U kunt bijvoorbeeld het diagram- of grafiektype op elk moment wijzigen, evenals kleurenschema's, het perspectief (2D, 3D, enzovoort), de as verwisselen en nog veel, veel meer.

Maar het begint natuurlijk allemaal met de spreadsheet.

Uw gegevens opstellen^{(Laying Out Your Data)}

Hoewel u met Excel uw spreadsheets op vele manieren kunt ordenen, krijgt u bij het in kaart brengen van gegevens de beste resultaten door deze zo neer te leggen dat elke rij een record vertegenwoordigt en elke kolom elementen van of behorend bij specifieke rijen bevat.

Hoezo^(Huh) ? Neem bijvoorbeeld het volgende rekenblad.

De uiterst linkse kolom bevat een lijst met laserprinters. Met uitzondering van rij 1^{(Row 1)} , die de kolomlabels of koppen bevat, vertegenwoordigt elke rij een specifieke printer en bevat elke volgende cel gegevens over die specifieke machine.

In dit geval bevat elke cel gegevens over de afdruksnelheid: Kolom B , hoe lang het duurde om de eerste pagina van een afdruktaak af te drukken; Kolom C^{(Column C)} , hoe lang het duurde om alle pagina's af te drukken, inclusief de eerste pagina; Kolom D^{(Column D)} , hoe lang het duurde om het hele document te karnen, zonder de eerste pagina.

Hoewel dit een enigszins eenvoudige spreadsheet is, maakt het niet uit hoe complex uw gegevens zijn, als u zich aan dit standaardformaat houdt, helpt dit het proces te stroomlijnen. Zoals je zult zien, kun je de cellen in een klein deel van je spreadsheet in kaart brengen of het hele document of werkblad in kaart brengen.

Het typische Excel -diagram bestaat uit verschillende afzonderlijke delen, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Uw gegevens in kaart brengen^{(Charting Your Data)}

Als u dit nog niet eerder hebt gedaan, zult u er waarschijnlijk versteld van staan ​​hoe gemakkelijk Excel het maakt om uw spreadsheets in kaart te brengen. Zoals eerder vermeld, kunt u het hele werkblad in kaart brengen, of u kunt een groep kolommen en rijen selecteren om in kaart te brengen.

Stel^(Say) bijvoorbeeld dat u in het werkblad waaraan we in de vorige sectie werkten, alleen de eerste twee kolommen met gegevens (kolommen B en C) in kaart wilde brengen, waarbij kolom D weggelaten werd. Dit houdt een eenvoudige procedure in twee stappen in:

• Selecteer de gegevens die u in kaart wilt brengen, inclusief de labels in de linkerkolom en koppen in de kolommen die u in uw grafiek wilt opnemen, zoals hieronder weergegeven.

• Druk ALT+F1 .

Of volg deze stappen om de hele spreadsheet in kaart te brengen.

• Selecteer^(Select) alle gegevens in de spreadsheet, zoals weergegeven in de bovenste afbeelding hieronder. Selecteer niet^{(Do not )} het hele blad, zoals weergegeven in de tweede afbeelding hieronder - selecteer alleen de cellen die gegevens bevatten.

• Druk ALT+F1 .

Excel doet uitstekend werk bij het kiezen van het juiste grafiektype voor uw gegevens, maar als u de voorkeur geeft aan een ander type grafiek, zoals bijvoorbeeld horizontale balken, of misschien een ander kleurenschema, misschien zelfs een 3D-lay-out met verloopvullingen en achtergronden , het programma maakt al deze effecten en gemakkelijker te bereiken.

Kaarttype wijzigen^{(Changing Chart Type)}

Zoals met al het andere in Excel , zijn er verschillende manieren om uw grafiektype te wijzigen. Het gemakkelijkst is echter om.

• Selecteer de grafiek.
• Klik in de menubalk op Grafiekontwerp^{( Chart Design)} .
• Kies op het lint Grafiekontwerp de optie Grafiektype wijzigen^{( Change Chart Type)} .

Dit opent het dialoogvenster Grafiektype wijzigen , dat hier wordt weergegeven.^{(Change Chart Type)}

Zoals u kunt zien, zijn er tal van diagramtypen en als u op een ervan klikt, worden verschillende variaties bovenaan het dialoogvenster weergegeven.

Naast het wijzigen van diagramtypen vanaf het diagramontwerplint ,^{(Chart Design)} kunt u ook verschillende andere wijzigingen aanbrengen, zoals kleurenschema's, lay-out of het toepassen van een van de vele vooraf ontworpen diagramstijlen van het programma. Grafiekstijlen^(Chart) zijn natuurlijk vergelijkbaar met alineastijlen in Microsoft Word . Net als in MS Word kunt u een van de vele stijlen toepassen zoals ze zijn, bestaande stijlen bewerken of uw eigen stijlen maken.

Grafiekelementen toevoegen en verwijderen^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Grafiekelementen zijn natuurlijk de verschillende componenten, zoals de titel, de legenda, de X- en Y-as, enzovoort, waaruit uw grafiek bestaat. U kunt deze elementen toevoegen en verwijderen door op het plusteken te klikken dat aan de rechterkant van het diagram verschijnt wanneer u het selecteert.

Onder de uitvouw^{(Chart Elements)} van de grafiekelementen is de uitvouwbare^{(Chart Styles)} grafiekstijlen, die wordt weergegeven wanneer u op het penseelpictogram rechts van de grafiek klikt.

Onder Grafiekstijlen vindt u Grafiekfilters^{( Chart Filters)} , waarmee u verschillende componenten van uw grafiek kunt in- en uitschakelen (of filteren), zoals hier wordt weergegeven:

Als dat niet genoeg wijzigingsopties zijn, zijn er nog een hele reeks andere in het grafiekgebied opmaken^{(Format Chart Area)} aan de rechterkant van het werkblad waarmee u alle aspecten van uw grafiek kunt wijzigen, van vullingen en achtergronden tot rasterlijnen, tot 3D-staven, taartpunten, slagschaduwen - ik kan doorgaan, en doorgaan. Maar ik weet zeker dat je begrijpt wat er beschikbaar is.

Wanneer u bijvoorbeeld op Tekstopties^{( Text Options)} klikt , krijgt u nog een spervuur ​​van effecten die u op de tekst in uw grafieken kunt toepassen. De opties zijn bijna onbeperkt, in die mate dat je zonder enige terughoudendheid zou kunnen eindigen met het maken van een aantal opzichtig ogende grafieken en grafieken - zonder zelfs maar zo hard te proberen, wat me bij een belangrijke ontwerprichtlijn brengt.

Alleen omdat je al deze fantastische ontwerptools tot je beschikking hebt, wil nog niet zeggen dat je ze moet gebruiken ... of, nou ja, niet zo veel tegelijk. Het idee is om uw afbeeldingen aantrekkelijk genoeg te maken om de aandacht van uw publiek te trekken, maar niet zo druk dat het ontwerp zelf afbreuk doet aan de boodschap die u probeert over te brengen. Het is tenslotte de boodschap die belangrijk is, niet uw ontwerptalent of de brute kracht van uw grafische ontwerpsoftware.

Een goede vuistregel is dat, als het er te druk en afleidend uitziet, dat waarschijnlijk ook zo is; stom het wat af. Gebruik niet te veel decoratieve lettertypen, als die er zijn, omdat ze niet gemakkelijk te lezen zijn. Wanneer u bedrijfsgerichte diagrammen en grafieken gebruikt, concentreer u dan op wat^(what) u probeert te zeggen en niet zozeer op hoe^(how) u het zegt.

Ondertussen kan het in kaart brengen van tabelgegevens het veel gemakkelijker te begrijpen en veel vriendelijker maken dan kolom na kolom met tekst en getallen.

Charting Your Excel Data

For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

Related posts

• Gegevens filteren in Excel

• Gebruik de nieuwe functie "Gegevens uit afbeelding invoegen" van Excel Mobile

• Samenvattingsfuncties gebruiken om gegevens in Excel samen te vatten

• Excel gebruiken als hulpmiddel om gegevens van internet te kopiëren

• Een lineaire regressietrendlijn toevoegen aan een Excel-spreidingsplot

• Hoe bladen, cellen, kolommen en formules in Excel te verbergen

• 13 OneNote-tips en -trucs om uw notities beter te ordenen

• De 40 beste Microsoft Excel-sneltoetsen voor het toetsenbord

• Schakelen tussen werkbladen in Excel

• Datums aftrekken in Excel

• Sparklines gebruiken in Excel

• Een gids voor alle Excel-bestandsextensies en wat ze betekenen

• Hoe voor- en achternaam te scheiden in Excel

• Een Excel-werkblad invoegen in een Word-document

• Hoe VERT.ZOEKEN in Excel te gebruiken

• Een stroomdiagram maken in Word en Excel

• Een distributielijst maken in Outlook

• Een vergeten Excel XLS-wachtwoord verwijderen, kraken of breken?

• Excel AutoRecover- en AutoBackup-functies gebruiken

• Automatisch een back-up maken van een Word-document naar OneDrive